Tờ khai hải quan là một chứng từ vô cùng quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Bất kể loại hàng hóa nào khi xuất hoặc nhập khẩu đều cần phải khai báo hải quan để có thể thực hiện các thủ tục hải quan theo quy định. Nếu bạn đang có ý định làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ về tờ khai hải quan và quy trình khai báo là điều vô cùng cần thiết. Vậy tờ khai hải quan là gì và cách khai báo điện tử trên phần mềm VNACCS như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Mục Lục
1. Tờ Khai Hải Quan Là Gì?
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản mà chủ hàng (người xuất khẩu hoặc nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện vận tải phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất hoặc nhập khẩu một mặt hàng nào đó, việc khai báo hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không khai báo hải quan, mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều sẽ bị tạm dừng.
Hiện nay, để khai báo hải quan, các doanh nghiệp thường thực hiện thông quan điện tử bằng phần mềm. Có hai phần mềm được sử dụng phổ biến nhất là Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS của công ty Thái Sơn và phần mềm hải quan điện tử của FPT. Tuy nhiên, phần mềm của Thái Sơn vẫn được đa số các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để khai hải quan điện tử.
Sau khi khai báo hải quan, cơ quan hải quan sẽ trả kết quả phân luồng tờ khai. Doanh nghiệp sẽ in tờ khai này và kèm theo bộ chứng từ cần thiết để làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Phân Luồng Tờ Khai Hải Quan:
-
Luồng Xanh: Doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa nếu tuân thủ tốt các quy định pháp luật về hải quan. Đây là luồng mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn.
-
Luồng Vàng: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ nhưng miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.
-
Luồng Đỏ: Cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết cả hồ sơ và hàng hóa ở các mức độ khác nhau.
- Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng. Nếu không có dấu hiệu sai phạm, việc kiểm tra sẽ kết thúc. Nếu có, kiểm tra tiếp tục đến khi xác định được mức độ vi phạm.
- Kiểm tra thực tế 10% lô hàng: Áp dụng khi cơ quan hải quan phát hiện dấu hiệu sai phạm qua phân tích thông tin, mặc dù hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra.
- Kiểm tra toàn bộ lô hàng: Áp dụng đối với hàng hóa của các chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.
Tờ khai hải quan
2. Nội Dung Cơ Bản Của Tờ Khai Hải Quan
Tờ khai hải quan bao gồm các phần chính sau:
- Phần 1: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.
- Phần 2: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu.
- Phần 3: Thông tin chi tiết về lô hàng như số vận đơn (bill of lading), địa điểm lưu kho, địa điểm xếp/dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất/nhập, số lượng hàng hóa,…
- Phần 4: Thông tin về hóa đơn thương mại và trị giá hóa đơn.
- Phần 5: Thông tin về thuế và các loại thuế phải nộp (hệ thống sẽ tự động tính toán sau khi nhập chi tiết hàng hóa).
- Phần 6: Phần dành cho hệ thống hải quan trả về kết quả.
- Phần 7: Ghi chú về tờ khai hải quan (nếu có).
- Phần 8: Danh sách hàng hóa chi tiết.
Cách Ghi Tiêu Thức Trong Tờ Khai Như Thế Nào?
Để tránh sai sót và đảm bảo kê khai chính xác, bạn cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Góc trái tờ khai: Ghi rõ tên Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai và Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất khẩu.
- Phần giữa tờ khai:
- Số tham chiếu và ngày giờ gửi: Số do hệ thống cấp tự động cho mỗi tờ khai khi người khai hải quan gửi dữ liệu khai báo điện tử.
- Số tờ khai, ngày giờ đăng ký: Số thứ tự đăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình xuất khẩu tại từng Chi cục Hải quan (hệ thống tự động ghi). Nếu cần ghi thủ công, công chức Hải quan sẽ ghi đầy đủ thông tin.
- Phần bên phải tờ khai:
- Phương thức thủ công: Công chức hải quan tiếp nhận và đăng ký tờ khai hàng hóa xuất khẩu, ký tên và đóng dấu công chức.
- Phương thức điện tử: Tự động ghi tên hoặc số ký hiệu của công chức đã tiếp nhận tờ khai.
3. Cách Truyền Tờ Khai Hải Quan Điện Tử Trên Phần Mềm VNACCS
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS5 – VNACCS để khai báo hải quan. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm này.
Hệ thống thông quan hàng hóa tự động VNACCS (Vietnam Automated Cargo Clearance System) được sử dụng để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, khu chế xuất,…
Phần mềm VNACCS có các nghiệp vụ chính sau:
- Khai báo điện tử (e-Declaration)
- Hóa đơn điện tử (e-Invoice)
- Thanh toán điện tử (e-Payment)
- C/O điện tử (e-C/O)
- Manifest điện tử (e-Manifest)
Các Bước Cơ Bản Truyền Tờ Khai Bằng Phần Mềm VNACCS:
Bước 1: Mua Chữ Ký Số và Chuẩn Bị Chứng Từ
Mỗi chữ ký số tương ứng với một tài khoản trên VNACCS. Một doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ ký số.
Để khai báo hải quan, bạn cần chuẩn bị các thông tin và chứng từ sau:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
- Xác định loại hình doanh nghiệp.
- Nội dung hàng hóa (có thuộc hàng hóa có điều kiện hay không, ví dụ: kiểm tra chất lượng, giấy phép, kiểm dịch, khai báo hóa chất).
Các chứng từ cần thiết khi khai báo hải quan:
- Hợp đồng ngoại thương (Contract – không bắt buộc)
- Hóa đơn thương mại (Invoice – bắt buộc)
- Vận đơn (Bill of Lading – bắt buộc đối với tờ khai nhập khẩu)
- Phiếu đóng gói (Packing List – khi có kiểm hóa)
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice – đối với tờ khai nhập khẩu)
- Giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu có)
Bước 2: Đăng Ký Tài Khoản VNACCS
Đối với các công ty mới thành lập chưa có thông tin trên hệ thống hải quan, cần đăng ký thông tin bằng cách gửi email đến Tổng cục Hải quan để cập nhật thông tin và tạo tài khoản, bao gồm:
- Mã người sử dụng (User code)
- Mật khẩu (Password)
- Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)
- Khóa truy cập
Cách nhanh nhất là liên hệ với bên cấp chữ ký số để đăng ký tài khoản.
Bước 3: Lên Tờ Khai
Dựa vào các chứng từ xuất nhập khẩu (hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói), người khai hải quan sẽ nhập chi tiết thông tin lên tờ khai hải quan trên hệ thống.
Bước 4: Truyền Tờ Khai
Sau khi hoàn thành tờ khai, bạn tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống hải quan. Sau khi truyền dữ liệu, bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan. Nếu hệ thống phát hiện lỗi, sẽ có thông báo trên màn hình để bạn sửa lại.
Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, hệ thống sẽ trả về số tờ khai hải quan và kết quả phân luồng. Bạn sẽ thực hiện một trong các lựa chọn sau:
- Luồng Xanh (mã số “1”): Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và hàng hóa. Chỉ cần cầm tờ khai xuống đăng ký và sẽ được thông quan luôn (sau khi nộp thuế, nếu có).
- Luồng Vàng (mã số “2”): Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra.
- Luồng Đỏ (mã số “3”): Xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa.
Hiện nay có hai hình thức kiểm hóa:
- Hải quan trực tiếp xuống mở container kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Thực hiện kiểm tra qua máy soi.
Truyền tờ khai hải quan điện tử
Bước 5: Đóng Dấu Thông Quan và Lấy Hàng
Bước 6: Nhập Dữ Liệu Vào Phần Mềm
Lưu ý: Khi truyền tờ khai hải quan, bạn phải điền chính xác các thông tin và cần đọc các thông tư, nghị định liên quan. Không cần điền thông tin ngày khai báo vì phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Hy vọng bài viết này của Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh hữu ích cho bạn.
Tìm hiểu thêm khóa học: Khóa Học Khai Báo Hải Quan Điện Tử
Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Nơi đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu và hỗ trợ việc làm cho hàng ngàn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu: 0904848855 / 0966199878