Scrum Master Là Gì? Phân Biệt Với Project Manager & Bài Học Từ Chuyên Gia

Scrum Master là một vị trí quan trọng trong mô hình Scrum, bên cạnh các thành viên khác như Client, Product Owner và Scrum Team Member (Developer). Họ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo các thành viên hiểu rõ lý thuyết, kỹ thuật thực hành, quy tắc và giá trị cốt lõi của Scrum.

Đồng thời, Scrum Master còn là người thúc đẩy hiệu suất làm việc của cả nhóm qua từng Sprint, hướng đến mục tiêu hoàn thành dự án một cách tối ưu.

Để hiểu rõ hơn về vai trò này, hãy cùng lắng nghe chia sẻ từ anh Nguyễn Trần Quang Hiếu, Senior Project Manager và Scrum Master tại Poeta Digital, qua cuộc phỏng vấn độc quyền với Sen Tây Hồ:

  • Scrum Master là gì? Mô tả công việc chi tiết?
  • Điểm giống và khác nhau giữa Scrum Master và Project Manager?
  • Những sai lầm thường gặp của Scrum Master và bài học kinh nghiệm?

Nền Tảng Giáo Dục Và Con Đường Sự Nghiệp

Anh Hiếu tốt nghiệp Khoa Công nghệ Thông tin, Đại học Khoa học Tự nhiên TP.HCM năm 2005.

Khởi đầu sự nghiệp, anh đảm nhận vị trí Junior Developer tại TMA Solutions, chuyên về mảng Telecom. Trong 1,5 năm tại đây, anh đã học hỏi được phong cách làm việc chuyên nghiệp từ các khách hàng quốc tế và tinh thần teamwork hiệu quả.

Đầu năm 2007, anh chuyển sang FSoft và làm việc gần 2 năm với vai trò Embedded Software Developer.

Cuối năm 2008, anh gia nhập Harvey Nash (nay là NashTech) và gắn bó với công ty trong khoảng 8 năm.

Ban đầu, anh đảm nhiệm vị trí Senior Developer, sau đó là Principal Developer. Nhận thấy tiềm năng phát triển trong lĩnh vực quản lý, anh đã trình bày nguyện vọng với công ty và được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo về quản lý dự án, đồng thời thử sức với một số dự án thực tế, trước khi chính thức trở thành Project Manager và Scrum Master.

Từ năm 2013 đến 2015, anh Hiếu tiếp tục trau dồi kiến thức bằng việc học và lấy bằng MBA của Solvay Brussels School (liên kết với Đại học Mở TP.HCM), chuyên sâu về quản lý.

Năm 2015, anh gia nhập Poeta Digital, tìm kiếm cơ hội làm việc trong môi trường startup năng động và công nghệ Blockchain đầy tiềm năng. Tại đây, anh đảm nhận vị trí Senior Project Manager và Scrum Master cho đến nay.

Phân Biệt Project Manager Và Scrum Master

Trong các công ty IT, cả ở Việt Nam và trên thế giới, hai vai trò Project Manager (PM) và Scrum Master thường cùng tồn tại, thậm chí do một người đảm nhiệm. Một người có thể đóng vai trò PM trong dự án này và Scrum Master trong dự án khác, tùy thuộc vào tính chất và mô hình của từng dự án.

Ví dụ, trong mô hình quản lý dự án Waterfall hoặc RUP, Project Manager là người chịu trách nhiệm chính. Trong khi đó, với mô hình Agile, vai trò này thuộc về Scrum Master. Do đó, Project Manager và Scrum Master có sự khác biệt trong cách vận hành dự án.

Project Manager chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình hoạt động của dự án, từ việc thu thập yêu cầu của khách hàng, quản lý phạm vi (scope), ước tính chi phí (estimation), lên kế hoạch, quản lý ngân sách và nhân sự, đảm bảo dự án đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tiến độ và mang lại lợi nhuận. Để đạt được điều này, PM phải kiểm tra, giám sát công việc của các thành viên, nhận diện vấn đề và rủi ro, đưa ra giải pháp kịp thời.

Ngược lại, vai trò của Scrum Master tập trung vào điều phối, tổ chức công việc và đảm bảo các thành viên (Scrum Member) tuân thủ đúng mô hình Agile. Nhiệm vụ chính của Scrum Master là thu thập yêu cầu từ khách hàng (thường là Product Owner) để chuẩn bị Product Backlog, chia các yêu cầu thành các Sprint và lên kế hoạch làm việc.

Các thành viên tự tổ chức và quản lý công việc, còn Scrum Master theo dõi tiến độ thông qua các buổi họp hàng ngày.

Một nhiệm vụ quan trọng khác của Scrum Master là đánh giá năng lực của cả team và từng thành viên sau mỗi Sprint, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu suất trong các Sprint tiếp theo.

Ưu Điểm Của Mô Hình Scrum So Với Phương Pháp Truyền Thống

Không có mô hình nào hoàn toàn ưu việt hơn mô hình nào, vì mỗi mô hình phù hợp với từng loại dự án cụ thể.

Scrum ra đời để đáp ứng sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và thị trường, sự cạnh tranh khốc liệt khiến vòng đời của sản phẩm ngắn đi.

Trước đây, một sản phẩm có thể tồn tại 5-7 năm, nhưng hiện nay chỉ còn khoảng một năm hoặc vài tháng. Để ra mắt sản phẩm nhanh chóng, cần một mô hình phát triển gọn gàng, linh hoạt và đáp ứng nhanh các yêu cầu.

Ví dụ, cần phát hành phiên bản mới sau mỗi 2 tuần để đánh giá nhu cầu thị trường hoặc thu thập phản hồi từ người dùng. Mô hình Scrum rất phù hợp với những dự án nhỏ, các startup, v.v.

Định Nghĩa Vai Trò Scrum Master

Scrum Master là một vai trò quan trọng trong mô hình Agile, bên cạnh khách hàng, Product Owner và Scrum Team Member (Developer).

Trong mô hình Agile, Scrum Master đóng vai trò là người tổ chức và cầu nối giữa khách hàng/Product Owner với Scrum Team.

Scrum Master chịu trách nhiệm trao đổi với Product Owner để lấy yêu cầu từ khách hàng, sau đó cùng Product Owner đặc tả các yêu cầu đó theo chuẩn của Scrum, gọi là User Stories, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và quản lý trong Product Backlog.

Công việc tiếp theo là chuẩn bị công việc cho team theo từng Sprint thông qua buổi Sprint Planning (thường kéo dài 2 tuần), đảm bảo các thành viên hiểu rõ yêu cầu của từng User Story và ước lượng thời gian hoàn thành (User Story Point).

Hàng ngày, Scrum Master tổ chức cuộc họp ngắn (stand-up meeting) để các thành viên cập nhật tiến độ, công việc đã hoàn thành, công việc sẽ làm và các vấn đề phát sinh cần hỗ trợ.

Khi thành viên gặp vấn đề, Scrum Master cần giải quyết và hỗ trợ nhanh chóng, tránh làm trễ Sprint.

Ngoài ra, trong khi các thành viên đang làm việc, Scrum Master cần chuẩn bị công việc cho Sprint kế tiếp.

Sau khi kết thúc Sprint, Scrum Master tổ chức buổi Retrospective Meeting (họp cải tiến Sprint) để đánh giá những gì đã làm tốt, hiệu quả làm việc của từng thành viên và cả Sprint. Scrum Master và team cần xác định các vấn đề gặp phải, những bài học cần áp dụng cho các Sprint sau để cải thiện hiệu quả.

Một Ngày Làm Việc Của Scrum Master

Công việc đầu tiên trong ngày là xem lại danh sách công việc, xác định những việc đã hoàn thành, những việc cần xử lý, kiểm tra email để xem có yêu cầu hoặc vấn đề nào cần giải quyết, sau đó thêm vào danh sách công việc.

Tiếp theo, xem xét các dự án đang quản lý để nắm bắt tiến độ của từng thành viên.

Nếu ai gặp khó khăn và cần hỗ trợ, Scrum Master sẽ tìm người có khả năng hỗ trợ nhanh nhất.

Ví dụ, nếu có thành viên gặp vấn đề về tốc độ tải dữ liệu từ database lên app, Scrum Master sẽ nhờ Technical Leader hỗ trợ. Vấn đề có thể do câu SQL chưa tối ưu, và Technical Leader sẽ gợi ý cách viết lại câu SQL hiệu quả hơn.

Sau khi mọi việc ổn thỏa, Scrum Master sẽ xử lý các công việc khác trong danh sách, như thảo luận với khách hàng về các vấn đề phát sinh, họp để cập nhật tiến độ dự án, hoặc thảo luận về Sprint tiếp theo.

Ngoài ra, Scrum Master cũng trao đổi với cấp trên ở cả Việt Nam và Canada để cập nhật tình hình dự án, vấn đề về nhân sự và các vấn đề cần hỗ trợ giải quyết.

Trao đổi với các bên liên quan đến dự án (communication) là công việc chiếm nhiều thời gian nhất.

Sai Lầm Và Bài Học Kinh Nghiệm

Một lần, team anh nhận yêu cầu làm website thương mại điện tử cho khách hàng bằng công nghệ WordPress.

Sau khi cho 3 thành viên học WordPress trong hơn một tháng, anh tự tin rằng họ đã thành thạo.

Anh bắt đầu chạy Sprint với các yêu cầu và User Story khá chung chung. Khi phát hành Sprint đầu tiên, anh không nhận được phản hồi nào từ khách hàng nên nghĩ rằng team đã làm tốt.

Anh tiếp tục làm Sprint 2. Khách hàng vẫn im lặng.

Đến Sprint 3, khách hàng mới tập trung vào kiểm thử cả ba Sprint cùng một lúc. Kết quả là rất nhiều lỗi.

Khách hàng phàn nàn về chất lượng kém và báo cáo lên CTO.

Sau đó, họ thuê chuyên gia bên ngoài đánh giá code của team và kết luận code rất non, giống như sinh viên mới viết.

Họ muốn ngừng hợp đồng. Anh Hiếu rất lo lắng vì điều này sẽ ảnh hưởng đến performance và thậm chí có thể bị sa thải.

May mắn là sếp đã động viên và đề nghị tìm cách lấy lại niềm tin của khách hàng.

Công ty chấp nhận lỗ, tuyển thêm một người có kinh nghiệm. Khách hàng đồng ý với giải pháp này.

Team mất một tháng để sửa lại ba Sprint.

Sự cố này xảy ra do anh làm requirement chưa tốt, User Story không đủ chi tiết. Các developer hiểu theo hướng khác. Đây là một bài học lớn.

Kinh nghiệm thứ hai là nên để các thành viên review User Story chéo với nhau.

Ví dụ, User Story 1 của bạn A được ước tính 5 point. Nhưng khi review chéo, bạn B cho rằng chỉ cần 3 point. Từ đó, các bạn sẽ thảo luận để tìm ra giải pháp tối ưu.

Ba Kỹ Năng Quan Trọng Nhất Của Scrum Master

  1. Kiến thức về Scrum: Tham gia các khóa học về Scrum để hiểu trách nhiệm của từng vai trò, hoạt động của từng Sprint.
  2. Khả năng tổ chức khoa học và hiệu quả: Quản lý user story, quản lý backlog, kiểm soát các meeting. Các cuộc họp stand-up chỉ nên kéo dài 15 phút. Scrum Master chỉ cần hỏi 3 câu: Hôm qua làm gì? Có issue gì không? Hôm nay định làm gì tiếp? Thay vì để mỗi người mất cả tiếng đồng hồ giải thích vấn đề.
  3. Khả năng lên kế hoạch: Sắp xếp User Story hợp lý, tránh chồng chéo. Ví dụ, không nên để Sprint làm màn hình đăng nhập sau Sprint làm màn hình Dashboard.

Tài Nguyên Cho Người Muốn Trở Thành Scrum Master

  1. Scrum.org: Cộng đồng chính thức của mô hình Scrum, cung cấp các khóa training và chứng chỉ về Scrum.
  2. A Guide to the Scrum Body of Knowledge: Cung cấp hướng dẫn về kiến thức Scrum và quy trình áp dụng vào dự án, cũng như kiến thức chuyên sâu về vai trò và trách nhiệm của Scrum Master.

Tuy nhiên, sách vở là không đủ. Cần thực hành bằng cách đề xuất làm dự án nội bộ cho công ty, như làm website hoặc tool cho phòng nhân sự.

Cảm ơn anh Hiếu đã chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm quý báu về công việc Scrum Master. Chúc anh luôn thành công!

Cảm ơn Sen Tây Hồ!