Khi điều hành doanh nghiệp, sẽ có lúc bạn phải chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên. Đó có thể là do cắt giảm vị trí, sa thải, nhân viên vi phạm kỷ luật, hoặc đơn giản là hai bên đồng thuận chấm dứt hợp đồng.
Dù lý do là gì, bạn có thể cân nhắc việc trả trợ cấp thôi việc cho nhân viên. Trước khi quyết định, hãy tìm hiểu kỹ hơn về trợ cấp thôi việc, những gì bạn có thể chi trả, thời điểm chi trả và cách chi trả trợ cấp thôi việc.
Mục Lục
Trợ Cấp Thôi Việc Là Gì?
Trợ cấp thôi việc là khoản bồi thường bạn có thể trả cho nhân viên khi họ mất việc. Mặc dù Luật Tiêu Chuẩn Lao Động Công Bằng (FLSA) quy định về tiền lương của nhân viên, nhưng luật này không yêu cầu bạn phải trả trợ cấp thôi việc. Luật pháp của tiểu bang bạn có thể yêu cầu trả trợ cấp thôi việc trong một số trường hợp nhất định, chẳng hạn như khi sa thải hàng loạt hoặc đóng cửa doanh nghiệp.
Trong hầu hết các tình huống, việc trả hay không trả trợ cấp thôi việc là quyết định của bạn.
Có Nên Trả Trợ Cấp Thôi Việc?
Trợ cấp thôi việc có thể giảm tác động của việc mất việc đối với nhân viên. Khoản tiền này có thể giúp nhân viên trang trải các chi phí cho đến khi họ tìm được việc làm mới.
Thông thường, người sử dụng lao động chỉ trả trợ cấp thôi việc khi sa thải, cắt giảm vị trí hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Người sử dụng lao động thường không trả trợ cấp thôi việc khi sa thải nhân viên vì hành vi sai trái.
Bạn nên làm rõ các chính sách về trợ cấp thôi việc của mình. Bao gồm các điều khoản trong sổ tay nhân viên và/hoặc hợp đồng của nhân viên. Nếu bạn hứa trả trợ cấp thôi việc bằng văn bản, bạn nên thực hiện.
Ngay cả khi bạn không bao gồm trợ cấp thôi việc trong hợp đồng của nhân viên, bạn vẫn có thể chọn trả sau đó. Dù bạn làm gì, hãy nhất quán trong việc trả trợ cấp thôi việc. Bạn không nên phân biệt đối xử.
Một số người sử dụng lao động trả trợ cấp thôi việc để đổi lấy chữ ký của nhân viên vào một thỏa thuận, trong đó nhân viên cam kết sẽ không kiện doanh nghiệp của bạn về bất cứ điều gì. Điều này bảo vệ doanh nghiệp của bạn và mang lại cho nhân viên một sự ổn định tài chính nhất định.
Nên Trả Trợ Cấp Thôi Việc Bao Nhiêu?
Không có một mức trợ cấp thôi việc tiêu chuẩn nào. Bạn có thể tự quyết định mức chi trả.
Trợ cấp thôi việc thường dựa trên thời gian nhân viên đã làm việc cho bạn. Ví dụ: bạn có thể trả một tuần lương cho mỗi năm nhân viên làm việc cho bạn.
Mức trợ cấp thôi việc có thể thương lượng. Hãy chuẩn bị tinh thần để thương lượng với nhân viên và biết bạn sẵn sàng đi đến đâu.
Có Thể Bao Gồm Những Gì Khác Trong Gói Trợ Cấp Thôi Việc?
Khi một nhân viên bị cho thôi việc, bạn có thể cho họ nhiều hơn là chỉ tiền lương. Dưới đây là những yếu tố phổ biến thường được bao gồm trong các gói trợ cấp thôi việc.
Những yếu tố có thể có trong gói trợ cấp thôi việc
Bảo hiểm và phúc lợi: Nếu bạn có ít nhất 20 nhân viên toàn thời gian hoặc tương đương và cung cấp gói bảo hiểm sức khỏe nhóm, bạn phải cung cấp bảo hiểm tiếp tục COBRA. Bảo hiểm COBRA cho phép cựu nhân viên tiếp tục hưởng các quyền lợi bảo hiểm sức khỏe của họ trong khoảng 18 đến 36 tháng.
Bạn cũng có thể tự nguyện tiếp tục các phúc lợi khác của nhân viên. Ví dụ: bạn có thể tiếp tục chương trình hưu trí và bảo hiểm nhân thọ của nhân viên.
Không tranh chấp trợ cấp thất nghiệp: Khi một cựu nhân viên nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, bạn có cơ hội để tranh chấp yêu cầu đó. Nếu bạn không tranh chấp yêu cầu, cựu nhân viên có nhiều cơ hội nhận được trợ cấp hơn. Là một phần của gói trợ cấp thôi việc, bạn có thể hứa sẽ không tranh chấp yêu cầu.
Thư giới thiệu: Khi một nhân viên rời đi, hãy cho họ một lá thư giới thiệu có thể giúp họ tìm được một công việc khác.
Thiết bị: Nếu nhân viên đã sử dụng bất kỳ thiết bị nào của công ty để làm công việc của họ, bạn có thể cho phép nhân viên giữ những vật phẩm đó. Ví dụ: bạn có thể cho phép nhân viên giữ điện thoại di động và máy tính xách tay của họ.
Số ngày nghỉ phép và nghỉ ốm chưa sử dụng: Nhân viên có thể có số ngày nghỉ phép và nghỉ ốm tích lũy chưa sử dụng. Bạn có thể thanh toán số ngày chưa sử dụng này để nhân viên vẫn được hưởng lợi từ chúng. Luật pháp tiểu bang của bạn có thể yêu cầu bạn thanh toán số ngày chưa sử dụng.
Chi Trả Trợ Cấp Thôi Việc Như Thế Nào?
Có hai cách để chi trả trợ cấp thôi việc: một lần hoặc trả góp thường xuyên. Bạn có thể chọn cách thanh toán khoản bồi thường thôi việc.
Trả một lần là trả toàn bộ số tiền trợ cấp thôi việc ngay lập tức. Số tiền lớn có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp của bạn khi phải thanh toán một lần. Nhưng với khoản thanh toán một lần, cựu nhân viên có nhiều khả năng đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp trong những tuần tiếp theo.
Với hình thức trả góp thường xuyên, bạn trả trợ cấp thôi việc với số tiền nhỏ hơn và trong khoảng thời gian đều đặn. Việc trả góp có thể tuân theo lịch trả lương thông thường của doanh nghiệp bạn. Trả góp có thể giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng gánh chịu số tiền trợ cấp thôi việc hơn. Và, các khoản thanh toán thường xuyên có thể giúp cựu nhân viên lập ngân sách. Tuy nhiên, miễn là cựu nhân viên nhận được tiền lương từ bạn, họ có thể không đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp.
Trợ Cấp Thôi Việc Có Chịu Thuế Không?
Trợ cấp thôi việc phải chịu thuế. Việc khấu trừ trên trợ cấp thôi việc bao gồm tất cả các loại thuế liên bang, tiểu bang và địa phương. Thuế tiền lương trên trợ cấp thôi việc bao gồm thuế thu nhập, thuế thu nhập liên bang (thuế FUTA), thuế an sinh xã hội và thuế Medicare.
Bao gồm trợ cấp thôi việc và các khoản thuế đã trả trên Mẫu W-2 của cựu nhân viên.
Trợ cấp thôi việc có bị đánh thuế ở mức cao hơn so với tiền lương thông thường không? Đối với thuế FUTA, An sinh xã hội và Medicare, trợ cấp thôi việc bị đánh thuế theo mức thông thường. Đối với thuế thu nhập liên bang, số tiền bạn khấu trừ phụ thuộc vào số tiền thanh toán. Nếu bạn trả một lần, khoản thanh toán có thể phải chịu mức khấu trừ thuế thu nhập tăng lên vì khoản thanh toán nằm trong khung thuế cao hơn so với tiền lương thông thường của nhân viên.
Các khoản mục bổ sung trong gói trợ cấp thôi việc cũng có thể phải chịu thuế. Ví dụ: bạn nên khấu trừ và trả thuế đối với các khoản thanh toán thời gian nghỉ phép và nghỉ ốm.
Để biết thêm thông tin về thuế đối với trợ cấp thôi việc, hãy xem Ấn phẩm 15 (Thông tư E), Hướng dẫn thuế của người sử dụng lao động và Ấn phẩm 525, Thu nhập chịu thuế và không chịu thuế. Ấn phẩm 4128, Tác động về thuế của việc mất việc làm, cũng có thể hữu ích, nhưng nó được viết cho những nhân viên đã mất việc.