Quy trình vận tải biển bao gồm nhiều công đoạn, từ khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng đi, vận chuyển qua đại dương đến cảng đích, và cuối cùng là dỡ hàng xuống bãi container để giao cho khách hàng. Bên cạnh cước biển (ocean freight) – chi phí vận chuyển thuần túy từ cảng đi đến cảng đích, các chủ hàng còn phải đối mặt với nhiều loại phụ phí khác nhau. Những phụ phí này có thể chia thành hai nhóm chính: phụ phí cước biển (surcharges) và chi phí địa phương (local charges). Việc hiểu rõ bản chất của từng loại phụ phí này là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể quản lý chi phí logistics một cách hiệu quả.
1. CIC (Container Imbalance Charge) – Phụ phí mất cân đối vỏ container:
CIC là viết tắt của Container Imbalance Charge (hoặc Equipment Imbalance Surcharge), thường được hiểu là phụ phí chuyển vỏ rỗng. Loại phí này được các hãng tàu thu để bù đắp chi phí phát sinh khi phải điều chuyển một lượng lớn container rỗng từ những khu vực thừa container đến những khu vực thiếu. Ví dụ, nếu một tuyến vận tải có lượng hàng nhập khẩu lớn hơn nhiều so với lượng hàng xuất khẩu, các hãng tàu sẽ phải tốn chi phí để đưa container rỗng trở lại nơi có nhu cầu. Hiện nay, phí CIC được xem là một loại chi phí địa phương (Local Charge), không thuộc nhóm phụ phí cước biển (Surcharges).
2. EBS (Emergency Bunker Surcharge) / ENS (Entry Summary Declaration) – Phụ phí xăng dầu:
EBS là phụ phí xăng dầu khẩn cấp (Emergency Bunker Surcharge), thường áp dụng cho các tuyến vận tải hàng hóa đi châu Á. Mục đích của phụ phí này là để bù đắp cho hãng tàu những chi phí phát sinh do sự biến động giá nhiên liệu trên thị trường thế giới. Giá nhiên liệu là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí vận hành tàu, và EBS giúp các hãng tàu giảm thiểu rủi ro khi giá nhiên liệu tăng đột biến. Đối với hàng hóa vận chuyển đến châu Âu, một loại phí tương tự là ENS (Entry Summary Declaration) được áp dụng. Phí EBS thuộc nhóm phụ phí vận tải biển (Surcharges), không phải là chi phí địa phương (Local Charge).
3. THC (Terminal Handling Charge) – Phụ phí xếp dỡ tại cảng:
THC là viết tắt của Terminal Handling Charge, là khoản phí được thu trên mỗi container để bù đắp các chi phí liên quan đến việc làm hàng tại cảng, bao gồm xếp dỡ, tập kết container từ bãi container (CY) ra cầu tàu, và các hoạt động khác. Thực tế, cảng thu phí xếp dỡ và các phí liên quan khác từ hãng tàu, và sau đó hãng tàu sẽ thu lại khoản phí này từ chủ hàng (người gửi hàng hoặc người nhận hàng). Phí THC hiện nay được xem là một loại chi phí địa phương (Local Charge), không thuộc nhóm phụ phí cước biển (Surcharges).
4. CFS (Container Freight Station fee) – Phí làm hàng lẻ:
Phí CFS (Container Freight Station fee) là phí gom hàng lẻ, và chỉ phát sinh đối với hàng lẻ (LCL – Less than Container Load). Khi có một lô hàng lẻ xuất khẩu hoặc nhập khẩu, các công ty Consol/Forwarder phải dỡ hàng hóa từ container đưa vào kho hàng lẻ (CFS) hoặc ngược lại, và họ thu phí CFS để bù đắp cho các chi phí này. Phí CFS bao gồm chi phí nhân công, chi phí thuê kho, và chi phí quản lý hàng hóa trong kho CFS.
5. Handling fee – Đại lý phí:
Đại lý phí (Handling fee) là phí do các Forwarder (công ty giao nhận vận tải) đặt ra để thu từ Shipper (người gửi hàng) hoặc Consignee (người nhận hàng). Handling là quá trình mà một Forwarder giao dịch với đại lý của họ ở nước ngoài để thỏa thuận về việc đại diện cho đại lý đó tại Việt Nam. Các công việc này bao gồm khai báo Manifest (thông tin hàng hóa) với cơ quan hải quan, phát hành vận đơn (B/L – Bill of Lading) và lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order), cũng như các giấy tờ liên quan khác.
6. D/O fee – Phí lệnh giao hàng:
Khi hàng hóa cập cảng, Consignee (người nhận hàng) cần phải đến Hãng tàu hoặc Forwarder để lấy lệnh giao hàng (D/O) và phải trả phí lệnh giao hàng (D/O fee). Sau khi nhận được D/O, Consignee mang lệnh này ra cảng để xuất trình cho kho (đối với hàng lẻ LCL) hoặc làm phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) đối với hàng nguyên container (FCL – Full Container Load) thì mới có thể lấy được hàng.
7. Bill fee / Documentation fee – Phí vận đơn, phí chứng từ:
Mỗi khi có một lô hàng xuất khẩu, các Hãng tàu hoặc Forwarder phải phát hành vận đơn (Bill of Lading – đối với hàng vận tải bằng đường biển) hoặc Airway Bill (đối với hàng vận tải bằng đường hàng không) và thu phí phát hành vận đơn (Bill fee hoặc Documentation fee). Vận đơn là một chứng từ quan trọng, đóng vai trò là bằng chứng về việc hàng hóa đã được giao cho hãng tàu để vận chuyển, đồng thời là chứng từ sở hữu hàng hóa.
8. Amendment fee – Phí chỉnh sửa B/L:
Khi hãng tàu đã phát hành vận đơn (B/L) cho Shipper (người gửi hàng), nhưng sau đó Shipper cần chỉnh sửa một số chi tiết trên B/L và yêu cầu hãng tàu hoặc Forwarder chỉnh sửa, thì sẽ phải trả phí chỉnh sửa B/L (Amendment fee). Việc chỉnh sửa B/L có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như sai sót trong thông tin về hàng hóa, người gửi hàng, người nhận hàng, hoặc các điều khoản vận chuyển.
9. Telex Surrender Fee – Phí điện giao hàng:
Telex Surrender Fee phát sinh khi thực hiện Surrendered B/L (vận đơn xuất trình bằng điện). Trong trường hợp này, thay vì gửi vận đơn gốc cho người nhận hàng ở nước ngoài, người gửi hàng yêu cầu hãng tàu thông báo cho đại lý của họ tại cảng đích để giao hàng cho người nhận hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc gửi vận đơn gốc.
Hiểu rõ các loại phụ phí vận tải biển là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tối ưu hóa chi phí logistics và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Các doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu, đàm phán và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ vận tải uy tín để đảm bảo quyền lợi của mình.