Chắc hẳn nhiều người đã từng nghe đến thuật ngữ “mã SKU”, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ bản chất và cách ứng dụng nó, đặc biệt là những người không làm trong lĩnh vực quản lý kho hàng. Vậy SKU là gì? Tại sao cần phải sử dụng mã SKU cho sản phẩm? Và quan trọng hơn, làm thế nào để thiết lập mã SKU hiệu quả? Hãy cùng Sen Tây Hồ khám phá những câu hỏi này qua bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. SKU Là Gì?
SKU là viết tắt của “Stock Keeping Unit”, có nghĩa là “Đơn vị lưu kho”. Hiểu một cách đơn giản, SKU là một đoạn mã (gồm cả chữ và số) được sử dụng để phân loại và quản lý các mặt hàng tồn kho. Mỗi SKU đại diện cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, bao gồm các thông số, thuộc tính và đặc điểm riêng biệt để phân biệt với các sản phẩm khác.
Điều quan trọng cần lưu ý là các mã SKU không được chuẩn hóa hoặc quy định chung. Số lượng SKU bạn có thể sử dụng là không giới hạn, tùy thuộc vào quy mô và sự đa dạng của danh mục hàng hóa của bạn.
SKU có thể được sử dụng để chỉ một vị trí duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng với đơn vị lưu kho. Ví dụ, nếu bạn có hai nhà kho riêng biệt, cùng một sản phẩm có thể có các SKU khác nhau ở mỗi kho. Điều này giúp bạn quản lý hàng hóa một cách chính xác và minh bạch hơn. SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng giao dịch, không bao gồm các mặt hàng đang được đặt hàng hoặc đang trong quá trình vận chuyển.
Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tạo SKU mới phù hợp hơn với hệ thống quản lý nội bộ. Tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy việc tạo SKU riêng sẽ mang lại hiệu quả quản lý cao hơn.
Tóm lại, SKU là một công cụ vô cùng hữu ích trong quản lý kho hàng, giúp bạn tìm kiếm, theo dõi và quản lý sản phẩm một cách nhanh chóng, dễ dàng và khoa học.
2. Tại Sao Phải Đặt Mã SKU Cho Sản Phẩm?
Mã SKU chứa đựng các ký hiệu riêng biệt, mang ý nghĩa khác nhau cho từng danh mục sản phẩm. Chỉ cần nhìn vào mã SKU, bạn có thể nhận biết được loại sản phẩm mà không cần phải quét mã vạch như Barcode. Điều này khiến SKU trở nên quan trọng hơn cả Barcode trong việc kiểm soát hàng hóa nội bộ.
Tuy nhiên, đó chỉ là một phần nhỏ trong tầm quan trọng của SKU. Trên thực tế, một hệ thống SKU được xây dựng tốt mang lại nhiều lợi ích mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.
2.1. Nâng Cao Trải Nghiệm Mua Sắm và Giao Diện Cửa Hàng
SKU cho phép bạn tạo ra một “bản đồ” cửa hàng, giúp tổ chức và sắp xếp sản phẩm một cách khoa học. Nhờ đó, cả người mua và nhân viên đều có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm cần thiết. Bạn có thể phân loại sản phẩm theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như loại mặt hàng, bộ phận, bộ sưu tập hoặc nhà cung cấp.
Việc sắp xếp và quản lý sản phẩm từ các tầng bán hàng đến các khu vực lưu trữ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đây là một ưu điểm nổi bật giúp bạn cải thiện trải nghiệm mua sắm và tăng doanh số bán hàng.
Nếu không có mã SKU, việc quản lý sản phẩm sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều, thậm chí có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Khách hàng sẽ có ấn tượng không tốt nếu nhân viên lúng túng và mất thời gian tìm kiếm sản phẩm.
Việc thiết lập một hệ thống SKU hiệu quả giúp cải thiện khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoàn thành đơn hàng.
2.2. Cải Thiện Thanh Toán và Dịch Vụ Khách Hàng
Một hệ thống SKU được sắp xếp khoa học giúp cho các dịch vụ khách hàng và quy trình thanh toán trở nên trơn tru và chính xác hơn. Bằng cách sử dụng số SKU trong hệ thống điểm bán hàng (POS), bạn có thể đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa và giá cả luôn được hiển thị chính xác.
Trong quá trình thanh toán, các giao dịch mua hàng không chỉ được thực hiện với giá chính xác mà số lượng sản phẩm trong kho cũng sẽ tự động được cập nhật. Thậm chí, bạn có thể chuyển đổi số SKU thành mã vạch để quét, giúp quy trình thanh toán trở nên nhanh chóng hơn.
2.3. Quản Lý và Tối Ưu Lợi Nhuận Hàng Tồn Kho
Lỗi quản lý hàng tồn kho là một trong ba nguyên nhân chính gây thất thoát lợi nhuận cho các doanh nghiệp bán lẻ. Những tổn thất này có thể xuất phát từ bất kỳ sai sót nào trong quá trình quản trị và nhập liệu. Nếu không được phát hiện và khắc phục kịp thời, những sai sót nhỏ có thể biến thành những vấn đề lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty.
Nếu không tổ chức kho lưu trữ bằng mã SKU, bạn sẽ rất dễ mất dấu vết hàng hóa do tình trạng quá tải. Việc không xác định được vị trí của hàng hóa sẽ khiến bạn không thể biết được mặt hàng nào còn, mặt hàng nào đã hết. Khi đó, các biện pháp khắc phục sẽ không còn kịp thời.
Quản lý hàng tồn kho bằng mã SKU là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí, giúp giảm thiểu các lỗi dễ xảy ra trong quá trình quản lý và tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp.
3. Hướng Dẫn Cách Đặt Mã SKU Hiệu Quả
Cách đặt mã SKU truyền thống và cơ bản nhất là sử dụng các chữ cái hoặc số để đại diện cho các thông tin quan trọng của sản phẩm.
Trước khi bắt đầu, bạn cần xác định những thông tin nào cần đưa vào mã SKU, bao gồm:
- Thương hiệu
- Chi nhánh
- Danh mục sản phẩm
- Loại sản phẩm
- Phiên bản sản phẩm
- Kích cỡ
- Màu sắc
- …
Sau đó, sắp xếp các trường thông tin này theo một thứ tự nhất định trong mã SKU. Bạn có thể sử dụng kết hợp cả chữ và số để dễ dàng phân tách giữa các trường. Nếu chỉ sử dụng một loại ký tự (chữ hoặc số), hãy quy định số lượng ký tự cho mỗi trường thông tin (ví dụ: 1, 2 hoặc 3 ký tự). Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang “-” để phân tách các trường.
Với cách đặt mã SKU này, bạn có thể dễ dàng đọc được nhiều thông tin về sản phẩm chỉ với một cụm từ ngắn gọn.
4. Một Số Lưu Ý Về Cách Đặt Mã SKU Hiệu Quả
4.1. Đừng Tham Lam Nhồi Nhét Quá Nhiều Thông Tin
Mã SKU dùng để biểu thị thông tin về sản phẩm, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên nhồi nhét tất cả mọi thứ vào đó. Hãy cân nhắc xem những thông tin nào là quan trọng nhất và có thể giúp bạn phân biệt giữa các sản phẩm. Chọn cách tối ưu số lượng ký tự cho mã SKU để tránh tạo ra những dòng mã quá dài.
4.2. Chú Ý Đến Cách Biểu Diễn Thông Tin
Màu sắc, kích thước, loại và các biến thể khác của sản phẩm là những đặc tính cần được kết hợp với SKU để xác định rõ một sản phẩm. Vì vai trò quan trọng này, bạn nên tránh sử dụng số để biểu tượng cho một ý nghĩa nào đó.
Ví dụ, ban đầu bạn quy ước màu đỏ là 1, màu hồng là 11, màu tím là 12,… Cách này có vẻ rất gọn gàng, nhưng sau một thời gian, bạn sẽ thấy đó là một chuỗi số liệu rối rắm. Bạn sẽ quên mất ý nghĩa mà mình đã từng đặt ra. Ngay cả khi bạn ghi chép lại trong một cuốn sổ, việc giải mã cũng sẽ tốn rất nhiều thời gian.
SKU là một cách để bạn ghi lại các thông tin quan trọng của sản phẩm, vì vậy càng đơn giản càng tốt, và có hiệu quả hơn về lâu dài.
4.3. Sắp Xếp Các Trường Thông Tin Trong Mã SKU
Thực tế, việc đặt mã SKU rất đơn giản, tương tự như cách bạn phân loại sản phẩm. Bạn có thể tuân thủ theo quy tắc đặt danh mục từ lớn đến nhỏ đối với công ty có nhiều mặt hàng khác nhau. Như vậy, khi nhìn vào bất kỳ mã SKU nào, bạn cũng sẽ nhanh chóng xác định được sản phẩm.
Bên cạnh đó, trong một số trường hợp khác, bạn có thể áp dụng quy tắc sau: Với mỗi sản phẩm, hãy xác định thuộc tính quan trọng nhất dùng để phân biệt nó với các sản phẩm cùng loại.
Ví dụ, nếu công ty bạn có rất nhiều áo màu đỏ với các kích cỡ khác nhau, thì việc xác định kích cỡ sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong bộ sưu tập một cách nhanh chóng. Sau khi đã tìm được đặc điểm quan trọng nhất, bạn có thể đối chiếu đến các thuộc tính tiếp theo để tìm ra sản phẩm chính xác nhất.
4.4. Lưu Ý Về Ký Tự
Đây là một điều khá đơn giản nhưng cần lưu ý, bởi chúng ta thường vô tình không nhận ra những rắc rối có thể xảy ra. Hãy luôn tránh xa chữ O vì nó có thể bị nhầm lẫn với số 0, hay chữ I với chữ l. Cũng nên tránh sử dụng dấu “/” vì khi đưa vào Excel, nó có thể định dạng SKU của bạn thành một ngày tháng nào đó. Ngoài ra, các ký hiệu khác như >, <, @,… cũng nên hạn chế sử dụng.
Sen Tây Hồ hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và hữu ích nhất về mã SKU. Mong rằng, ngoài những kiến thức cơ bản mà bạn đã tích lũy được, bài viết này cũng sẽ giúp các nhà kinh doanh hiểu sâu hơn về cách đặt mã SKU, góp phần giúp cho công việc kinh doanh của bạn ngày càng thành công.