Hướng dẫn chi tiết quản lý kho hàng trong SAP Business One

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp vận hành trơn tru và tối ưu hóa lợi nhuận. Trong hệ thống ERP SAP Business One, module Inventory (Quản lý kho) đóng vai trò trung tâm, giúp bạn theo dõi, điều chỉnh và kiểm soát hàng tồn kho một cách toàn diện. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các chức năng quản lý kho chính trong SAP Business One, bao gồm kiểm kho, điều chỉnh tăng/giảm số lượng, và chuyển kho nội bộ.

I. Kiểm tra số lượng tồn kho trong SAP Business One

Để biết chính xác số lượng hàng hóa hiện có trong kho, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Trên Main Menu (Menu chính), chọn Inventory (Quản lý kho) -> Item Master Data (Dữ liệuMaster hàng hóa).

2. Tại trường Item No. (Mã hàng), nhấn phím Tab. Một danh sách các mặt hàng sẽ hiện ra. Chọn mặt hàng bạn muốn kiểm tra từ danh sách List of Items (Danh sách hàng hóa). Ví dụ, ta chọn mã P0001 với tên gọi “Product 1” (Sản phẩm 1).

3. Chuyển sang tab Inventory Data (Dữ liệu kho) để xem thông tin tồn kho chi tiết của mặt hàng đó. Các thông tin quan trọng bao gồm:

   • In Stock (Tồn kho): Số lượng hàng hóa hiện có trong kho tại thời điểm hiện tại. Ví dụ: 1
   • Committed (Đã cam kết): Số lượng hàng hóa đã được đặt hàng nhưng chưa giao cho khách hàng. Ví dụ: 2000
   • Ordered (Đã đặt hàng): Số lượng hàng hóa đã đặt mua từ nhà cung cấp nhưng chưa nhận. Ví dụ: 3000
   • Available (Khả dụng): Số lượng hàng hóa có thể sử dụng ngay, được tính bằng công thức: Tồn kho + Đã đặt hàng – Đã cam kết. Ví dụ: 1001

II. Điều chỉnh tăng số lượng hàng trong kho (Goods Receipt)

Trong quá trình nhập hàng, có thể xảy ra sai sót hoặc cần điều chỉnh số lượng tồn kho. Để tăng số lượng hàng hóa trong kho (Goods Receipt), thực hiện theo các bước sau:

1. Trên Main Menu (Menu chính), chọn Inventory (Quản lý kho) -> Inventory Transactions (Giao dịch kho) -> Goods Receipt (Nhập hàng).

2. Trong cửa sổ Goods Receipt, nhấn phím Tab tại trường Item No. (Mã hàng) để chọn mặt hàng cần điều chỉnh tăng. Chọn mặt hàng từ danh sách và nhấn Choose (Chọn).

3. Điền các thông tin cần thiết:

   • Quantity (Số lượng): Nhập số lượng hàng hóa muốn tăng thêm vào kho. Ví dụ: 110
   • Unit Price (Đơn giá): Nhập đơn giá của mặt hàng.
   • Inventory Offset – Increase Account (Tài khoản bù trừ kho – Tài khoản tăng): Chọn tài khoản đối ứng cho việc tăng kho. Để chọn tài khoản, trỏ chuột vào ô Inventory Offset – Increase Account và nhấn Tab.

4. Chọn tài khoản phù hợp từ danh sách tài khoản hiện ra.

5. Sau khi hoàn tất, kiểm tra lại sự thay đổi số lượng của mặt hàng trong kho bằng cách vào Main Menu (Menu chính) -> Inventory (Quản lý kho) -> Item Master Data (Dữ liệu Master hàng hóa), chọn tab Inventory Data (Dữ liệu kho) của mặt hàng vừa điều chỉnh.

   Bạn sẽ thấy số lượng In Stock (Tồn kho) và Available (Khả dụng) đã tăng lên tương ứng. Ví dụ, In Stock tăng từ 1 thành 111 và Available tăng từ 1001 lên 1111.

III. Điều chỉnh giảm số lượng hàng trong kho (Goods Issue)

Tương tự như việc điều chỉnh tăng kho, bạn có thể điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa trong kho (Goods Issue) khi có hàng xuất kho, hàng bị lỗi, hoặc các lý do khác.

1. Trên Main Menu (Menu chính), chọn Inventory (Quản lý kho) -> Inventory Transactions (Giao dịch kho) -> Goods Issue (Xuất hàng).

2. Chọn mã hàng cần điều chỉnh giảm. Ví dụ, ta tiếp tục chọn mã P0001.

3. Điền các thông tin tương tự như nghiệp vụ tăng kho:

   • Quantity (Số lượng): Nhập số lượng hàng hóa muốn giảm khỏi kho. Ví dụ: 50
   • Chọn tài khoản đối ứng giảm bằng cách trỏ chuột ở ô Inventory Offset – Decrease Account và nhấn Tab.

4. Vào Item Master Data (Dữ liệu Master hàng hóa) để kiểm tra, bạn sẽ thấy số lượng In Stock (Tồn kho) và Available (Khả dụng) đã giảm tương ứng. Ví dụ, In Stock giảm còn 61 và Available giảm còn 1061.

IV. Điều chỉnh chuyển kho nội bộ (Inventory Transfer)

Trong nhiều trường hợp, bạn cần chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác trong cùng một công ty. SAP Business One cung cấp chức năng Inventory Transfer (Chuyển kho) để thực hiện việc này một cách dễ dàng.

1. Trên Main Menu (Menu chính), chọn Inventory (Quản lý kho) -> Inventory Transactions (Giao dịch kho) -> Inventory Transfer (Chuyển kho).

2. Trong ví dụ này, ta tiếp tục sử dụng mã hàng P0001. Điền thông tin chi tiết về việc chuyển kho:

   • Item No. (Mã hàng): Mã hàng hóa cần chuyển.
   • Item Description (Tên hàng hóa): Tên của hàng hóa.
   • From Warehouse (Kho đi): Kho xuất hàng.
   • To Warehouse (Kho đến): Kho nhập hàng.
   • Quantity (Số lượng): Số lượng hàng hóa cần chuyển.

   Ví dụ: chuyển sản phẩm “Product 1” từ kho 1 sang kho 2 số lượng 20 đơn vị và chuyển sang kho 4 số lượng 10 đơn vị. Trong trường hợp chuyển từ kho 1 sang nhiều kho khác (ví dụ kho 2 và kho 4), bạn có thể thêm nhiều dòng với cùng mã hàng, mỗi dòng tương ứng với một kho đến khác nhau.

3. Vào Item Master Data (Dữ liệu Master hàng hóa) để kiểm tra thông tin, bạn sẽ thấy:

   • Kho 1: In Stock (Tồn kho) giảm từ 61 còn 31.
   • Kho 2: In Stock (Tồn kho) tăng từ 0 thành 20.
   • Kho 4: In Stock (Tồn kho) tăng từ 0 thành 10.

V. Tổng kết

Các nghiệp vụ đã thực hiện với mã hàng hóa P0001 – Product 1, tồn kho thực tế ban đầu tại kho 1 là 1 đơn vị:

• Nghiệp vụ điều chỉnh tăng kho số lượng 110 đơn vị:

  • Kho 1: In Stock = 1 + 110 = 111

• Nghiệp vụ điều chỉnh giảm kho số lượng 50 đơn vị:

  • Kho 1: In Stock = 111 – 50 = 61

• Nghiệp vụ điều chỉnh chuyển kho:

  • Kho đi: số lượng 30 đơn vị
    • Kho 1: In Stock = 61 – 30 = 31
  • Kho đến: số lượng 30 đơn vị
    • Kho 2: In Stock = 0 + 20 = 20
    • Kho 4: In Stock = 0 + 10 = 10

Quản lý kho hiệu quả trong SAP Business One đòi hỏi sự hiểu biết về các chức năng và quy trình liên quan. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản để bắt đầu quản lý kho hàng của mình một cách hiệu quả hơn.

Tài liệu tham khảo:

• Tài liệu lưu chuyển hàng hóa trong SAP Business One | Goods Movements (ví dụ)
• Tài liệu quản lý tồn kho trong SAP Business One | Warehouse Management (ví dụ)
• Quản lý kho theo vị trí trong SAP Business One | Bin Locations (ví dụ)