Việc đào tạo nhân viên là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và phát triển bền vững cho mọi doanh nghiệp. Trong đó, On-the-Job Training (OJT) – đào tạo tại chỗ – nổi lên như một phương pháp hiệu quả, giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt kiến thức và kỹ năng cần thiết. Bài viết này sẽ đi sâu vào OJT, từ định nghĩa, lợi ích đến quy trình triển khai thành công, giúp bạn xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh.
Mục Lục
1. Tìm Hiểu Về Đào Tạo Tại Chỗ (On-The-Job Training – OJT)
1.1. On The Job Training (OJT) Là Gì?
On-the-Job Training (OJT), hay còn gọi là đào tạo tại chỗ, là một chương trình được thiết kế để cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng thực tế ngay tại nơi làm việc. Thay vì tham gia các khóa học lý thuyết, nhân viên sẽ học hỏi thông qua việc sử dụng các nguồn lực sẵn có tại công ty, trực tiếp thực hiện công việc và hòa nhập vào môi trường làm việc hàng ngày. Thông thường, các nhà quản lý, thành viên bộ phận nhân sự và đồng nghiệp giàu kinh nghiệm sẽ đảm nhận vai trò đào tạo nội bộ.
/https://topcv.vn/blog/wp-content/uploads/2023/07/on-the-job-training-la-gi-topcv.jpg “Đào tạo tại chỗ giúp nhân viên làm quen với quy trình và công cụ thực tế”)
1.2. Lợi Ích Của Đào Tạo Tại Chỗ (OJT)
OJT mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Đối với nhân viên, OJT giúp trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc, ví dụ như cách giải quyết xung đột trong nhóm, cách phát biểu trước cuộc họp hay kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Doanh nghiệp cần đánh giá năng lực nhân viên để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.
Đào tạo tại chỗ không chỉ mang lại lợi ích cho nhà tuyển dụng mà còn giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh nhanh chóng hơn. Khi OJT được cập nhật liên tục và phù hợp, nhân viên sẽ cam kết hơn với sự phát triển sự nghiệp tại công ty, từ đó, cảm thấy hạnh phúc và hào hứng hơn với công việc.
Bằng cách cung cấp OJT, doanh nghiệp tạo ra một lực lượng lao động có tay nghề cao và xây dựng tư duy học hỏi liên tục. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần phát triển đội ngũ quản lý trong tương lai, bởi bạn đã có sẵn những nhân viên trung thành, lành nghề và am hiểu về doanh nghiệp.
Người thực hiện đào tạo có thể là phó giám đốc, giám đốc (CEO, COO), chủ tịch công ty… hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan, ví dụ như chuyên gia đàm phán, chuyên gia xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần trích ngân sách định kỳ, thành lập quỹ đào tạo phát triển để chi trả cho các chi phí đào tạo nhân viên phát sinh. Các chương trình đào tạo hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng lực nhân viên, từ đó tăng năng suất doanh nghiệp, thể hiện rõ qua các buổi đánh giá hiệu quả công việc.
1.3. Khi Nào Nên Bắt Đầu Đào Tạo Tại Chỗ (OJT)?
Với các công ty nhỏ hoặc mới thành lập, OJT có vẻ không cần thiết. Tuy nhiên, đến một thời điểm nhất định, bạn sẽ cần xây dựng một chương trình OJT. Vậy khi nào thời điểm đó đến? Đó là khi có những thay đổi đòi hỏi phải đào tạo tại chỗ, dù là thay đổi nhân viên, thăng chức hay thay đổi cách thức kinh doanh.
Một số thay đổi phổ biến cần đến OJT bao gồm:
- Thay đổi về công nghệ: Ví dụ, cập nhật hệ thống điểm bán hàng hoặc sử dụng ứng dụng lập lịch cho nhân viên.
- Thay đổi trong thực tiễn kinh doanh: Chuyển đổi mô hình kinh doanh, thay đổi trọng tâm hoặc mục tiêu của công ty.
- Thay đổi chính sách công ty: Thay đổi cách nhân viên làm việc hoặc những gì bạn mong đợi ở họ.
- Tuyển dụng nhiều nhân viên mới: Số lượng nhân viên mới nhiều hơn nhân viên lâu năm, dẫn đến phần lớn lực lượng lao động không biết cách mọi thứ vận hành.
Nhân viên mới được đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc
2. 5 Bước Xây Dựng Chương Trình Đào Tạo Tại Chỗ Thành Công
2.1. Đánh Giá Nhân Viên Và Kỹ Năng Cần Thiết Cho Công Việc
Phân tích là một phần đặc biệt quan trọng để tạo nên một chương trình đào tạo thành công. Đầu tiên, mục tiêu rộng lớn và chiến lược của bạn là gì? Có phải là năng suất, lợi nhuận, nhân viên trung thành, danh tiếng cộng đồng hay tiếp tục tăng trưởng? Hãy viết ra những mục tiêu dài hạn bạn muốn đạt được và ghi nhớ chúng trong quá trình đánh giá.
Bắt đầu bằng cách liệt kê các bằng cấp, kiến thức và kỹ năng cứng, kỹ năng mềm mà một công việc cụ thể yêu cầu. Bạn đang cố gắng tạo ra một định nghĩa về những gì một nhân viên lý tưởng có thể làm trong công việc đó. Tiếp theo, liệt kê những kỹ năng mà hầu hết nhân viên có khi họ bắt đầu công việc. Cuối cùng, hãy xem xét những lần bạn đã phải yêu cầu nhân viên làm lại công việc, hoặc những trục trặc trong giao tiếp, làm việc nhóm.
Tốt nhất là thực hiện điều này cho từng vị trí hoặc nhóm trong công ty. Bây giờ, bạn đã có một bức tranh rõ ràng hơn để so sánh những gì nhân viên cần và những gì họ thường có. Khoảng trống đó chính là nơi đào tạo của bạn sẽ điền vào. Nhìn vào danh sách đã lập, xác định những khoảng trống trong hiệu suất của nhân viên. Có phải chỉ do thiếu kỹ năng và kiến thức, hay do các công cụ và hệ thống làm việc không hiệu quả? Trước khi tạo một chương trình đào tạo, hãy đảm bảo các công cụ và hệ thống đó hoạt động tốt.
2.2. Thiết Kế Chương Trình Đào Tạo
Quyết định định dạng và tài liệu nào sẽ phù hợp nhất với mục tiêu và nơi làm việc của bạn: đào tạo theo phong cách lớp học, cố vấn và các chương trình có cấu trúc. Các chương trình OJT có cấu trúc là cơ bản nhất, tập trung vào nhiệm vụ và hữu ích cho nhân viên thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như trong một công việc công nghiệp.
Đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên
Sử dụng danh sách kiểm tra theo tiêu chuẩn của công ty về các công việc cần thiết, huấn luyện viên (thường là đồng nghiệp thường xuyên thực hiện các nhiệm vụ tương tự) làm việc với nhân viên mới. Khi nhân viên mới thể hiện kỹ năng cần thiết, họ sẽ bắt đầu công việc.
Tuy nhiên, nếu công việc trôi chảy hơn là lặp đi lặp lại, bạn sẽ cần một huấn luyện viên lành nghề. Không phải ai cũng học theo cùng một cách, và một huấn luyện viên giỏi phải xác định cách một nhân viên học để áp dụng việc đào tạo cho họ một cách hiệu quả. Một số người học bằng cách:
- Thực hành làm các nhiệm vụ thực tế hoặc thông qua mô phỏng.
- Tổ chức các hoạt động nhóm để gia tăng cảm xúc và trải nghiệm cá nhân một cách chân thật.
- Tự tạo cảm hứng với các hoạt động tự túc, độc lập.
- Thích các hoạt động độc lập, đọc hoặc làm bài kiểm tra.
- Học tập qua các bài giảng của người hướng dẫn.
Mặc dù bạn không thể điều chỉnh toàn bộ khóa đào tạo theo từng cách học, nhưng điều này ít nhất cho phép bạn tạo ra một tập hợp các tùy chọn. Ví dụ: bạn có thể cho phép một nhân viên mới chọn tham gia một bài kiểm tra viết, trò chuyện hoặc đóng vai để minh họa kiến thức mới của họ.
2.3. Phát Triển Đào Tạo Với Các Tài Liệu Phù Hợp
Một khi bạn biết đào tạo của mình sẽ như thế nào, bạn có thể tìm và lưu trữ tài liệu để xác định mục tiêu đào tạo của bạn ở nhiều nơi:
- Cẩm nang công ty.
- Cơ sở kiến thức nhân viên hiện tại.
- Tài nguyên công nghiệp và trực tuyến.
- Quản trị doanh nghiệp nhỏ.
- Các trường đại học với các chương trình liên quan.
- Bộ Lao động Hoa Kỳ (Lưu ý: Có thể tham khảo thông tin để xây dựng quy trình phù hợp với luật pháp Việt Nam).
- Chương trình mở rộng hoặc tiếp cận chính phủ.
Quyết định mức độ thường xuyên đào tạo sẽ xảy ra. Đào tạo tại chỗ hiếm khi là một sự kiện một lần và đào tạo định kỳ trong suốt sự nghiệp của nhân viên là phổ biến.
- Tìm hiểu về chính sách của công ty.
- Cách làm việc trên dây chuyền nhà máy.
- Cách trả lời khách hàng.
- Sử dụng hệ thống kiểm kê mới.
- Điền vào chi phí kinh doanh và báo cáo tài chính để hoàn trả.
- Cập nhật thông tin liên lạc hệ thống.
- Luật mới ảnh hưởng đến nhân viên và công việc của họ.
- Khóa học bồi dưỡng về huấn luyện tinh thần đồng đội.
Rõ ràng, đào tạo nên là một vấn đề đang diễn ra vì hầu hết các nhân viên, tùy thuộc vào công việc của họ, sẽ cần được thông báo khi doanh nghiệp thay đổi. Thiết kế chương trình OJT nhiều như bạn muốn phác thảo, với mỗi phần chính là mục tiêu bạn muốn nhân viên đạt được trước khi chuyển sang phần tiếp theo. Cuối mỗi phần, hãy xác định cách bạn sẽ đo lường thành công của nhân viên. Họ có cần thể hiện một kỹ năng với bạn không? Đỗ kỳ thi? Kịch bản nhập vai đối phó với một khách hàng giận dữ? Mỗi mục tiêu cần có một thành công xác định phải được đáp ứng trước khi nhân viên chuyển sang bước tiếp theo.
2.4. Thực Hiện Với Các Giảng Viên Phù Hợp
Thực hiện một chương trình đào tạo không dễ dàng. Trước khi bạn tham gia, hãy chắc chắn rằng bạn biết những người giỏi nhất để tiến hành đào tạo, cho dù đó là người quản lý, đồng nghiệp/cố vấn hoặc điều phối viên đào tạo được chỉ định. Bạn cũng có thể chọn thuê ngoài đào tạo của mình và sử dụng một điều phối viên nội bộ để làm việc với công ty xử lý việc đào tạo. Điều này có thể hữu ích nếu bạn không có tài nguyên hoặc kiến thức để tiến hành đào tạo thành công hoặc trong trường hợp hệ thống hoặc thiết bị chuyên dụng cao.
2.5. Đánh Giá Với Phản Hồi Của Nhân Viên
Xác định mức độ thành công của chương trình OJT của bạn với một cách tiếp cận đơn giản: chỉ cần hỏi. Sử dụng một khảo sát được lên kế hoạch cẩn thận cho phép ẩn danh và xem xét đưa ra khảo sát trong thời gian, ngay sau đó và vài tháng sau khi đào tạo. Hiệu suất nhân viên được cải thiện hầu như sẽ luôn tác động tích cực đến lợi nhuận và tăng trưởng. Bạn có thể đo lường sự cải thiện của nhân viên bằng cách so sánh các dấu hiệu năng suất từ trước khi đào tạo đến sau (ví dụ: hoa hồng cao hơn từ bán hàng, nhiều mặt hàng được lắp ráp, v.v.).
Thu thập phản hồi từ nhân viên sau đào tạo
Hay bạn cũng có thể thực hiện cách giám sát việc giữ chân nhân viên. Hãy lưu ý: những nhân viên được đào tạo của bạn có ở lại lâu hơn những gì bạn trải nghiệm trước khi đào tạo không? Một số điều khó đo lường hơn; tuy nhiên, như dịch vụ khách hàng và thái độ. Quan sát và trò chuyện với các nhà quản lý sẽ giúp bạn nhận thức rõ hơn về những gì diễn ra trong các phòng ban. Nhìn chung, bạn nên tin tưởng vào trực giác của mình. Nếu bạn nhận thấy sự cải thiện trong văn hóa nơi làm việc trùng khớp với việc đạt được các mục tiêu hiệu suất của công ty, thì đó là thứ mà bạn đang tìm kiếm.
Kết Luận
Đào tạo tại chỗ giúp bạn xây dựng tương lai của doanh nghiệp với nhân viên là nền tảng. Hy vọng, thông qua bài viết, bạn đã hiểu đầy đủ về On the Job Training là gì và với những hướng dẫn này, bạn có thể bắt đầu biến OJT thành hiện thực trong doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công!