Vậy PNR là gì? Trong ngành hàng không và du lịch, PNR (Passenger Name Record) hay còn gọi là Bản ghi Tên hành khách, là một khái niệm quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về PNR, từ định nghĩa, cấu trúc, vai trò đến cách thức hoạt động, giúp bạn hiểu rõ hơn về “mảnh ghép” quan trọng này trong mỗi chuyến bay.
Về bản chất, PNR là một mã số định danh nội bộ do hãng hàng không tạo ra để quản lý thông tin đặt chỗ của hành khách. Mã này được lưu trữ trong hệ thống máy tính của hãng và chứa đựng các chi tiết quan trọng liên quan đến chuyến bay của bạn.
Mục Lục
PNR (Bản Ghi Tên Hành Khách) Là Gì?
Trong ngành du lịch, thuật ngữ “Số tham chiếu” thường được gọi là Bản ghi Tên hành khách (Passenger Name Record – PNR). Hiểu một cách đơn giản, PNR là một bản ghi trong cơ sở dữ liệu của Hệ thống Đặt chỗ Máy tính (Computer Reservation System – CRS), chứa thông tin về hành trình của một hành khách.
Hành trình ở đây là một lịch trình chi tiết về các sự kiện liên quan đến việc di chuyển, bao gồm các điểm đến, thời gian và phương tiện di chuyển.
Phân Biệt Giữa Hành Trình và PNR
Vậy sự khác biệt giữa hành trình và PNR là gì? PNR là thuật ngữ kỹ thuật chỉ một phần hoặc toàn bộ các chặng trong một lịch trình. Một hành trình có thể bao gồm nhiều PNR khác nhau, và mỗi PNR có thể chứa một hoặc nhiều chặng bay.
Các PNR có thể được đặt trên nhiều hệ thống đặt chỗ (CRS) thông qua các kênh phân phối khác nhau, ví dụ như GDS (Global Distribution System). Để quản lý và truy xuất các PNR từ các hệ thống khác nhau, Siêu PNR (hay còn gọi là hành trình chủ) ra đời.
Siêu PNR tương tự như PNR, nhưng nó có thể chứa nhiều PNR trên cùng một chuyến đi, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ, bạn bay từ Việt Nam đến New York, sau đó đến Orlando. Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng các hãng hàng không truyền thống cho chặng quốc tế và các hãng hàng không giá rẻ (LCC) cho chặng nội địa tại Mỹ. Trong trường hợp này, chuyến bay từ Việt Nam đến New York được đặt qua GDS, còn chuyến nội địa được đặt trực tiếp với LCC. Thậm chí, việc thuê xe hoặc đặt phòng khách sạn qua Airbnb cũng tạo ra các PNR riêng biệt.
Mỗi hệ thống sẽ tạo một PNR riêng, nhưng tất cả đều thuộc cùng một hành trình. Siêu PNR sẽ tập hợp tất cả các PNR này lại, ví dụ: ABC123 (chuyến quốc tế), DOME02 (chuyến nội địa), CAR001 (thuê xe) và HOTEL1 (khách sạn).
Các Loại PNR Phổ Biến
Đôi khi, ngay cả trên cùng một chặng bay, nhiều PNR khác nhau vẫn có thể được tạo ra. Ví dụ: khi các hạng mục được đặt trên một hệ thống (như GDS) và lưu trên một hệ thống đặt chỗ khác (CRS), ta có PNR hãng vận chuyển.
Ngay cả một chuyến bay khứ hồi đơn giản cũng có thể có hai hoặc nhiều PNR: PNR từ GDS và PNR từ hệ thống đặt chỗ CRS của hãng hàng không. Nếu chuyến bay là một đường bay xen kẽ (ví dụ: một mã chia sẻ, đặt vé qua Lufthansa nhưng lại bay United), thì có thể có nhiều PNR trên các CRS khác nhau cho cùng một chặng bay.
Như vậy, có nhiều loại PNR khác nhau và việc nắm bắt hết là điều không dễ dàng. Tóm lại, Siêu PNR là một bản ghi bao gồm tất cả các PNR khác nhau, đại diện cho một hành trình cụ thể.
Vòng Đời Của Một PNR
Một câu hỏi thường gặp là: Bao lâu thì PNR được lặp lại?
Các PNR thông thường có 6 ký tự, do đó số lượng PNR có hạn. Điều này đặt ra câu hỏi về việc PNR có được tái sử dụng hay không, và nếu có thì sau bao lâu?
Với 6 ký tự, có tổng cộng 36^6 = 2,18 tỷ tổ hợp. Theo IATA, năm 2016 có 3,6 tỷ lượt hành khách di chuyển bằng đường hàng không. Các chuyến bay có thể được đặt trước 12 tháng và vé có giá trị trong 12 tháng sau chuyến bay đầu tiên. Vì vậy, để đảm bảo an toàn, PNR không nên được tái sử dụng trong vòng 24 tháng.
Tuy nhiên, số lượng PNR có vẻ không đủ so với số lượng hành khách. Giải pháp nằm ở chỗ các PNR chỉ tồn tại trên một hệ thống cụ thể. Hai hãng hàng không khác nhau có thể sử dụng cùng một PNR (ví dụ: 123ABC) mà không gây nhầm lẫn.
Để xác định chính xác một chuyến đi, cần kết hợp mã hàng không của hãng và PNR. Ngay cả những hãng hàng không lớn vận chuyển hàng trăm triệu hành khách mỗi năm (ví dụ: American Airlines, Southwest Airlines) cũng không cần lo lắng về việc hết PNR, vì không phải tất cả các hãng đều sử dụng cùng một PSS (Passenger Service System). Hệ thống này cung cấp đủ không gian cho các định danh duy nhất trước khi PNR cần được lặp lại.
Ứng Dụng Quản Lý PNR Trong Ngành Du Lịch
Hiện nay, các hệ thống phần mềm quản lý du lịch như sentayho.com.vn của PNG đã tích hợp chức năng quản lý số PNR và số vé của hành khách, giúp việc thống kê và báo cáo trở nên thuận tiện hơn.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về PNR và vai trò của nó trong ngành hàng không và du lịch.