Trong quá trình làm hồ sơ xin việc, thực hiện các thủ tục hành chính, chúng ta thường xuyên phải sử dụng các loại giấy tờ, hồ sơ. Đôi khi, bản chính là cần thiết, nhưng nhiều trường hợp, bản sao lại được chấp nhận. Vậy, bản sao là gì? Bản sao có giá trị pháp lý như thế nào? Hãy cùng Sen Tây Hồ tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để nắm rõ các quy định và sử dụng giấy tờ một cách chính xác nhất.
Mục Lục
Bản Sao Là Gì?
Theo quy định tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được định nghĩa như sau:
“Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”
Điều này có nghĩa là, từ một bản chính, chúng ta có thể tạo ra nhiều bản sao bằng các phương pháp khác nhau như chụp ảnh, photocopy, scan, hoặc đánh máy lại.
Tuy nhiên, không phải bất kỳ bản sao nào cũng có giá trị pháp lý tương đương bản chính. Chỉ có bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính mới được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác (khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015).
Cụ thể:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong mọi giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ví dụ: Bản sao bằng tốt nghiệp được cấp lại từ sổ gốc của trường đại học.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ví dụ: Bản sao công chứng CMND/CCCD.
Trường hợp pháp luật yêu cầu nộp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao. Họ không được yêu cầu bản sao phải có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ khi có căn cứ cho thấy bản sao là giả mạo hoặc bất hợp pháp. Trong trường hợp đó, họ có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu cần thiết.
Bản Photo Công Chứng Là Gì?
Để hiểu rõ hơn về “photo công chứng”, chúng ta cần xem xét định nghĩa về chứng thực. Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”
Như vậy, “photo công chứng” thực chất là hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính. Nói cách khác, bản photo công chứng là bản sao từ bản chính đã được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.
Tóm lại, bản photo công chứng là bản sao từ bản chính được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác so với bản chính. Đây là một thủ tục quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ khi sử dụng trong các giao dịch hành chính và dân sự.
Phân Biệt Bản Sao và Bản Photo Công Chứng
Để phân biệt rõ hơn giữa bản sao thông thường và bản photo công chứng, chúng ta cần hiểu rõ về hoạt động công chứng và chứng thực.
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Trong khi đó, theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Như vậy, có thể hiểu đơn giản rằng photo công chứng chính là chứng thực bản sao từ bản chính. Hay nói cách khác, bản photo công chứng là bản sao của bản chính đã được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý cao hơn so với bản sao thông thường.
Các Loại Bản Sao Công Chứng Có Giá Trị Thay Thế Bản Chính
Không phải bất kỳ bản sao nào cũng có thể sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch. Chỉ những loại bản sao sau đây mới có giá trị pháp lý tương đương:
- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Đây là bản sao do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc cấp, dựa trên nội dung gốc trong sổ. Bản sao này có nội dung đầy đủ và chính xác như bản gốc.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Đây là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực dựa trên bản chính. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bao gồm: Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.
Trong thực tế, khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính, bạn cần cung cấp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính. Bản chụp hoặc bản photo thông thường sẽ không có giá trị pháp lý trong trường hợp này.
Kết Luận
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về bản sao là gì, cũng như sự khác biệt giữa bản sao thông thường và bản photo công chứng. Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp bạn sử dụng giấy tờ một cách chính xác, tránh những rắc rối không đáng có trong các thủ tục hành chính và giao dịch dân sự. Hãy luôn cẩn trọng và tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật liên quan để bảo vệ quyền lợi của mình.