Project Charter Là Gì? Tổng Quan Về Hiến Chương Dự Án Trong Quản Lý Dự Án

Trong quản lý dự án, Project Charter đóng vai trò then chốt, định hình sự thành công của mọi dự án. Vậy Project Charter là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về Project Charter, từ định nghĩa, vai trò, nội dung, đến hướng dẫn xây dựng, giúp bạn nắm vững kiến thức và áp dụng hiệu quả vào thực tế.

charter là gì

Project Charter (Điều Lệ Dự Án/Hiến Chương Dự Án) Là Gì?

Project Charter (còn gọi là Điều lệ dự án hoặc Hiến chương dự án) là một văn bản chính thức, đóng vai trò như “giấy khai sinh” của dự án. Nó xác nhận sự tồn tại của dự án, trao quyền cho Giám đốc dự án (Project Manager) sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động của dự án.

Hiểu một cách đơn giản, Project Charter là bản tuyên bố về mục tiêu, phạm vi và các bên liên quan chính của dự án. Nó vạch ra đường hướng cho dự án, đảm bảo mọi người liên quan đều có chung một hiểu biết và cam kết.

Ở Việt Nam, Project Charter có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau như “Tờ trình dự án,” “Báo cáo khả thi,”… Tuy nhiên, dù tên gọi là gì, bản chất của nó vẫn là xác nhận sự tồn tại của dự án và trao quyền cho người quản lý dự án.

Tầm Quan Trọng Của Project Charter Trong Quản Lý Dự Án

Vậy, tại sao Project Charter lại quan trọng đến vậy? Dưới đây là những lý do chính:

• Xác định rõ mục tiêu và phạm vi dự án: Project Charter giúp các bên liên quan hiểu rõ mục đích, mục tiêu và phạm vi của dự án, tránh những hiểu lầm và tranh cãi sau này.
• Trao quyền cho Giám đốc dự án: Project Charter trao cho Giám đốc dự án quyền hạn và trách nhiệm để quản lý và điều phối các nguồn lực của dự án.
• Tạo sự đồng thuận giữa các bên liên quan: Project Charter là kết quả của sự thảo luận và thống nhất giữa các bên liên quan, tạo ra sự đồng thuận và cam kết đối với dự án.
• Làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chi tiết: Project Charter cung cấp những thông tin cơ bản cần thiết để lập kế hoạch chi tiết cho dự án, bao gồm kế hoạch quản lý phạm vi, kế hoạch quản lý thời gian, kế hoạch quản lý chi phí,…
• Đảm bảo dự án phù hợp với chiến lược của tổ chức: Project Charter đảm bảo rằng dự án phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức và đóng góp vào sự thành công chung.

Thời Điểm Project Charter Có Hiệu Lực

Project Charter có hiệu lực ngay sau khi được người có thẩm quyền (thường là nhà tài trợ hoặc người khởi xướng dự án) ký duyệt. Chữ ký này chính thức “khai sinh” cho dự án và cho phép dự án bắt đầu triển khai.

Ai Chịu Trách Nhiệm Soạn Thảo Project Charter?

Thông thường, Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo Project Charter. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, Giám đốc dự án thường phối hợp với các bên liên quan khác như nhà tài trợ, người khởi xướng dự án, và các chuyên gia liên quan.

Trong trường hợp chưa có Giám đốc dự án tại thời điểm khởi xướng dự án, người khởi xướng dự án hoặc nhà tài trợ sẽ đảm nhận việc soạn thảo Project Charter. Sau khi Project Charter được phê duyệt, Giám đốc dự án (được chỉ định từ nội bộ hoặc thuê ngoài) sẽ được trao quyền để triển khai dự án.

Trưởng dự án sẽ là người soạn thảo Project Charter

Nội Dung Của Một Project Charter Hoàn Chỉnh

Một Project Charter hoàn chỉnh cần bao gồm các thông tin sau:

• Mục đích dự án: Mô tả lý do tại sao dự án được thực hiện, vấn đề cần giải quyết hoặc cơ hội cần nắm bắt.
• Mục tiêu dự án: Các mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART) mà dự án cần đạt được.
• Yêu cầu dự án: Các yêu cầu cao cấp mà dự án cần đáp ứng.
• Mô tả dự án: Mô tả tổng quan về dự án, các sản phẩm hoặc dịch vụ cần tạo ra, và các ranh giới của dự án.
• Rủi ro dự án: Các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
• Các mốc thời gian quan trọng: Các mốc thời gian chính trong dự án, bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và các mốc quan trọng khác.
• Nguồn lực tài chính: Nguồn lực tài chính được phê duyệt cho dự án.
• Các bên liên quan chính: Danh sách các bên liên quan chính của dự án và vai trò của họ.
• Tiêu chí thành công: Các tiêu chí để đánh giá sự thành công của dự án.
• Tiêu chí kết thúc dự án: Các điều kiện cần đáp ứng để đóng hoặc hủy dự án.
• Giám đốc dự án: Tên và thông tin liên hệ của Giám đốc dự án, cùng với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
• Nhà tài trợ dự án: Tên và thông tin liên hệ của nhà tài trợ dự án, người có thẩm quyền phê duyệt Project Charter.

Vai Trò Của Project Charter Trong Mối Quan Hệ Giữa Các Bên

Project Charter đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ đối tác giữa tổ chức thực hiện dự án và tổ chức yêu cầu dự án. Đặc biệt, trong các dự án bên ngoài, hợp đồng chính thức thường được sử dụng để thiết lập thỏa thuận. Tuy nhiên, Project Charter vẫn có thể được sử dụng để thiết lập các thỏa thuận nội bộ, đảm bảo việc bàn giao đúng theo hợp đồng.

Ví dụ, một công ty xây dựng ký hợp đồng xây dựng nhà máy cho một chủ đầu tư. Hợp đồng này chính là cơ sở để công ty xây dựng triển khai dự án của họ. Trong trường hợp này, chủ đầu tư có lý do để triển khai dự án (ví dụ, gia tăng thị phần), và nhà tài trợ cho dự án này là các lãnh đạo của công ty chủ đầu tư.

Hướng Dẫn Viết Project Charter Cơ Bản

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để viết một Project Charter hiệu quả:

1. Xác định thông tin chung:
   • Tên dự án
   • Địa chỉ
   • Chủ đầu tư
   • Mô tả dự án
2. Xác định mục tiêu dự án:
   • Mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART).
3. Xác định yêu cầu đối với dự án:
   • Các yêu cầu cao cấp mà dự án cần đáp ứng.
4. Xác định lợi ích của dự án:
   • Lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho tổ chức.
5. Mô tả sơ lược về phương pháp thực hiện dự án:
   • Cách thức dự án sẽ được thực hiện.
6. Xác định các rủi ro chính:
   • Các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
7. Xác định các mốc đánh giá:
   • Các mốc thời gian quan trọng trong dự án.
8. Xác định nguồn tài chính được phê duyệt trước:
   • Nguồn lực tài chính được phê duyệt cho dự án.
9. Liệt kê các đơn vị tham gia chính:
   • Danh sách các bên liên quan chính của dự án và vai trò của họ.
10. Xác định yêu cầu phê duyệt dự án:
    • Các tiêu chí để đánh giá sự thành công của dự án.
11. Xác định vai trò, trách nhiệm của các đơn vị tham gia dự án:
    • Mô tả rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan.
12. Chỉ định Giám đốc dự án:
    • Tên và thông tin liên hệ của Giám đốc dự án, cùng với quyền hạn và trách nhiệm của họ.
13. Chỉ định Nhà tài trợ dự án:
    • Tên và thông tin liên hệ của nhà tài trợ dự án, người có thẩm quyền phê duyệt Project Charter.

Hướng dẫn làm Project Charter cơ bản

Lưu ý:

• Project Charter nên ngắn gọn, không quá 2 trang A4.
• Project Charter nên được lập bởi Giám đốc dự án hoặc trưởng nhóm dự án, những người trực tiếp thực hiện dự án.
• Project Charter cần được ký duyệt bởi nhà tài trợ hoặc quản lý cấp cao.

Lợi Ích Khi Xây Dựng Project Charter

Việc xây dựng Project Charter mang lại nhiều lợi ích cho dự án và tổ chức, bao gồm:

• Xác thực quyền hạn cho Giám đốc dự án: Cho phép Giám đốc dự án thực hiện dự án một cách hiệu quả.
• Dễ dàng theo dõi tiến trình dự án: Cung cấp cơ sở để theo dõi và đánh giá tiến độ dự án.
• Liên kết dự án với mục tiêu chiến lược của tổ chức: Đảm bảo dự án đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức.
• Tạo hồ sơ chính thức của dự án: Cung cấp một tài liệu tham khảo chính thức cho tất cả các bên liên quan.
• Giảm thiểu xung đột và thay đổi không cần thiết: Đảm bảo mọi người đều có chung một hiểu biết và cam kết đối với dự án.

Kết Luận

Project Charter là một tài liệu quan trọng trong quản lý dự án, đóng vai trò như “giấy khai sinh” của dự án. Nó xác định rõ mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan chính và trao quyền cho Giám đốc dự án. Việc xây dựng Project Charter một cách kỹ lưỡng và hiệu quả sẽ giúp đảm bảo sự thành công của dự án và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

Để hiểu sâu hơn về quản lý dự án và các công cụ liên quan, bạn có thể tham khảo thêm các tài liệu và khóa học về PMP (Project Management Professional).