Mục Lục
Nhân sự là gì?
Nhân sự (Human Resources – HR), hay còn gọi là quản trị nhân sự, là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Bộ phận này chịu trách nhiệm chính trong việc tìm kiếm, tuyển dụng, sàng lọc ứng viên tiềm năng, cũng như tổ chức các chương trình đào tạo và quản lý phúc lợi cho nhân viên. Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại liên tục thay đổi và nhu cầu tuyển dụng nhân sự chất lượng ngày càng tăng, phòng Nhân sự đóng vai trò then chốt, giúp doanh nghiệp thích ứng và phát triển.
Thuật ngữ “nguồn nhân lực” (human resource) lần đầu tiên được đề cập bởi John R. Commons, một chuyên gia kinh tế học thể chế người Mỹ, trong tác phẩm “The Distribution of Wealth” xuất bản năm 1893. Tuy nhiên, bộ phận Nhân sự chỉ thực sự phát triển vào thế kỷ 19, với vai trò giải quyết những tranh chấp phát sinh giữa người lao động và người sử dụng lao động.
John R. Commons được xem là cha đẻ của khái niệm nguồn nhân lực (Human Resources).
Các vị trí trong bộ phận Nhân sự
Quản lý nguồn nhân lực là một lĩnh vực rộng lớn, bao gồm nhiều mảng khác nhau. Do đó, các vai trò trong phòng nhân sự cũng rất đa dạng. Dưới đây là một số vị trí phổ biến trong bộ phận nhân sự của các tổ chức:
- Chuyên gia phát triển đào tạo (Training development specialist)
- Giám đốc nhân sự (HR manager)
- Chuyên viên phúc lợi (Benefits specialist)
- Chuyên viên nhân sự tổng hợp (Human resource generalist)
- Quản lý dịch vụ việc làm (Employment services manager)
- Chuyên gia phân tích công việc và lương thưởng (Compensation and job analysis specialist)
- Giám đốc đào tạo và phát triển (Training and development manager)
- Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter)
- Nhân viên tư vấn quyền lợi (Benefits counselor)
- Chuyên viên phân tích nhân sự (Personnel analyst)
- Giám sát nhân sự (Personnel supervisor)
- …và nhiều vị trí khác.
Cơ cấu tổ chức của phòng nhân sự có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự (Human Resource Management) là việc áp dụng các phương pháp tiếp cận chiến lược và toàn diện để quản lý con người, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tạo dựng môi trường làm việc tích cực.
Chuyên gia nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng nhân viên, tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, nhận được sự hỗ trợ đầy đủ thông qua các chương trình, chính sách và quy trình của công ty. Họ cũng chịu trách nhiệm thúc đẩy một môi trường làm việc lành mạnh, tích cực, gắn kết người lao động với doanh nghiệp.
Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả giúp nhân viên đóng góp vào định hướng chung của công ty, đảm bảo các mục tiêu và nhiệm vụ được hoàn thành một cách xuất sắc.
Quản lý nhân sự hiệu quả giúp tạo ra một lực lượng lao động gắn kết và năng suất.
Công việc của bộ phận Nhân sự
Vậy, làm nhân sự là làm gì? Công việc của phòng nhân sự bao gồm quản trị và hoạch định nguồn nhân lực, với 7 trách nhiệm chính sau:
- Tổ chức tuyển dụng
- Quản lý hiệu suất
- Đào tạo và phát triển
- Lập kế hoạch kế nhiệm
- Lương thưởng và phúc lợi (C&B)
- Quản lý hệ thống thông tin nhân sự/quản trị nguồn nhân lực
- Phân tích dữ liệu nhân sự
1. Tổ chức tuyển dụng
Tuyển dụng và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất cho công ty là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của phòng nhân sự. Nhân lực là yếu tố sống còn của tổ chức, vì vậy, việc tìm kiếm những ứng viên tiềm năng và xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao cần được ưu tiên hàng đầu.
Quy trình tuyển dụng thường bắt đầu khi có một vị trí mới cần tuyển dụng hoặc cần thay thế nhân viên đã nghỉ việc. Quản lý trực tiếp sẽ cung cấp bản mô tả công việc cho phòng Nhân sự để bắt đầu quá trình tuyển dụng. Chuyên viên nhân sự có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để lựa chọn và tìm ra ứng viên phù hợp nhất, bao gồm phỏng vấn, đánh giá và kiểm tra thông tin từ các nguồn tham khảo.
Trong trường hợp có nhiều ứng viên, bộ phận Nhân sự có thể sử dụng các công cụ sàng lọc trước (preselection tools) để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất cho vòng tiếp theo, trước khi tiến hành phỏng vấn và đánh giá chuyên sâu hơn.
2. Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất là một nhiệm vụ quan trọng khác của bộ phận Nhân sự, nhằm mục đích phát triển nhân viên, nâng cao năng suất làm việc và cải thiện lợi nhuận của công ty.
Thông thường, mỗi nhân viên sẽ đảm nhận một số trách nhiệm cụ thể. Quản lý hiệu suất tạo cơ hội để nhân viên nhận được phản hồi về hiệu quả công việc của mình, từ đó có kế hoạch cải thiện và tối ưu năng suất làm việc. Các hoạt động có thể bao gồm đối thoại hiệu suất 1-1, đánh giá 360 độ dựa trên nhận xét của đồng nghiệp, khách hàng và các nguồn phản hồi khác.
Quản lý hiệu suất giúp nhân viên hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó phát triển bản thân.
Công tác quản lý hiệu suất thường được các doanh nghiệp thực hiện theo chu kỳ hàng năm, bao gồm lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng nhân viên. Mục tiêu cuối cùng là phân loại nhân viên dựa trên năng suất và tiềm năng phát triển của họ.
Quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và cấp quản lý. Quản lý trực tiếp đóng vai trò chính và nhận được sự hỗ trợ từ phòng nhân sự. Công tác này có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển năng lực nhân viên, nâng cao hiệu quả, tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đối với những nhân viên thường xuyên không đạt được chỉ tiêu, doanh nghiệp và phòng Nhân sự cần đánh giá xem liệu họ có phù hợp với công việc và văn hóa công ty hay không.
3. Đào tạo và phát triển
Trong lĩnh vực nhân sự, công tác Đào tạo & Phát triển (Learning & Development – L&D) nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực và kiến thức, cũng như thích nghi với những thay đổi trong quy trình, công nghệ, biến động xã hội hoặc luật pháp. Dưới sự quản lý của bộ phận Nhân sự, L&D sẽ đưa ra những chính sách phù hợp nhất để thúc đẩy doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu dài hạn.
Phần lớn doanh nghiệp đều dành một khoản ngân sách riêng biệt cho hoạt động L&D. Nguồn ngân sách này được phân bổ cho đội ngũ nhân viên, trong đó, thực tập sinh, nhà lãnh đạo tương lai và nhân viên tiềm năng sẽ có cơ hội tiếp cận nhiều hơn. L&D đóng vai trò quan trọng trong việc thu hẹp khoảng cách về trình độ và năng lực giữa các nhân viên, giúp họ hoàn thiện và phát triển thành đội ngũ lãnh đạo tương lai. Tùy vào hiệu suất và tiềm năng của mỗi nhân viên, bộ phận nhân sự cùng cấp quản lý sẽ tư vấn hoặc hỗ trợ họ lựa chọn lộ trình/kế hoạch phát triển phù hợp.
Đào tạo và phát triển giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức, đáp ứng yêu cầu công việc.
4. Lập kế hoạch kế nhiệm
Lập kế hoạch kế nhiệm (Succession Planning) là quá trình xây dựng phương án dự phòng trong trường hợp nhân viên chủ chốt của công ty rời đi. Khi một vị trí quản lý cấp cao nghỉ việc, việc chuẩn bị sẵn một người thay thế sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh được duy trì liên tục, tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch kế nhiệm thường dựa trên đánh giá hiệu suất và công tác L&D. Qua đó, doanh nghiệp có cơ hội xây dựng một nguồn nhân tài, bao gồm các ứng viên có đủ năng lực và sẵn sàng thay thế các vị trí (cấp cao) khi cần thiết. Xây dựng và phát triển hệ thống này là yếu tố then chốt trong hoạt động quản lý con người.
5. Lương thưởng và phúc lợi
Một chức năng quan trọng khác của phòng Nhân sự là phụ trách lương thưởng và phúc lợi (Compensation and Benefits – C&B). Chế độ đãi ngộ công bằng là yếu tố then chốt trong việc tạo động lực và giữ chân nhân viên. Khi trả lương cho nhân viên, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ nguyên tắc công bằng và minh bạch.
Trả lương xứng đáng là một trong những cách tốt nhất để thu hút nhân tài. Lương thưởng phải cân bằng với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Vai trò của phòng Nhân sự là giám sát việc tăng lương, đặt ra các tiêu chuẩn khen thưởng, cũng như thực hiện kiểm toán lương khi cần thiết.
Chính sách lương thưởng và phúc lợi hấp dẫn giúp thu hút và giữ chân nhân tài.
Lương thưởng bao gồm lương chính thức và các phúc lợi phụ thêm. Phần lương chính bao gồm tiền được trả trực tiếp cho công việc, thường là tiền lương hàng tháng hoặc được tính dựa trên hiệu suất. Phúc lợi là tất cả các loại phần thưởng phi tiền tệ, bao gồm ngày nghỉ phép, thời gian làm việc linh hoạt, chăm sóc sức khỏe, lương hưu, trợ cấp xăng xe, máy tính xách tay, v.v…. Mục đích chính là để khen thưởng, khích lệ và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
6. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực
Trong bối cảnh công nghệ 4.0 hiện nay, việc xây dựng và phát triển Hệ thống Quản trị Nguồn nhân lực (Human Resource Information System – HRIS) có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp và đặc biệt là phòng Nhân sự. Ví dụ, khi tổ chức tuyển dụng, các chuyên gia nhân sự thường sử dụng Hệ thống Theo dõi Ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) để cập nhật thông tin ứng viên và người được tuyển dụng.
Đối với hoạt động quản lý hiệu suất, hệ thống này giúp bộ phận Nhân sự theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu của từng nhân viên, từ đó đưa ra xếp hạng cho họ.
Hệ thống quản trị nguồn nhân lực giúp tự động hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc.
Trong công tác L&D, Hệ thống quản lý học tập (Learning Management System – LMS) được sử dụng để truyền tải nội dung đào tạo nội bộ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đến các hệ thống quản lý nhân sự khác để theo dõi ngân sách và phê duyệt đào tạo.
Hệ thống tính lương được sử dụng trong công tác quản lý phúc lợi. Bên cạnh đó, có rất nhiều công cụ kỹ thuật số nhằm hỗ trợ xây dựng kế hoạch kế nhiệm.
Tất cả các chức năng trên có thể được tích hợp trong một hệ thống duy nhất – HRIS. Đôi khi, việc quản lý các chức năng này được chia nhỏ thành nhiều hệ thống nhân sự khác nhau.
7. Phân tích dữ liệu nhân sự
Trong những năm gần đây, tổng hợp và phân tích dữ liệu đã trở thành một yêu cầu mới đối với người làm nhân sự. Hệ thống HRIS là một hệ thống lưu trữ dữ liệu mà qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược nhân sự sáng suốt hơn.
Một phương pháp quản lý dữ liệu hiệu quả là thông qua hệ thống KPI nhân sự. Có những phép đo lường cụ thể giúp xác định hiệu quả hoạt động của công ty, thường được gọi là báo cáo nhân sự (HR reporting).
Báo cáo này tập trung phân tích tình trạng doanh nghiệp ở hiện tại và trong quá khứ. Quá trình phân tích dữ liệu cũng tạo cơ sở để phòng Nhân sự đưa ra dự đoán cho tương lai (ví dụ: dự đoán về nhu cầu lực lượng lao động, tỷ lệ turnover, tác động của trải nghiệm ứng viên đến sự hài lòng của khách hàng, v.v…).
Bằng cách chủ động đo lường và xem xét những dữ liệu này, phòng Nhân sự có thể đưa ra quyết định khách quan hơn, từ đó dễ dàng nhận được sự đồng thuận và hỗ trợ từ ban lãnh đạo.
Xu hướng mới trong ngành Quản trị Nhân sự
Ngày nay, trách nhiệm của phòng Nhân sự không chỉ giới hạn trong những công việc hành chính truyền thống, mà còn phải hướng đến sử dụng nguồn nhân lực một cách chiến lược và hiệu quả hơn, đảm bảo các chương trình và chính sách cho nhân viên có tác động tích cực và đo lường được đến doanh nghiệp.
Để được doanh nghiệp đánh giá cao, người làm nhân sự cần tự chuyển đổi để hình thành tư duy kinh doanh và tầm nhìn chiến lược dài hạn. Chính xu hướng này đã dẫn đến sự ra đời của một chức vụ mới – Nhân sự đối tác chiến lược kinh doanh (Human Resource Business Partner – HRBP).
HRBP đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận nhân sự và các phòng ban khác trong công ty.
Kỳ vọng đối với bộ phận Nhân sự hiện nay
Cùng với sự phát triển của xã hội, vai trò của đội ngũ quản lý nhân sự ngày nay tập trung chủ yếu vào 4 khía cạnh chính sau:
- Xác định và thống nhất mục tiêu doanh nghiệp: Mỗi nhân viên phải hiểu rõ mục đích tồn tại của công ty. Khi đó, doanh nghiệp mới có thể thành công và phát triển bền vững. Ngoài ra, mỗi cá nhân cũng phải hiểu rõ vai trò của mình trong việc hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Tuyển dụng nhân tài bằng cách xây dựng, tiếp thị và quảng bá định vị giá trị nhân viên (EVP): Định vị giá trị nhân viên (Employee Value Proposition – EVP) là những yếu tố đặc trưng giúp doanh nghiệp thu hút người lao động. Đó có thể là những yếu tố hữu hình (lương thưởng, đãi ngộ, chế độ đào tạo…) hoặc vô hình (môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp, quan hệ giữa đồng nghiệp…).
- Tập trung vào điểm mạnh của nhân viên: Các doanh nghiệp cần cố gắng tìm hiểu những khả năng và thế mạnh của ứng viên và nhân viên, tạo điều kiện hoặc giao cho họ những công việc giúp họ phát huy tối đa khả năng của mình.
- Đảm bảo sự thống nhất trong tổ chức: Để doanh nghiệp đạt được thành công và phát triển bền vững, phòng nhân sự và ban lãnh đạo cần đảm bảo mọi thành tích đạt được đều thống nhất với mục tiêu đã đề ra.
Tố chất cần có của người làm nhân sự
Để thực hiện tốt vai trò của người làm nhân sự, yêu cầu quan trọng nhất là khả năng tương tác và quản lý con người tốt, biết cách giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau. Ngoài ra, một số kỹ năng quan trọng khác bao gồm năng lực lãnh đạo quản lý, tư duy, ra quyết định, lắng nghe tích cực, khả năng thấu cảm, phân công công việc, v.v…