Office 365 Là Gì? Giải Pháp Toàn Diện Cho Năng Suất Văn Phòng Hiện Đại

Office 365, ra mắt từ năm 2001, là một bộ ứng dụng văn phòng dựa trên mô hình đăng ký đám mây của Microsoft Office. Thay vì mua bản quyền vĩnh viễn, người dùng trả phí định kỳ để sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và OneNote. Tùy thuộc vào gói đăng ký, Office 365 còn cung cấp thêm nhiều công cụ và dịch vụ khác như Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer và Microsoft Teams.

Có nhiều gói Office 365 khác nhau, phục vụ cho nhu cầu sử dụng cá nhân, gia đình, sinh viên, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và giáo dục. Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp phiên bản Office Online, cho phép người dùng truy cập miễn phí các phiên bản giới hạn tính năng của ứng dụng Office thông qua trình duyệt web.

Office 365 là phiên bản mô hình đăng ký dựa trên đám mây của bộ công cụ năng suất phổ biến Microsoft Office

Sự Khác Biệt Giữa Office 365 và Các Phiên Bản Office Truyền Thống

Điểm khác biệt lớn nhất giữa Office 365 và các phiên bản Office trước đây là mô hình phân phối. Office 365 là một dịch vụ đăng ký, người dùng trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng, trong khi các phiên bản Office truyền thống được mua một lần và sử dụng vĩnh viễn (perpetual license).

Với mô hình đăng ký, người dùng Office 365 luôn được cập nhật phiên bản mới nhất, vì Microsoft sẽ tự động cập nhật phần mềm. Ngược lại, người dùng Office vĩnh viễn phải mua phiên bản mới để tiếp cận các tính năng mới nhất.

Office 365 được thiết kế để hoạt động tốt nhất trên nền tảng đám mây. Mặc dù vẫn có các phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn, nhưng dữ liệu và cài đặt chủ yếu được lưu trữ trên máy chủ của Microsoft. Người dùng không cần tự cài đặt phần mềm hoặc bảo trì phần cứng. Office 365 còn tích hợp sẵn dịch vụ lưu trữ email và không gian lưu trữ đám mây OneDrive, giúp người dùng truy cập file từ mọi thiết bị có kết nối Internet.

Tại Sao Doanh Nghiệp Lựa Chọn Office 365?

Microsoft Office đã trở thành công cụ làm việc quen thuộc với hàng tỷ người dùng trên toàn thế giới trong gần ba thập kỷ qua. Đối với doanh nghiệp, Office 365 không chỉ là bộ ứng dụng văn phòng đơn thuần mà còn là một nền tảng cộng tác và giao tiếp mạnh mẽ.

Các ứng dụng cốt lõi như Word, Excel và PowerPoint vẫn là những công cụ không thể thiếu cho các tác vụ hàng ngày như soạn thảo văn bản, quản lý dữ liệu và tạo bài thuyết trình. Tuy nhiên, Office 365 còn cung cấp nhiều công cụ thông minh khác, giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả và năng suất hơn. Với nhiều gói dịch vụ khác nhau, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều có thể tìm thấy giải pháp phù hợp.

Outlook không chỉ là ứng dụng email mà còn là nền tảng xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiếp thị dịch vụ và sản phẩm của mình. Tính năng lập lịch nâng cao của Outlook cũng giúp các tổ chức quản lý thời gian và cộng tác hiệu quả hơn.

Office 365 cho phép tất cả các ứng dụng và dịch vụ kết nối với nhau và với Internet, tạo điều kiện làm việc nhóm, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cộng tác thông qua các công cụ như trò chuyện nhóm, họp trực tuyến, chia sẻ file và nhóm email. Khả năng truy cập từ mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi, cùng với các tính năng bảo mật mạnh mẽ, cũng là những yếu tố quan trọng khiến doanh nghiệp lựa chọn Office 365.

Office 365 Giúp Doanh Nghiệp Phát Triển Như Thế Nào?

Các công cụ năng suất giúp mọi người trong tổ chức làm việc hiệu quả hơn, giao tiếp tốt hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn. Office 365 giúp doanh nghiệp thực hiện các tác vụ thiết yếu như tìm kiếm thông tin, chia sẻ kiến thức, giao tiếp với đồng nghiệp, xử lý dữ liệu, lập kế hoạch và tổ chức một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Điều này giúp giảm thời gian dành cho các tác vụ hành chính và cho phép doanh nghiệp tập trung vào việc tạo ra giá trị, đổi mới và thúc đẩy sự phát triển.

Các ứng dụng mới được bổ sung vào Office 365 cung cấp cho người dùng doanh nghiệp nhiều công cụ quan trọng để phát triển, bao gồm:

• Microsoft Connections: Công cụ tiếp thị qua email và tương tác với khách hàng cơ bản.
• Microsoft Listings: Công cụ giúp các tổ chức quản lý thông tin doanh nghiệp của họ trên các nền tảng như Facebook, Google, Bing và Yelp.
• Microsoft Invoicing: Ứng dụng tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp cho khách hàng và chấp nhận thanh toán khi đang di chuyển.
• Outlook Customer Manager: Add-on quản lý khách hàng thông minh, đơn giản dành cho các doanh nghiệp chưa cần hệ thống CRM toàn diện.
• Microsoft Bookings: Cho phép người dùng quản lý các cuộc hẹn và lịch trình của khách hàng.
• MileIQ: Nền tảng ghi số dặm bay tự động phân loại và gửi các chuyến công tác.
• Business Center: Điểm truy cập trung tâm cho tất cả các ứng dụng Office 365 dành cho doanh nghiệp, cho phép người dùng theo dõi các chỉ số như hóa đơn chưa thanh toán, đăng ký email và đặt chỗ.

Việc sử dụng bộ năng suất được lưu trữ trên đám mây cũng có thể mang lại tác động tích cực đến lợi nhuận của công ty. Các dịch vụ dựa trên đăng ký thường tiết kiệm chi phí và linh hoạt hơn so với việc mua bản quyền vĩnh viễn. Hơn nữa, Office 365 không yêu cầu bất kỳ khoản đầu tư phần cứng nào. Tất cả cơ sở hạ tầng đều được Microsoft quản lý, giúp giảm nhu cầu về chuyên môn CNTT và có khả năng giảm chi phí cho các dịch vụ CNTT nội bộ.

So Sánh Office 365 và G Suite: Lựa Chọn Nào Tốt Hơn?

Microsoft đã thống trị thị trường phần mềm năng suất trong một thời gian dài, và Office vẫn là tiêu chuẩn trong thế giới kinh doanh. Tuy nhiên, sự phát triển của điện toán đám mây đã tạo ra một sân chơi cạnh tranh hơn, cho phép các tổ chức thuộc mọi quy mô tiếp cận các sản phẩm và dịch vụ mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn.

Trong số các đối thủ cạnh tranh, G Suite của Google nổi lên như một giải pháp thay thế đáng chú ý cho Office 365. Giống như Office 365, G Suite có phiên bản miễn phí với các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets và Google Slides, cùng với dung lượng lưu trữ đám mây và email miễn phí.

G Suite cũng có phiên bản đăng ký dành cho doanh nghiệp, cung cấp các tính năng tương tự như Office 365, bao gồm địa chỉ email doanh nghiệp, mã hóa email và tin nhắn bảo mật, kiểm soát bảo mật, cuộc gọi video và thoại, và hỗ trợ mở rộng.

G Suite có cấu trúc giá đơn giản hơn Office 365, với ba mức đăng ký từ $5 đến $25 cho mỗi người dùng mỗi tháng. Tuy nhiên, các gói cấp doanh nghiệp của Microsoft thường yêu cầu thanh toán trước theo năm. Người dùng nên xem xét kỹ từng gói của Office 365, vì một số gói có thể không bao gồm các tính năng quan trọng như tài khoản email và lịch.

Nhìn chung, gói đăng ký cấp đầu vào của Office 365 thường cung cấp nhiều tính năng hơn so với G Suite, đặc biệt là về dung lượng lưu trữ file và các ứng dụng đi kèm. Khi nâng cấp lên các gói cấp trung bình, hai dịch vụ này trở nên tương đương hơn về giá cả và tính năng.

Một trong những khác biệt chính giữa hai bộ công cụ này là Office 365 có nhiều tính năng hơn và cung cấp các phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn, trong khi G Suite chủ yếu hoạt động trên nền tảng đám mây.

Office 365 và Microsoft 365: Sự Khác Biệt Cần Biết

Microsoft 365, được giới thiệu vào giữa năm 2017, thường bị nhầm lẫn với Office 365. Tuy có tên tương tự, nhưng Microsoft 365 không phải là Microsoft Dynamics 365 hoặc Office 365.

Office 365 là một bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây, trong khi Microsoft 365 là một gói dịch vụ bao gồm Office 365, cùng với các công cụ kinh doanh khác. Người dùng có thể đăng ký Office 365 mà không cần đăng ký Microsoft 365, nhưng tất cả người dùng Microsoft 365 đều có quyền truy cập vào Office 365.

Microsoft 365 được thiết kế để cung cấp cho các doanh nghiệp quyền truy cập vào tất cả các công cụ cơ bản mà họ cần để quản lý cơ sở hạ tầng CNTT, bảo vệ doanh nghiệp và hoàn thành công việc. Cùng với Office 365, Microsoft 365 bao gồm Windows 10 Enterprise và Enterprise Mobility + Security (EMS), mang lại các tính năng như email và lịch, lưu trữ file, kiểm soát bảo vệ dữ liệu, bảo vệ khỏi các mối đe dọa mạng, kiểm soát quản trị và triển khai, và đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động.

Tất cả các dịch vụ có trong Microsoft 365 đều có sẵn riêng lẻ, nhưng nhiều doanh nghiệp có thể thấy việc chọn gói Microsoft 365 thuận tiện và tiết kiệm chi phí hơn, đặc biệt nếu họ không phải là khách hàng doanh nghiệp hiện tại của Microsoft.

Office 365 for Business bao gồm nhiều ứng dụng và dịch vụ

Các Ứng Dụng và Dịch Vụ Có Trong Office 365 for Business

Các ứng dụng và dịch vụ có trong Office 365 for Business phụ thuộc vào gói đăng ký mà người dùng chọn, nhưng các ứng dụng và dịch vụ cốt lõi bao gồm:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• OneNote
• Publisher
• Exchange
• SharePoint
• Skype for Business
• Microsoft Teams
• OneDrive for Business

Một số ứng dụng Office 365 cũng có phiên bản di động, cho phép doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn khi đang di chuyển, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, OneDrive for Business, Skype for Business, Yammer và OneNote. Gói đăng ký Office 365 cũng bao gồm 1TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive for Business cho mỗi người dùng.