Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách điền thông tin vận đơn (Bill of Lading – B/L) trong vận chuyển đường biển, giúp bạn tránh các sai sót phổ biến và giảm thiểu chi phí phát sinh. Chúng tôi sẽ trình bày rõ các thông tin cần thiết, thời hạn nộp, quy trình sửa đổi và các lưu ý quan trọng để bạn hoàn thành vận đơn một cách chính xác và hiệu quả.
Những Thông Tin Cần Thiết Trên Chi Tiết Vận Đơn:
Để hoàn thành một vận đơn đầy đủ và chính xác, bạn cần cung cấp các thông tin sau:
- Booking No: Số booking trên lệnh giao container rỗng. Đây là mã số quan trọng để hãng tàu xác định lô hàng của bạn.
- Vessel/ Flight No: Tên tàu/số chuyến. Thông tin này cho biết phương tiện vận chuyển hàng hóa.
- Bill Type: Loại vận đơn bạn muốn sử dụng. Có ba loại chính:
- Original Bill: Vận đơn gốc, có giá trị pháp lý cao nhất.
- Surrendered Bill: Vận đơn điện tử, tiện lợi và nhanh chóng hơn.
- Seaway Bill: Vận đơn đường biển, thường được sử dụng khi người gửi và người nhận có quan hệ tin cậy.
- Freight and Charge: Loại phí trả. Cước phí có thể được trả trước (PREPAID) hoặc trả sau (COLLECT).
- Shipper: Thông tin người gửi hàng, bao gồm:
- Tên công ty
- Địa chỉ
- Số điện thoại (tùy chọn)
- Fax (tùy chọn)
- Email (tùy chọn)
- Consignee: Thông tin người nhận hàng, bao gồm:
- Tên công ty
- Địa chỉ
- Số điện thoại (tùy chọn)
- Fax (tùy chọn)
- Email (tùy chọn)
- Notify Party: Người nhận thông báo hàng đến. Nếu người nhận thông báo là Consignee, ghi “SAME AS CONSIGNEE”.
- Container/ Seal No: Số container và số seal (niêm phong). Số seal được nhận khi duyệt lệnh lấy container rỗng.
- Description of Goods: Mô tả hàng hóa chi tiết, bao gồm:
- Tên mặt hàng
- Số kiện
- Trọng lượng hàng (Net weight, Gross Weight)
- Thể tích (nếu có)
- HS code (mã phân loại hàng hóa theo hệ thống hài hòa)
- Shipping Mark: Dấu hiệu riêng cho hàng hóa, giúp người nhận dễ dàng nhận biết.
Alt text: Mẫu vận đơn Bill of Lading hãng tàu Mearsk Line, thể hiện các thông tin cần thiết như shipper, consignee, thông tin hàng hóa, và cảng đi/đến.
- Port of Loading: Cảng xếp hàng, nơi hàng hóa được chuyển lên tàu.
- Port of Discharge: Cảng dỡ hàng, có thể là cảng chuyển tải (Via port) hoặc cảng đích (Delivery) nếu đi direct.
- Port of Delivery: Cảng đích, nơi hàng hóa được giao cho người nhận.
- Remark: Các thông tin bổ sung cần thiết khác (nếu có).
Thời Gian Nộp Chi Tiết Vận Đơn và Phí Phát Sinh:
Thông thường, các hãng tàu yêu cầu nộp chi tiết vận đơn trước giờ tàu chạy và trước closing time (thời hạn cuối cùng). Nếu nộp trễ sau closing time, bạn sẽ bị tính phí SI (Submission Information – phí nộp trễ chứng từ).
Nếu tàu đã chạy, mức phạt sẽ tùy thuộc vào việc hãng tàu đã khai manifest (tờ khai hàng hóa) với hải quan cảng chuyển tải hoặc cảng đến hay chưa. Đặc biệt, đối với hàng đi Nhật và cảng Thượng Hải, việc nộp chi tiết vận đơn cần được thực hiện rất sớm do quy định nghiêm ngặt của chính phủ và từng cảng. Sửa bill sau khi hàng đến cảng Thượng Hải và đã khai manifest có thể bị phạt lên đến 5000$.
Quy Trình Sửa Đổi Vận Đơn (Revise Bill):
Khi phát hiện sai sót, bạn cần thông báo cho hãng tàu hoặc forwarder càng sớm càng tốt để họ tiến hành sửa đổi. Tốt nhất là sửa trước deadline sửa bill và trước khi tàu đến cảng đích. Việc sửa bill sẽ trở nên phức tạp và tốn kém hơn nhiều nếu tàu đã cập cảng và hãng tàu đã khai manifest với hải quan nước ngoài.
Cách Sửa Bill Hiệu Quả:
Theo kinh nghiệm, cách nhanh nhất để sửa bill là in bản draft bill (bản nháp), dùng mực khác màu (nên dùng màu đỏ) gạch bỏ trực tiếp thông tin sai và điền thông tin điều chỉnh ngay tại vị trí đó. Sau đó, scan lại và gửi cho hãng tàu hoặc forwarder.
Alt text: Ví dụ về mẫu vận đơn Bill of Lading, với các trường thông tin được điền đầy đủ và rõ ràng, phục vụ cho việc quản lý và theo dõi lô hàng.
Kết Luận:
Việc nắm vững các thông tin cần thiết, thời hạn nộp và quy trình sửa đổi vận đơn là vô cùng quan trọng trong vận chuyển đường biển. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn trên, bạn có thể giảm thiểu rủi ro sai sót, tránh phát sinh chi phí không đáng có và đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp và liên hệ ngay với hãng tàu hoặc forwarder khi cần sửa đổi để được hỗ trợ kịp thời.