Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa chi tiết từ A-Z cho người mới

Quy trình nhập khẩu hàng hóa tưởng chừng phức tạp nhưng lại là một chuỗi các bước logic và có hệ thống. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu về quy trình làm thủ tục nhập khẩu, giúp doanh nghiệp và cá nhân nắm vững các bước cần thiết để nhập khẩu hàng hóa thành công vào Việt Nam.

1. Xử lý chứng từ nhập khẩu

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu là xử lý chứng từ. Người phụ trách (PIC) nhập khẩu cần được cung cấp đầy đủ chứng từ từ phía xuất khẩu (thường là bản pre-alert) trước khi hàng về.

Các bước kiểm tra chứng từ:

  • Tính đầy đủ: Đảm bảo bộ chứng từ có đầy đủ các giấy tờ cần thiết (sẽ liệt kê ở phần sau).
  • Tính chính xác: Kiểm tra kỹ thông tin về số lượng, số liệu, mô tả hàng hóa, đảm bảo trùng khớp giữa các chứng từ (ví dụ: invoice, packing list, vận đơn).
  • Tính logic: So sánh các thông tin liên quan trên các chứng từ để đảm bảo tính nhất quán (ví dụ: tên hàng, số lượng, đơn giá giữa invoice và packing list).

Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo ngay cho đối tác xuất khẩu để điều chỉnh kịp thời, tránh phát sinh chậm trễ và chi phí không đáng có.

Kiểm tra chứng từ nhập khẩu cẩn thận để tránh sai sótKiểm tra chứng từ nhập khẩu cẩn thận để tránh sai sót

Xác định thông tin hàng hóa và thủ tục nhập khẩu:

  • Xác định tên hàng, chủng loại: Mô tả chi tiết hàng hóa nhập khẩu.
  • Tra cứu mã HS: Xác định mã HS (Harmonized System) của hàng hóa để biết thuế suất và các chính sách liên quan.
  • Dự tính thuế nhập khẩu: Tính toán số thuế nhập khẩu (thuế nhập khẩu và thuế VAT) phải nộp.
  • Xác định xuất xứ: Xác định xuất xứ hàng hóa để xem có được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) hay không.
  • Kiểm tra chính sách nhập khẩu: Xác định xem hàng hóa có thuộc diện cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện (phải có giấy phép, kiểm tra chuyên ngành…) hay không.

2. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu

Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu cơ bản bao gồm:

  • Tờ khai hải quan nhập khẩu: 02 bản chính.
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản sao.
  • Vận tải đơn (Bill of Lading/Air Waybill): 01 bản sao.
  • Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền: 03 bản chính.

Các chứng từ khác (tùy theo loại hàng và yêu cầu cụ thể):

  • Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): 01 bản sao (nếu có yêu cầu).
  • Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản sao.
  • Giấy phép nhập khẩu (Import License): 01 bản chính (nếu có).
  • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): 01 bản chính (nếu muốn hưởng ưu đãi thuế).
  • Catalogue/Drawing/MSDS…: 01 bản sao (nếu có yêu cầu).
  • Các chứng từ khác: Các chứng từ do cơ quan chuyên ngành cấp (ví dụ: giấy kiểm dịch, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm…).

Lưu ý:

  • Nếu các chứng từ đã được khai báo và nhận kết quả trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, bạn không cần nộp lại khi làm thủ tục hải quan.
  • Các chứng từ gốc cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh bị hải quan yêu cầu bổ sung hoặc từ chối thông quan.

3. Xử lý thông tin hàng đến và lên kế hoạch

3.1. Xử lý thông tin hàng đến:

  • Nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice – A/N) từ hãng tàu, đại lý hoặc forwarder.
  • Kiểm tra kỹ các thông tin trên A/N so với bộ chứng từ, nếu có sai sót cần phản hồi ngay.
  • Sắp xếp thời gian làm thủ tục hải quan hợp lý để giảm thiểu chi phí lưu kho, lưu bãi.

3.2. Lên kế hoạch vận chuyển và dỡ hàng:

  • Dựa vào thông tin về khối lượng, thể tích, kích thước hàng hóa để lên kế hoạch vận chuyển hàng từ cảng/sân bay về kho.
  • Sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp (xe tải, container…).
  • Chuẩn bị nhân lực và phương tiện dỡ hàng (xe nâng, xe cẩu…) tại kho.

4. Thực hiện thủ tục hải quan

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ chứng từ và thông tin, bạn tiến hành khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5 VNACCS.

Quy trình thực hiện:

  • Khai báo hải quan: Nhập thông tin hàng hóa, thông tin người nhập khẩu, thông tin vận tải… vào tờ khai hải quan điện tử.
  • Nộp hồ sơ hải quan: Nộp bộ hồ sơ hải quan đã chuẩn bị cho cơ quan hải quan.
  • Thông quan: Tùy theo kết quả phân luồng tờ khai (xanh, vàng, đỏ) mà thực hiện các bước tiếp theo:
    • Luồng xanh: Tờ khai được thông quan tự động.
    • Luồng vàng: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ.
    • Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
  • Nộp thuế: Nộp các loại thuế và phí phát sinh theo quy định.
  • Lấy hàng: Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ về thuế và thủ tục hải quan, bạn sẽ được thông quan và có thể lấy hàng về.

5. Thủ tục nhận hàng

5.1. Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O):

  • Đọc kỹ các thông tin và yêu cầu trên A/N để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thanh toán các khoản phí liên quan.
  • Liên hệ với hãng tàu/đại lý để lấy D/O.

.jpg)

5.2. Nhận hàng tại kho:

  • Xuất trình D/O, giấy giới thiệu và tờ khai hải quan đã thông quan cho nhân viên kho.
  • Nộp các khoản phí lưu kho, phí bến bãi (nếu có).
  • Kiểm tra tình trạng hàng hóa trước khi nhận. Chụp ảnh tình trạng kiện hàng khi nhận từ kho, giao lên xe và trước khi dỡ hàng xuống tại kho người nhập khẩu.
  • Thông báo thời gian giao hàng cụ thể cho nhân viên kho nhập khẩu.
  • Yêu cầu cả hai bên (người giao và người nhận) ký vào biên bản giao nhận hàng hóa (POD – Proof of Delivery) để xác nhận tình trạng và số lượng hàng đã nhận. Ghi chú và chụp ảnh các bất thường (nếu có) vào POD.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa (POD)Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa (POD)

Kết luận:

Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa bao gồm nhiều bước, đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác trong từng công đoạn. Việc nắm vững quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa một cách hiệu quả.