XML Paper Specification (XPS) là một định dạng tệp tài liệu điện tử do Microsoft phát triển, cạnh tranh trực tiếp với định dạng PDF phổ biến của Adobe. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về định dạng XPS, cách tạo và xem tệp XPS trên các hệ điều hành Windows khác nhau.
1. Định Dạng XPS Là Gì?
XPS (XML Paper Specification) là một định dạng tài liệu tương tự như PDF, được thiết kế để lưu trữ và chia sẻ tài liệu điện tử. Điểm mạnh của XPS nằm ở khả năng giữ nguyên định dạng gốc của tài liệu trên mọi thiết bị và hệ điều hành, đồng thời dung lượng tệp thường nhỏ gọn, giúp việc chia sẻ và phân phối trở nên dễ dàng hơn. Hơn nữa, các tệp XPS sau khi xuất bản thường khó chỉnh sửa, đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung.
2. Tạo Tài Liệu XPS Như Thế Nào?
Có hai phương pháp chính để tạo tài liệu XPS trên Windows:
2.1. Sử Dụng Máy In Ảo Microsoft XPS Document Writer
Microsoft XPS Document Writer là một máy in ảo được tích hợp sẵn trong Windows Vista và Windows 7. Đối với người dùng Windows XP, cần cài đặt Microsoft .NET Framework 3.0 trở lên để sử dụng tính năng này.
-
Cách thực hiện:
-
Mở tài liệu bạn muốn chuyển đổi sang định dạng XPS.
-
Chọn “In” (Print) từ menu Tệp (File) hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+P.
-
Trong hộp thoại in, chọn “Microsoft XPS Document Writer” làm máy in.
-
Nhấn nút “In” (Print).
-
Chọn vị trí lưu tệp XPS và đặt tên cho tệp.
-
Nhấn “Lưu” (Save).
-
2.2. Sử Dụng Bộ Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint…)
Microsoft Office 2007 cho phép bạn xuất trực tiếp tài liệu sang định dạng XPS sau khi cài đặt tiện ích bổ sung “Microsoft Save as PDF or XPS”.
-
Cách thực hiện:
-
Tải và cài đặt tiện ích Add-in Microsoft Save as PDF or XPS tại trang chủ Microsoft.
-
Mở tài liệu Office bạn muốn chuyển đổi (ví dụ: Word, Excel, PowerPoint).
-
Nhấp vào nút “Office” (biểu tượng Windows ở góc trên bên trái).
-
Chọn “Lưu thành” (Save As) > “PDF hoặc XPS” (PDF or XPS).
-
Trong hộp thoại “Lưu thành PDF hoặc XPS” (Save as PDF or XPS), chọn loại tệp là “XPS Document (*.xps)”.
-
Đặt tên cho tệp và chọn vị trí lưu.
-
Bạn có thể tùy chọn chất lượng đầu ra: “Chuẩn” (Standard) cho chất lượng tốt hoặc “Kích thước tối thiểu” (Minimum size) để giảm dung lượng tệp, phù hợp cho việc chia sẻ qua email.
-
Nhấn nút “Xuất bản” (Publish).
-
3. Xem Tài Liệu XPS Như Thế Nào?
Windows Vista và Windows 7 đã tích hợp sẵn trình xem XPS Viewer. Đối với người dùng Windows XP, cần cài đặt Microsoft .NET Framework 3.0 và Microsoft XPS Viewer, hoặc tải gói ứng dụng bổ trợ XPS Essentials Pack từ trang chủ Microsoft.
- Cách xem:
- Tìm đến tệp XPS bạn muốn xem.
- Nhấp đúp vào tệp. XPS Viewer sẽ tự động mở và hiển thị nội dung tài liệu.
Kết Luận
Định dạng XPS là một lựa chọn hữu ích để tạo và chia sẻ tài liệu điện tử, đặc biệt trong môi trường Windows. Với các công cụ tích hợp sẵn và tiện ích bổ sung dễ dàng cài đặt, việc tạo và xem tệp XPS trở nên đơn giản và thuận tiện. Việc hiểu rõ về XPS và cách sử dụng nó có thể giúp bạn quản lý và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả hơn.