Số Nhận Diện Người Đóng Thuế (Taxpayer Identification Number, TIN) là một dãy số được Cơ quan Thuế Vụ Hoa Kỳ (IRS) sử dụng để quản lý hệ thống thuế. Số này do Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội (SSA) hoặc IRS cấp. Số An Sinh Xã Hội (SSN) do SSA cấp, còn các loại TIN khác do IRS cấp. Vậy chính xác thì TIN là gì và khi nào bạn cần đến nó? Hãy cùng tìm hiểu.
Mục Lục
Các Loại Số Nhận Diện Người Đóng Thuế (TIN) Phổ Biến
Có nhiều loại TIN khác nhau, mỗi loại phục vụ một mục đích cụ thể. Dưới đây là một số loại phổ biến nhất:
- Số An Sinh Xã Hội (SSN): Cấp cho công dân Hoa Kỳ, thường trú nhân và người lao động tạm thời.
- Số Nhận Diện Hãng Sở (EIN): Dành cho các doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, quỹ tín thác và bất động sản có thu nhập.
- Số Nhận Diện Cá Nhân Đóng Thuế (ITIN): Cấp cho một số người nước ngoài không đủ điều kiện để có SSN.
- Số Nhận Diện Người Đóng Thuế Đang Nhận Con Nuôi Hoa Kỳ (ATIN): Cấp tạm thời cho những người đang trong quá trình nhận con nuôi là công dân hoặc thường trú nhân Hoa Kỳ.
- Số Nhận Diện Người Khai Thuế (PTIN): Dành cho những người khai thuế chuyên nghiệp được trả tiền.
Lưu ý quan trọng: Các số tạm thời do IRS cấp trước đây hiện không còn giá trị sử dụng.
Khi Nào Bạn Cần Số TIN?
Bạn bắt buộc phải cung cấp số TIN trên tờ khai thuế, các loại đơn và giấy tờ liên quan đến thuế. Ví dụ, bạn cần số TIN trong những trường hợp sau:
- Khi nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Khi yêu cầu hưởng các quyền lợi theo hiệp định thuế giữa Hoa Kỳ và quốc gia khác.
- Khi yêu cầu các quyền lợi về thuế theo hiệp định (ngoại trừ thu nhập từ chứng khoán thị trường).
- Để được miễn trừ thu nhập liên quan đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ.
- Để được miễn trừ đối với một số khoản niên kim.
Làm Thế Nào Để Lấy Số TIN?
Quy trình xin cấp TIN khác nhau tùy thuộc vào loại số bạn cần.
Số An Sinh Xã Hội (SSN)
Để xin cấp SSN, bạn cần điền vào Mẫu Đơn SS-5, Đơn Xin Thẻ An Sinh Xã Hội (Form SS-5, Application for a Social Security Card PDF). Bạn cũng cần cung cấp bằng chứng về danh tính, tuổi và tình trạng công dân Hoa Kỳ hoặc tư cách ngoại kiều hợp pháp. Để biết thêm chi tiết, hãy truy cập trang web của Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội.
Bạn có thể lấy Mẫu Đơn SS-5 bằng cách gọi số 800-772-1213 hoặc đến văn phòng An sinh Xã hội địa phương. Dịch vụ này hoàn toàn miễn phí.
Số Nhận Diện Hãng Sở (EIN)
EIN, còn được gọi là số nhận diện thuế liên bang, được sử dụng để nhận diện các doanh nghiệp. Các bất động sản và quỹ tín thác có thu nhập phải khai trên Mẫu Đơn 1041, Khai Thuế Lợi Tức cho Bất Động Sản và Quỹ Tín Thác Hoa Kỳ (Form 1041, U.S. Income Tax Return for Estates and Trusts) cũng cần có số này. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy tham khảo Số Nhận Diện Hãng Sở (EIN).
Số Nhận Diện Cá Nhân Đóng Thuế (ITIN)
ITIN là số xử lý thuế chỉ dành cho một số người nước ngoài không cư trú và cư trú, cùng với vợ/chồng và người phụ thuộc của họ, những người không đủ điều kiện để có SSN. ITIN là một số có 9 chữ số, bắt đầu bằng chữ số “9” và có dạng NNN-NN-NNNN.
Để xin cấp ITIN, bạn cần điền Mẫu Đơn W-7, Đơn Xin Số Nhận Diện Người Đóng Thuế cho IRS (Form W-7, IRS Application for Individual Taxpayer Identification Number). Mẫu Đơn W-7 yêu cầu cung cấp giấy tờ chứng minh tình trạng ngoại kiều và danh tính thực của mỗi cá nhân. Bạn có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện cùng với Mẫu Đơn W-7 đến địa chỉ được cung cấp trong Hướng Dẫn cho Mẫu Đơn W-7, nộp trực tiếp tại văn phòng IRS, hoặc nộp thông qua Đại Diện Thâu Nhận (Acceptance Agent) được IRS ủy quyền.
LƯU Ý quan trọng: Bạn không thể yêu cầu hưởng tín dụng thu nhập do lao động (Earned Income Credit) bằng ITIN.
Người nước ngoài nên ưu tiên xin SSN (nếu đủ điều kiện) bằng cách sử dụng Mẫu Đơn SS-5 của Sở An Sinh Xã Hội. Nếu không đủ điều kiện, hãy xin ITIN bằng Mẫu Đơn W-7.
Số Nhận Diện Người Đóng Thuế Đang Nhận Con Nuôi (ATIN)
ATIN là số tạm thời gồm chín chữ số do IRS cấp cho những cá nhân đang trong quá trình nhận con nuôi hợp pháp là công dân hoặc thường trú nhân Hoa Kỳ, nhưng chưa có SSN cho trẻ vào thời điểm khai thuế.
Sử dụng Mẫu Đơn W-7A, Đơn Xin Số Nhận Diện Người Đóng Thuế Đang Nhận Con Nuôi Hoa Kỳ (Form W-7A, Application for Taxpayer Identification Number for Pending U.S. Adoptions) để xin ATIN.
Số Nhận Diện Người Khai Thuế (PTIN)
Bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2011, nếu bạn là người khai thuế thuê được trả tiền, bạn phải sử dụng Số Nhận Diện Người Khai Thuế (PTIN) hợp lệ trên tờ khai thuế mà bạn chuẩn bị. Việc sử dụng PTIN không còn là tùy chọn. Nếu bạn chưa có PTIN, bạn cần đăng ký bằng hệ thống đăng ký trực tuyến của IRS. Ngay cả khi bạn đã có PTIN được cấp trước ngày 28 tháng 9 năm 2010, bạn vẫn cần phải gia hạn hoặc đăng ký lại bằng hệ thống mới.
Nếu bạn không muốn nộp đơn xin PTIN trực tuyến, bạn có thể sử dụng Mẫu Đơn W-12, Đơn Xin Số Nhận Diện Người Khai Thuế Được Trả Tiền của IRS (Form W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number Application). Quá trình xử lý đơn này có thể mất từ 4 đến 6 tuần.
Số Nhận Diện Hãng Sở (EIN) của IRS và Người Nước Ngoài
Các tổ chức nước ngoài không phải là cá nhân (ví dụ: các công ty nước ngoài) cần có EIN liên bang để yêu cầu miễn trừ khấu lưu theo hiệp định thuế (khai trên Mẫu Đơn W-8BEN). Để xin EIN, hãy nộp Mẫu Đơn SS-4 Đơn Xin Số Nhận Diện Hãng Sở (Form SS-4 Application for Employer Identification Number) cho IRS.
Khi điền Mẫu Đơn SS-4, các tổ chức nước ngoài cần tuân theo các hướng dẫn đặc biệt sau:
- Tại dòng 7b, hãy điền “N/A” (“Không áp dụng”) vào ô yêu cầu SSN hoặc ITIN, trừ khi bạn đã có SSN hoặc ITIN.
- Tại câu hỏi 10, hãy đánh dấu vào ô “khác” và nhập một trong các cụm từ sau, tùy theo trường hợp:
- “Chỉ Dành cho W-8BEN”
- “Chỉ Dành cho Mục Đích Hiệp Định Thuế”
- “Theo Đòi Hỏi của Luật Định. 1.1441-1(e)(4)(viii)”
- “897(i) Chọn”
- Nếu các câu hỏi từ 11 đến 17 không áp dụng cho bạn do bạn không phải khai thuế tại Hoa Kỳ, hãy ghi “N/A” cho các câu hỏi này.
Nếu tổ chức nước ngoài nhận được thư từ IRS yêu cầu khai thuế tại Hoa Kỳ, hãy phản hồi ngay lập tức và giải thích rằng bạn không có nghĩa vụ khai thuế. Nếu không phản hồi, bạn có thể bị IRS kiểm toán.
Nếu sau đó bạn bắt buộc phải khai thuế tại Hoa Kỳ, không nên xin EIN mới mà hãy sử dụng EIN đã được cấp trước đó cho tất cả các tờ khai thuế trong tương lai.
Bạn có thể gọi số 267-941-1099 để xin cấp EIN cho tổ chức nước ngoài (lưu ý đây không phải là số điện thoại miễn phí).
Kết luận
Số Nhận Diện Người Đóng Thuế (TIN) là một phần quan trọng trong hệ thống thuế của Hoa Kỳ. Việc hiểu rõ các loại TIN khác nhau và khi nào bạn cần chúng là rất quan trọng để tuân thủ luật thuế và tránh các vấn đề phát sinh. Hãy đảm bảo bạn có đúng loại TIN cần thiết và sử dụng nó một cách chính xác trên tất cả các giấy tờ liên quan đến thuế.
Các đề tài tham khảo/liên quan
- Người Đóng Thuế Quốc Tế (International Taxpayers)
- Ðánh Thuế Ngoại Kiều Không Thường Trú