Mục Lục
1/ Pivot Table là gì?
Pivot Table là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, cho phép bạn phân tích, tóm tắt và khám phá dữ liệu một cách hiệu quả. Nó giúp biến những bảng dữ liệu lớn, phức tạp thành những báo cáo trực quan, dễ hiểu, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt thông tin quan trọng và đưa ra quyết định chính xác. Thay vì phải lọc và tính toán thủ công, Pivot Table tự động hóa quy trình này, tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
Pivot Table là gì
2/ Cách sử dụng Pivot Table để thống kê trong Excel
Để tận dụng tối đa sức mạnh của Pivot Table, việc nắm vững cách sử dụng là rất quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, kèm theo ví dụ minh họa dễ hiểu:
Ví dụ: Bạn là quản lý chuỗi siêu thị với nhiều chi nhánh. Bạn muốn biết tổng doanh thu của một sản phẩm cụ thể (ví dụ: Sữa tươi) tại tất cả các chi nhánh. Thay vì lọc và tính toán thủ công, Pivot Table sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách nhanh chóng.
Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu chứa thông tin về doanh thu sản phẩm, chi nhánh, và các thông tin liên quan khác. Sau đó, trên thanh ribbon của Excel, chọn tab Insert và nhấp vào nút PivotTable.
sử dụng pivot tables để lập báo cáo, thống kê
Bước 2: Hộp thoại Create PivotTable sẽ xuất hiện. Trong phần Table/Range, Excel sẽ tự động điền vùng dữ liệu bạn đã chọn. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh lại vùng này. Phía dưới, phần Choose where you want the PivotTable report to be placed cho phép bạn chọn vị trí đặt PivotTable. Bạn có thể chọn New Worksheet để tạo một trang tính mới cho PivotTable, hoặc Existing Worksheet để đặt nó trên trang tính hiện tại. Nếu chọn Existing Worksheet, bạn cần chỉ định vị trí cụ thể trong ô Location. Sau khi hoàn tất, nhấn OK.
Pivot Table nhiều cột
Bước 3: Một bảng PivotTable Fields sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Tại đây, Excel sẽ liệt kê tất cả các cột tiêu đề từ vùng dữ liệu bạn đã chọn (ví dụ: Chi nhánh, Sản phẩm, Doanh thu). Để tạo báo cáo, bạn chỉ cần kéo thả các trường này vào bốn khu vực chính: Filters, Columns, Rows, và Values.
Pivot table
Bước 4: Trong ví dụ này, để thống kê tổng doanh thu sản phẩm theo chi nhánh, bạn thực hiện như sau:
- Kéo trường Chi nhánh vào khu vực Rows.
- Kéo trường Sản phẩm vào khu vực Filters.
- Kéo trường Doanh thu vào khu vực Values.
- Trong khu vực Values, mặc định Excel sẽ sử dụng hàm Sum để tính tổng. Nếu muốn thay đổi, bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh trường Sum of Doanh thu và chọn Value Field Settings. Tại đây, bạn có thể chọn các hàm khác như Average, Count, Max, Min, v.v.
Sau khi thực hiện các bước trên, PivotTable sẽ tự động hiển thị tổng doanh thu của từng chi nhánh. Bạn có thể sử dụng bộ lọc (tại khu vực Filters) để chỉ xem doanh thu của một sản phẩm cụ thể (ví dụ: Sữa tươi).
Pivot Table nâng cao
3/ Các tính năng nâng cao của Pivot Table
Ngoài ví dụ cơ bản trên, Pivot Table còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao khác, giúp bạn phân tích dữ liệu một cách chuyên sâu hơn:
- Grouping (Nhóm): Cho phép bạn nhóm các mục có liên quan lại với nhau. Ví dụ: bạn có thể nhóm các chi nhánh theo khu vực địa lý.
- Calculated Fields (Trường tính toán): Cho phép bạn tạo các trường mới dựa trên công thức tính toán từ các trường hiện có. Ví dụ: bạn có thể tính lợi nhuận gộp bằng cách lấy doanh thu trừ đi chi phí.
- Slicers (Bộ lọc trực quan): Cung cấp các nút lọc trực quan, giúp bạn dễ dàng lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Pivot Charts (Biểu đồ Pivot): Cho phép bạn tạo biểu đồ trực quan từ dữ liệu trong Pivot Table.
Kết luận
Pivot Table là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp bạn khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu của mình. Bằng cách nắm vững các khái niệm cơ bản và các tính năng nâng cao, bạn có thể sử dụng Pivot Table để tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp, phân tích dữ liệu chuyên sâu và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.