Trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng, chuẩn hóa ngày càng khẳng định vai trò then chốt trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của mọi lĩnh vực. Đối với ngành thư viện – thông tin, chuẩn hóa được xem là yếu tố quan trọng để các thư viện và cơ quan thông tin Việt Nam hòa nhập vào cộng đồng quốc tế. Mặc dù nhận thức về tầm quan trọng của chuẩn hóa đã xuất hiện từ những năm 80, 90 của thế kỷ XX, nhưng việc áp dụng các chuẩn vẫn còn hạn chế, chủ yếu dựa vào ý thức tự giác của từng đơn vị, chưa trở thành vấn đề mang tính quốc gia.
Trong các hoạt động thư viện – thông tin, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu đóng vai trò then chốt. Bài viết này tập trung vào hai nội dung chính:
(i) Trình bày các quan niệm về chuẩn hóa trong xử lý tài liệu.
(ii) Đề xuất các biện pháp đảm bảo chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại Việt Nam.
Hiện nay, vẫn còn tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về chuẩn hóa trong xử lý tài liệu. Một số người cho rằng chuẩn hóa là áp dụng một tiêu chuẩn hoặc quy trình nghiệp vụ thống nhất trong toàn ngành, ví dụ như sử dụng một quy tắc mô tả chung khi biên mục hoặc áp dụng một bảng phân loại chung.
Một số khác lại đồng nhất chuẩn hóa với tiêu chuẩn hóa, coi đó là hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại, nhằm đạt được trật tự tối ưu. Theo quan điểm này, chuẩn hóa trong xử lý tài liệu đồng nghĩa với việc xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia hoặc ngành.
Sự thiếu thống nhất trong quan niệm về chuẩn hóa trong xử lý tài liệu đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc nghiên cứu để đạt được sự đồng thuận. Chỉ khi có chung một cách hiểu về chuẩn hóa, chúng ta mới có thể tìm ra các giải pháp hiệu quả để thực hiện chuẩn hóa.
Theo Đại từ điển tiếng Việt, chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực, trong đó chuẩn là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, làm mẫu hoặc tiêu chuẩn được định ra.
Từ định nghĩa này, chuẩn hóa có thể được hiểu là quá trình tạo lập và áp dụng các chuẩn. Jane Thacker, trong bài viết “Tiêu chuẩn hoá và thư viện”, quan niệm chuẩn hoá là “một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự hành xử tùy tiện tới sự hành xử theo quy luật”.
Công cụ thực hiện chuẩn hóa là các quy chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu chuẩn (standard), quy định kỹ thuật (technical specifications), quy phạm thực hành (codes of practice), và văn bản pháp quy (regulations).
Trong đó, tiêu chuẩn đóng vai trò quan trọng nhất. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) định nghĩa tiêu chuẩn là “tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”.
Trong lĩnh vực thư viện thông tin, theo Từ điển trực tuyến về thư viện và thông tin học (ODLIS), tiêu chuẩn là “các tiêu chí do các hội nghề nghiệp, các cơ quan có thẩm quyền về đánh giá, kiểm định, hoặc các cơ quan chính phủ xây dựng nhằm đo lường và đánh giá các dịch vụ thư viện, vốn tài liệu, và các chương trình hoạt động”.
Trong xử lý tài liệu, bên cạnh các tiêu chuẩn, các quy định kỹ thuật và các quy phạm thực hành cũng là những công cụ quan trọng đảm bảo chuẩn hoá. Các quy tắc biên mục, khung/bảng phân loại, bảng tiêu đề chủ đề, hệ thống thuật ngữ, quy định về trình tự, thủ tục, khổ mẫu biên mục đọc máy (MARC)… là những công cụ cụ thể giúp thư viện tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ, từ đó chia sẻ nguồn lực và tạo sự thân thiện, quen dùng cho người đọc và người dùng tin.
Tuy nhiên, cần xem xét thận trọng việc chuẩn hoá trong xử lý tài liệu có phải là việc chỉ sử dụng một công cụ chuẩn duy nhất hay không. Thực tế cho thấy, ngay tại Hoa Kỳ, nhiều bảng phân loại vẫn được sử dụng song hành trong công tác phân loại tài liệu. Ví dụ, các thư viện đại học thường dùng Bảng phân loại của Thư viện Quốc hội, trong khi các thư viện công cộng chủ yếu dùng Bảng phân loại thập phân Dewey.
Tương tự, trong công tác định chỉ mục, nhiều bộ tiêu đề chủ đề và thesaurus được áp dụng tại các loại hình và quy mô thư viện khác nhau. Ví dụ, các thư viện đại học có xu hướng áp dụng Đề mục Chủ đề của Thư viện Quốc hội, các thư viện cỡ vừa và nhỏ áp dụng bảng Đề mục Chủ đề Sear, và các thư viện ngành Y áp dụng Đề mục Chủ đề Y học của Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kỳ. Từ đó có thể thấy, chuẩn hoá trong xử lý tài liệu không nhất thiết là việc áp dụng một chuẩn nghiệp vụ duy nhất, mà quan trọng hơn là áp dụng một công cụ chuẩn đảm bảo các tiêu chí đặt ra.
Văn bản pháp quy cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chuẩn hoá. Các văn bản này, bao gồm luật, pháp lệnh, nghị định của chính phủ, quyết định, thông tư, chỉ thị của các cơ quan quản lý Nhà nước, và văn bản hướng dẫn của hội nghề nghiệp, có ảnh hưởng lớn đến việc thực thi và triển khai các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện và cơ quan thông tin.
Minh chứng rõ ràng là sau khi Bộ Văn hoá – Thông tin ban hành công văn số 1597/ BVHTT về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ, khuyến cáo các thư viện Việt Nam triển khai áp dụng AACR2, DDC, MARC21 kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2007, các thư viện, đặc biệt là hệ thống thư viện công cộng, đã chuyển sang áp dụng DDC, và hầu hết các thư viện có áp dụng biên mục đọc máy đã thực hiện theo MARC21.
Từ những phân tích trên, có thể đưa ra quan niệm: chuẩn hoá trong xử lý tài liệu là việc xác lập và áp dụng chuẩn mực nhằm kiểm soát, đánh giá công tác xử lý tài liệu, đảm bảo cho công tác này đạt chất lượng, hiệu quả và duy trì các mục tiêu đã đặt ra. Tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành, khung phân loại chuẩn, quy tắc biên mục, bộ từ khoá, bảng tiêu đề chủ đề, thesaurus và văn bản pháp quy là các công cụ đảm bảo sự chuẩn hoá. Phổ biến, triển khai áp dụng, kiểm tra và đánh giá là những biện pháp thực hiện chuẩn hoá.
Khi nghiên cứu thực trạng áp dụng chuẩn hoá trong xử lý tài liệu ở Việt Nam, chúng tôi nhận thấy một số vấn đề nổi lên:
Thứ nhất: Số lượng các đối tượng cần được tiêu chuẩn hóa (thuật ngữ, quy trình công nghệ, công cụ, tổ chức…) là rất lớn, trong khi số lượng Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) về xử lý tài liệu còn rất ít. Nhiều TCVN đã được ban hành từ lâu nhưng chưa được xem xét chỉnh sửa lại, dẫn đến nhiều bất cập. Tính đến tháng 7/2009, chỉ có 12 TCVN trong lĩnh vực TTTV được ban hành.
Thứ hai: Các thư viện và cơ quan thông tin của Việt Nam chưa quan tâm đến việc áp dụng các TCVN về hoạt động thư viện thông tin. Qua khảo sát tại 100 thư viện và cơ quan thông tin, số lượng các đơn vị biết đầy đủ về các tiêu chuẩn này chưa đến 10%. Thêm vào đó, các TCVN này không mang tính bắt buộc mà chỉ có ý nghĩa khuyến cáo áp dụng, nên có đơn vị biết nhưng vẫn không áp dụng.
Thứ ba: Các quy phạm kỹ thuật và quy phạm thực hành chưa được quan tâm xây dựng ở Việt Nam. Các hoạt động thư viện thông tin còn được tiến hành một cách tuỳ tiện, và các công cụ để xử lý nghiệp vụ còn thiếu và chưa đồng bộ.
Thứ tư: Nhận thức về ý nghĩa của việc chuẩn hoá và thực hiện chuẩn hoá trong đội ngũ cán bộ lãnh đạo và nhân viên thư viện thông tin còn chưa cao. Trình độ của người làm công tác thư viện còn hạn chế, và chưa có những tiêu chuẩn cụ thể cho người làm công tác quản lý cũng như người đảm nhiệm các khâu công tác chuyên môn cụ thể.
Thứ năm: Các văn bản pháp quy chưa thực sự phát huy tác dụng. Nhiều quy định đã được ban hành, nhưng do thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan chức năng, nên chưa có điều kiện đi vào thực tế.
Thứ sáu: Việc phổ biến, thanh tra và kiểm tra việc thực thi các chuẩn/quy định chưa thực sự được quan tâm. Chưa hình thành một chế tài đảm bảo thực thi chuẩn hoá hoạt động thư viện thông tin nói chung và trong công tác xử lý tài liệu nói riêng tại Việt Nam.
Thứ bảy: Công tác đào tạo nguồn nhân lực thư viện thông tin, những người trực tiếp thực thi việc chuẩn hoá, còn mang tính tự phát, chưa có sự kiểm soát về chương trình, chất lượng và các điều kiện cần và đủ trong việc tham gia đào tạo.
Để khắc phục những tồn tại này, cần thực hiện các giải pháp sau:
1. Tăng cường xây dựng và đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chuẩn
Để thực hiện được điều này, ngành thư viện thông tin cần:
- Rà soát các TCVN đã ban hành, đặc biệt là các tiêu chuẩn về thuật ngữ và quy trình xử lý thông tin.
- Tăng cường sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, và tiêu chuẩn nước ngoài làm cơ sở xây dựng tiêu chuẩn quốc gia.
- Tăng cường phổ biến, tuyên truyền áp dụng tiêu chuẩn trong các thư viện và cơ quan thông tin.
- Tăng cường hiệu lực áp dụng của một số tiêu chuẩn chủ yếu trong lĩnh vực thư viện thông tin.
- Đưa môn học về tiêu chuẩn lĩnh vực thư viện thông tin vào chương trình đào tạo chính thức bậc đại học và cao học.
2. Hoàn thiện các công cụ xử lý nghiệp vụ và tăng cường công tác biên soạn các văn bản pháp quy
Để thực hiện giải pháp này, cần sự quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nước và các cơ quan đứng đầu các hệ thống thư viện trong cả nước.
Các thư viện và cơ quan thông tin lớn cần xây dựng các công cụ xử lý tài liệu và chú trọng đến sự tương hợp của các công cụ này. Ví dụ, khi biên soạn các bộ từ khoá, từ điển từ khoá cần tuân thủ các chuẩn chung, thống nhất các quy định về chính tả, cách diễn đạt tên người, tên địa danh, và thuật ngữ có cách viết tắt thông dụng.
Cần có sự phối kết hợp giữa các bộ chủ quản khi ban hành các văn bản pháp quy. Ví dụ, quy định cho thư viện trường đại học cao đẳng cần có sự phối hợp giữa Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch với Bộ Giáo dục và Đào tạo để tăng cường hiệu lực và tính khả thi.
3. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra
Để đảm bảo chuẩn hoá, không thể bỏ qua công tác thanh tra và kiểm tra việc thực hiện các quy định và quy chuẩn nghiệp vụ. Việc thanh tra và kiểm tra này có thể tiến hành đột xuất và theo định kỳ. Sau khi kiểm tra, cần có thông báo rộng rãi và tiến hành rút kinh nghiệm. Nếu việc áp dụng chuẩn hoá chỉ là khuyến cáo và không có các ràng buộc cụ thể, thì rất khó trong việc kiểm soát việc thực hiện.
4. Kiểm soát công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực thư viện thông tin
Đội ngũ những người làm công tác thư viện thông tin có vai trò quan trọng trong việc thực thi và áp dụng các chuẩn. Vì thế, để hình thành nguồn nhân lực có trình độ, công tác đào tạo và bồi dưỡng ngành nghề này phải đảm bảo chuẩn. Cần phải sớm thiết lập các tiêu chí để đánh giá chất lượng đào tạo và bồi dưỡng ngành thư viện thông tin, trên cơ sở xem xét các yếu tố như: chương trình đào tạo, tầm nhìn và mục tiêu đào tạo, nội dung các môn học, số lượng và trình độ giảng viên, cơ sở vật chất đảm bảo đào tạo, yêu cầu về tuyển sinh và chính sách đối với sinh viên, và tiêu chí đánh giá sinh viên.
5. Thực hiện biên mục tập trung và biên mục trong ấn phẩm
Đây là hai biện pháp không chỉ có ý nghĩa đơn thuần về việc chuẩn hoá, mà còn giúp các thư viện tiết kiệm ngân sách và rút ngắn thời gian xử lý. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chất lượng của việc biên mục sẽ quyết định chất lượng của sự chuẩn hoá trong xử lý tài liệu, và chất lượng này phụ thuộc rất nhiều vào công cụ và quy trình xử lý.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- ISO. Định nghĩa về tiêu chuẩn. sentayho.com.vn/.
- ISO/IEC Guide 2:1996 Standardization and related activities – General vocabulary.
- Jane Thacker. Standardization and libraries. Báo cáo khoa học hội thảo “Tiêu chuẩn hóa và hoạt động thông tin thư viện”. Hà Nội, tháng 2/2002.
- Moen, W. E. No longer under our control: The nature and role of standards in the 21st century library. University of North Texas. – 2003.
- Nguyễn Như Ý. Đại từ điển Tiếng Việt. – 1998.
- Reitz, J. M. ODLIS – Online dictionary of library and information science. – 2009. http://lu.com/odlis/odlis_s.cfm#standards.