Trong chuỗi bài viết về Kiến thức cơ bản về quản lý kho hàng hiện đại, chúng ta đã tìm hiểu về quy trình nhập hàng, lưu trữ và tổ chức hàng hóa. Bài viết này tập trung vào chức năng bổ sung đơn hàng (replenishment), một yếu tố then chốt đảm bảo quá trình picking (lấy hàng) diễn ra hiệu quả.
Khu vực picking (chọn hàng) nhanh, hay còn gọi là fast-pick area hoặc forward pick area, là nơi chứa các SKU (Stock Keeping Unit – đơn vị lưu kho) phổ biến, được chọn thường xuyên. Khu vực này thường nhỏ hơn khu vực lưu trữ dự trữ, giúp tối ưu hóa việc chọn hàng và giảm thiểu khoảng cách di chuyển của nhân viên. Các khu vực chọn hàng nhanh có thể bao gồm pallet trên giá kệ, pallet chọn trên sàn, các kiện hàng riêng lẻ hoặc thậm chí các sản phẩm đã được chiết sang các bao trong hệ thống AS/RS (hệ thống lưu trữ và thu hồi tự động).
Bổ sung đơn hàng thường được kích hoạt khi nhu cầu ở khu vực chọn hàng nhanh tăng cao. Ngưỡng kích hoạt, hay mức tối thiểu, là điểm mà tại đó một nhiệm vụ bổ sung được tạo ra. Số lượng hàng hóa được chuyển từ kho đến vị trí chọn hàng cần phải đủ để lấp đầy vị trí đó đến mức tối đa. Ví dụ, nếu một làn lưu trữ kiện chứa 7 kiện và còn lại 2 kiện, hệ thống sẽ tạo nhiệm vụ bổ sung 5 kiện đến vị trí chọn hàng.
Các quy tắc min/max cũng có thể được điều chỉnh dựa trên số lượng có thể sắp xếp lại một cách hợp lý. Ví dụ, nếu mỗi pallet chứa 15 kiện của một SKU có nhu cầu hàng ngày là 10 kiện, nhiệm vụ bổ sung nên được đặt cho ít nhất 15 kiện hoặc bội số của 15.
Không có quy tắc min/max nào phù hợp với mọi SKU và mọi tình huống. Các quy tắc này cần được điều chỉnh cụ thể cho từng SKU, nhằm cân bằng tần suất bổ sung, hiệu quả của nhiệm vụ bổ sung và hiệu quả của làn chọn, từ đó tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu sức lao động.
Các yếu tố cần cân nhắc khi thiết lập quy tắc:
-
Kích thước của khuôn viên chọn (pick face): Nếu khuôn viên chọn quá nhỏ so với nhu cầu, tần suất bổ sung sẽ tăng lên, ảnh hưởng đến năng suất. Mục tiêu là giảm thiểu số lần bổ sung mà vẫn duy trì khuôn viên chọn nhỏ nhất có thể.
-
Mức độ sẵn có của sản phẩm trong kho: Nếu lượng hàng dự trữ không đủ đáp ứng nhu cầu, sản phẩm có thể được chuyển trực tiếp đến khu vực chọn ngay sau khi nhận hàng (bỏ qua bước lưu trữ). Để giảm thiểu thao tác, nhiệm vụ bổ sung có thể được đặt trước khi đạt đến mức min.
-
Số khối của SKU: Ngay cả khi được đặt hàng với số lượng tương đương, một hộp bút và một cuộn giấy vệ sinh 24 cuộn cần vị trí chọn hàng phù hợp với kích thước và khối lượng khác nhau của chúng.
Hình ảnh minh họa khu vực picking hàng hóa trong kho
Khi một vị trí chọn hàng đạt đến mức tối thiểu, hệ thống quản lý kho (WMS) sẽ tạo ra một tác vụ bổ sung. Tác vụ này có thể hướng dẫn một người vận hành xe nâng lấy một pallet đầy và đưa đến vị trí chọn hàng. Trong một số thiết lập, quy trình bổ sung có thể gồm hai bước: một người chọn đơn hàng lấy các kiện hàng và đưa chúng đến một bộ phận bổ sung thứ hai tại mô-đun chọn. Người này sau đó có thể đặt các hộp ở vị trí chọn hoặc thực hiện các tác vụ giá trị gia tăng khác, như mở hộp hoặc dán nhãn.
Lý tưởng nhất là việc bổ sung không ảnh hưởng đến quá trình chọn hàng. Ví dụ, tại một mô-đun chọn hàng, việc “chọn hàng” diễn ra ở một bên và việc “bổ sung” diễn ra ở bên kia. Trong các hệ thống lưu trữ tự động, nên có các khu vực khởi tạo và chọn lọc riêng biệt để đảm bảo hiệu suất cao. Trong một số trường hợp, một nhân viên đa năng có thể thực hiện cả tác vụ bổ sung và chọn hàng, nhưng tốt nhất là nên để người chọn hàng tập trung vào việc chọn hàng.
Sơ đồ bố trí khu vực picking và bổ sung hàng hóa riêng biệt
Vai Trò và Trách Nhiệm Của Việc Bổ Sung Hàng Hóa
Việc phân bổ, vị trí và kích thước của khuôn viên chọn hàng phải được cân bằng với các quy tắc min/max để đảm bảo bổ sung và chọn hàng hiệu quả. Nếu một khuôn viên chọn 2 kiện được sắp xếp tác vụ với các đơn đặt hàng cho 10 kiện mỗi ngày, vị trí đó sẽ yêu cầu bổ sung 5 lần mỗi ngày. Nếu mỗi pallet chứa 20 kiện, việc chuyển SKU đó sang vị trí chọn pallet sẽ hợp lý hơn, vì một lần bổ sung có thể đáp ứng nhu cầu trong hai ngày.
Ngược lại, một loạt các khuôn viên chọn hàng, mỗi khuôn viên có thể đáp ứng nhu cầu trong hai tuần, sẽ tạo ra một khu vực chọn hàng rộng lớn, gây lãng phí thời gian di chuyển và giảm năng suất của người chọn hàng. Trường hợp cực đoan nhất là mô hình bổ sung zero, trong đó toàn bộ hoạt động chọn hàng diễn ra tại các vị trí lưu trữ. Trong trường hợp này, nhân lực cho tác vụ bổ sung bằng không, nhưng nhân lực cho tác vụ chọn hàng lại tăng lên đáng kể khi người chọn hàng phải di chuyển khắp kho để chuẩn bị cho một đơn đặt hàng. Sự cân bằng tối ưu giữa chi phí và năng suất lao động nằm ở giữa hai thái cực này.
Sự cân bằng này không phải là tĩnh mà luôn thay đổi. Các hoạt động thương mại điện tử đặc biệt nhạy cảm với sản lượng theo mùa. Tính linh hoạt trong nhân sự là tốt, nhưng quan trọng hơn là lập kế hoạch cho phương pháp hiệu quả nhất và chỉ linh hoạt khi cần thiết.
Khi sự cân bằng bổ sung bị phá vỡ, hai vấn đề chính sẽ xảy ra. Thứ nhất, bộ phận chọn hàng sẽ liên tục hết hàng tồn, ngăn cản hệ thống giải phóng đơn đặt hàng hoặc khiến người chọn hàng đến một vị trí mà không có hàng. Thứ hai, chi phí lao động bổ sung sẽ tăng lên nếu các quy tắc min/max chỉ cung cấp đủ hàng cho nửa ngày làm việc. Thay vì bổ sung 10 lần một tuần, tốt hơn là nên điều chỉnh nhịp độ bổ sung một hoặc hai lần một tuần.
Phân lô lại (re-slotting) là cơ hội định kỳ để điều chỉnh sự cân bằng. Tần suất của hoạt động này là một yếu tố tự cân bằng, được xác định bởi thực tiễn. Các hạn chế hoặc khả năng của các hệ thống phần mềm cũng ảnh hưởng đến việc phân lô lại được thực hiện hàng năm, hàng quý, theo mùa hay thường xuyên hơn.
Hình ảnh minh họa quy trình phân bổ và sắp xếp lại hàng hóa trong kho
Trong trường hợp có tính mùa vụ, nếu một chương trình khuyến mãi hoặc SKU bắt đầu tăng trưởng nhanh chóng, điều quan trọng là duy trì nguồn cung cấp trung bình, ví dụ, cho 5 ngày, điều này có thể nhanh chóng chuyển từ 3 kiện sang 5 pallet. Lịch sử bán hàng hoặc dự báo có thể cho phép một hoạt động chủ động hơn là phản ứng thụ động với những thay đổi này. Khả năng dự đoán nhu cầu trong tương lai càng tốt, các quyết định phân lô càng chính xác và hiệu quả.
Liệu một SKU nhất định có cần phải được chuyển sang một khuôn viên chọn lớn hơn không? Một kệ chứa kiện hàng sâu 8 hàng sẽ đòi hỏi số lần bổ sung ít hơn một nửa so với kệ sâu 4 hàng. Quá trình chuyển đổi này có thể xảy ra tự động, tùy thuộc vào khả năng của hệ thống hoặc sự tinh tường của người quản lý kho. Thay vì di chuyển sản phẩm, bạn chỉ cần để trống 4 hàng sâu trong khi bổ sung cho vị trí mới có 8 hàng sâu.
Để hỗ trợ tính linh hoạt này, khu vực chọn hàng nhanh phải được thiết kế cho các chỗ bổ sung, ngoài những gì cần thiết cho hoạt động chọn hàng. Mục tiêu chung là có sẵn từ 10% đến 15% chỗ cho mỗi lô. Điều này tương quan với quy luật chung rằng năng suất sẽ bị ảnh hưởng khi một nhà kho vượt quá 85% công suất.
Trong phần tiếp theo của chuỗi bài viết Kiến thức cơ bản về quản lý kho hàng hiện đại, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về quy trình picking (chọn hàng).