Trong môi trường giao tiếp quốc tế ngày nay, việc sử dụng tiếng Anh thành thạo là một lợi thế lớn. Đặc biệt, khi viết email cho đối tác, đồng nghiệp hoặc nhà tuyển dụng nước ngoài, việc lựa chọn cách kết thúc email phù hợp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng các cụm từ phổ biến như “Yours sincerely”, “Yours faithfully”, “Yours truly”, “Best regards” và những lưu ý quan trọng khác để tạo ấn tượng tốt nhất.
Mục Lục
1. Cách Dùng “Yours Faithfully”, “Yours Sincerely”, “Yours Truly” và “Best Regards”
Những cụm từ này không đơn giản chỉ là lời chào cuối thư, mà còn mang những sắc thái ý nghĩa riêng, phù hợp với từng hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.
-
“Yours faithfully”: Thường được sử dụng trong email công việc khi bạn không biết tên người nhận và bắt đầu thư bằng “Dear Sir/Madam”. Đây là cách dùng phổ biến ở Anh, tuy nhiên, người Mỹ ít khi sử dụng vì nghe có vẻ trang trọng quá mức và hơi “thề thốt”.
-
“Yours sincerely” hoặc “Sincerely”: Cũng được dùng trong email công việc, đặc biệt là thư xin việc, nhưng dành cho người mà bạn đã biết tên và thư được bắt đầu bằng “Dear Mr./Ms. [Tên]”. “Sincerely” là một từ kết rất trịnh trọng, mang tính khách sáo, nên tránh dùng với người thân thiết.
Ví dụ: Sử dụng “Yours Sincerely” khi viết thư cho người bạn đã quen biết.
-
“Yours truly”: Có cách sử dụng tương tự như “Yours faithfully” (không biết tên người nhận) nhưng thường được người Mỹ sử dụng nhiều hơn. Tuy nhiên, một số người cho rằng cách kết thúc này nghe có vẻ “giả tạo”.
-
“Best regards” hoặc “Regards”: Là cách kết thư trang trọng và khá phổ biến. Tuy nhiên, bạn không nên viết tắt thành “Rgds” vì điều này có thể khiến người nhận nghĩ rằng bạn quá bận rộn để viết một lời chào trang trọng.
Quan trọng hơn, những từ trang trọng như “Best regards”, “Regards”, “Sincerely”, “Yours truly”… và những cách kết thúc trang trọng tương tự không nên được sử dụng để kết email giữa những người đã quen biết hoặc thân thiết. Nếu bạn và người nhận có một mức độ thân thiết nhất định mà họ nhận được một email với kết “Sincerely” từ bạn, họ có thể bắt đầu nghi ngờ về mối quan hệ của cả hai và tự hỏi liệu họ đã làm điều gì sai khiến bạn khó chịu.
2. Dùng “Thanks” Khi Email Của Bạn Đang Có Ý Nhờ Cậy
Một lời “Cảm ơn” đầy thân thiện và thực tiễn sẽ giúp người gửi có cơ hội nhận được phản hồi cao nhất. Thế nhưng, “phép màu” này không phải lúc nào cũng ứng nghiệm đối với các email mang tính yêu cầu hoặc nhờ cậy. “Thanks” hay “Thanks in advance” sẽ dễ khiến người đọc cảm thấy bị tạo áp lực phải đồng ý với yêu cầu của bạn. Thay vào đó, hãy sử dụng những cách diễn đạt nhẹ nhàng và thể hiện sự biết ơn một cách chân thành.
Thể hiện sự biết ơn chân thành.
3. “Cheers”, “Warmly” Là Những Từ Kết Nguy Hiểm
“Cheers” thường được dùng trong các buổi gặp mặt thân mật như một cách chào hỏi, ăn mừng giữa bạn bè thân thiết hoặc cùng trang lứa. “Warmly” cũng mang tính chất tương tự, nên chúng ta nên tránh dùng trong email liên quan đến công việc. Người nhận (hoặc chính bạn) cũng sẽ không vui khi nhận được email trễ hạn mà kết thúc bằng “Cheers”, thậm chí có thể có ấn tượng xấu.
4. Best Là Phương Án An Toàn Nhất
“Best” mang tính trung lập, không quá thân thiết, không quá trang trọng, nên được coi là công thức an toàn cho phần lớn các trường hợp. Bạn có thể dùng “Best” cho các email mang tính yêu cầu, nhờ vả thay cho “Thanks”. Để tăng tính trang trọng, có thể thêm “Best regards” hoặc “Best wishes”… khi kết thúc email.
5. Những Điểm Gây Phản Cảm Cần Tránh Khi Viết Email
-
Viết hoa in đậm: Nhiều người cho rằng chữ viết hoa hay in đậm mang tính nhấn mạnh, nhưng nó có thể mang lại tác dụng ngược không mong muốn. Viết hoa, in đậm có thể khiến người đọc cảm thấy bạn đang hét lên với họ. Ngay cả câu “Chúc một ngày tốt lành” được in đậm cũng không đem lại cảm xúc tích cực cho người nhận.
-
Dùng biểu tượng cảm xúc (emoticons): Vì email là một văn bản nghiêm túc, mang tính chất công việc nhiều hơn là giao tiếp thông thường, vậy nên mọi kí hiệu, biểu tượng đều là không cần thiết trong bất kì trường hợp nào. Nhiều người quen dùng kí hiệu để bày tỏ cảm xúc và nghĩ rằng điều đó sẽ thể hiện sự thân thiện. Nhưng các chuyên gia khuyên bạn nên thể hiện cảm xúc thông qua ngôn ngữ thay vì biểu tượng hay kí hiệu vì điều đó có thể khiến bạn bị đánh giá là người thiếu chuyên nghiệp, chưa chín chắn, không nghiêm túc.
-
Lạm dụng từ ngữ phóng đại mang tính chủ quan: Những từ như “rất”, “thực sự”, “quá”… là những từ phóng đại, mang tính chủ quan. Việc quá lạm dụng từ này trong email được các chuyên gia đánh giá là kém tinh tế và thiếu khéo léo, nó sẽ làm giảm sự thuyết phục của văn bản email, thậm chí đôi khi sẽ đem lại cảm giác bị áp đặt cho người đọc.
6. Một Số Lưu Ý Khác
Một mẹo giúp bạn trở nên tinh tế hơn khi viết email đó là bắt chước cách đối phương trình bày quan điểm và sử dụng từ ngữ trong email trước đó. Cách này giúp ta tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế những hiểu lầm rằng ta đang “sửa” họ.
Với các cụm từ trên, chúng ta luôn luôn chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên. Luôn kèm theo dấu phẩy đằng sau “Yours sincerely,”, “Yours faithfully,”, “Sincerely,”… và sau đó là tên đầy đủ của bạn.
Nếu bạn gửi thư qua đường bưu điện, hãy viết lời chào (Salutation), lời chúc (Postamble) và tên của bạn bằng chữ viết tay.
Những quy tắc này nhìn có vẻ rắc rối, nhưng nếu bạn đã quen và cố gắng ghi nhớ thì sẽ là một điểm cộng trong mắt nhà tuyển dụng. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cả sự hiểu biết của bạn về văn hóa giao tiếp hiện đại.