Mục Lục
Meeting minutes là gì?
Meeting minutes, hay còn gọi là biên bản cuộc họp, là bản ghi chép chi tiết nội dung diễn ra trong một cuộc họp. Nó đóng vai trò là tài liệu lưu trữ thông tin, ghi nhớ các quyết định và hành động được thống nhất, đồng thời là hồ sơ chính thức của cuộc họp. Trong một số công ty, meeting minutes còn được xem là một sản phẩm bàn giao quan trọng cho khách hàng, thay thế cho các báo cáo thông thường.
Tại sao cần có meeting minutes?
Mục đích chính của meeting minutes là ghi lại toàn bộ diễn biến của cuộc họp, giúp người tham dự dễ dàng ôn lại nội dung đã thảo luận, đồng thời chia sẻ thông tin cho những người không tham gia hoặc các bên liên quan. Bên cạnh đó, meeting minutes còn giúp ngăn ngừa tình trạng bỏ sót công việc do sự đãng trí.
Trong meeting minutes, các mục thảo luận, giải pháp, tình trạng hiện tại và hành động tiếp theo được ghi chép cẩn thận. Nó có thể được sử dụng như một checklist công việc, giúp cải thiện chất lượng công việc và nâng cao hiệu quả của các cuộc họp tiếp theo.
Với tần suất dày đặc của các cuộc họp trong công việc, việc ghi chép meeting minutes một cách tỉ mỉ, cẩn thận và chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ chia sẻ những yếu tố then chốt để tạo ra meeting minutes hiệu quả, cũng như giới thiệu các công cụ hỗ trợ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Những yếu tố quan trọng để tạo meeting minutes hiệu quả
1. Ghi chú chi tiết
Để có cơ sở tạo meeting minutes chất lượng, việc ghi chú đầy đủ và chi tiết là vô cùng quan trọng.
Càng ghi chú rõ ràng và kỹ lưỡng, quá trình tạo meeting minutes sau đó càng trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, việc ghi chú lộn xộn, không có hệ thống có thể gây khó khăn trong việc sắp xếp và trích xuất thông tin. Vì vậy, hãy ghi chú theo đúng trình tự diễn ra của cuộc họp.
2. Sử dụng template
Việc sử dụng template mẫu giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Bạn có thể tạo template dựa trên các mục đã được lên kế hoạch trong agenda cuộc họp, sau đó chỉ cần điền thông tin vào các mục tương ứng.
Thậm chí, bạn có thể tạo một template đơn giản ngay trong cuộc họp, dựa trên nội dung được trình bày.
3. Sử dụng công cụ hỗ trợ
Sử dụng các công cụ chuyên dụng để tạo meeting minutes giúp bạn cải thiện hiệu quả và giảm bớt gánh nặng công việc.
Sau khi tạo biên bản bằng công cụ, bạn có thể chia sẻ nó ngay lập tức, tạo điều kiện kết nối dễ dàng với những người tham gia cuộc họp.
Một số công cụ hỗ trợ tạo meeting minutes hiệu quả:
GIJI
GIJI là ứng dụng chuyên dụng để tạo meeting minutes, được trang bị nhiều chức năng đa dạng để hỗ trợ quá trình này.
Ưu điểm:
- Là công cụ chuyên dụng cho việc tạo meeting minutes.
- Bất kỳ ai cũng có thể tạo meeting minutes dễ dàng bằng trình soạn thảo chuyên dụng.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Không có các chức năng thừa, giúp bạn tập trung vào việc tạo meeting minutes.
Khuyết điểm:
- Không hỗ trợ trên điện thoại thông minh, gây bất tiện khi làm việc ngoài văn phòng.
- Ngoài việc tạo meeting minutes, không có chức năng nào khác.
- Vì là công cụ chuyên dụng, việc chia sẻ thông tin cần liên kết với các ứng dụng khác.
AmiVoice
AmiVoice là công cụ hỗ trợ tạo meeting minutes bằng công nghệ nhận diện giọng nói. Hệ thống này tự động chuyển đổi giọng nói trong cuộc họp thành văn bản bằng công nghệ deep learning.
Ưu điểm:
- Chuyển đổi văn bản tự động với độ chính xác cao, phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như phỏng vấn, điều tra thị trường.
- Cho phép chỉnh sửa và cập nhật văn bản đã chuyển đổi thông qua giao diện chuyên dụng.
Khuyết điểm:
- Chi phí đầu tư cao.
- Ngoài gói dịch vụ cơ bản, cần mua thêm các thiết bị hỗ trợ chuyên dụng.
3 bí quyết để tạo meeting minutes hiệu quả
1. Tạo format/template chuẩn
Sử dụng các mẫu và định dạng sẵn có giúp bạn tạo meeting minutes hiệu quả hơn so với việc bắt đầu từ một trang giấy trắng.
Vì meeting minutes được sử dụng nhiều lần, hãy liên tục cập nhật template để phù hợp với từng cuộc họp và giúp bạn đánh dấu thông tin quan trọng một cách hiệu quả nhất.
2. Chuẩn bị trước
Nắm bắt trước mục đích và agenda của cuộc họp giúp bạn tạo ra meeting minutes mạch lạc và đầy đủ thông tin.
Việc chuẩn bị trước giúp bạn chủ động nắm bắt thông tin, tìm hiểu về các thuật ngữ hoặc công việc mà bạn chưa quen thuộc.
3. Không bỏ qua thông tin quan trọng
Nếu bạn cố gắng hoàn thành meeting minutes ngay trong cuộc họp, bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng vì không thể tập trung hoàn toàn vào diễn biến cuộc họp.
Vì vậy, đừng cố gắng viết các câu hoàn chỉnh ngay tại chỗ. Thay vào đó, hãy ưu tiên ghi chú lại thông tin ở mức độ có thể hiểu được, sắp xếp nội dung một cách mạch lạc theo đúng thứ tự, ghi càng nhiều thông tin càng tốt và sử dụng các ghi chú ngắn gọn, dễ hiểu. Nếu không kịp sử dụng máy tính, hãy ghi chú bằng sổ tay.
Cách viết meeting minutes
1. Trình bày cụ thể các điểm quan trọng
Meeting minutes cần có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên cuộc họp
- Thời gian và địa điểm
- Danh sách người tham gia (và những người được mời nhưng vắng mặt, kèm theo lý do)
- Mục đích cuộc họp
- Các vấn đề thảo luận
- Tình trạng và tiến độ (của dự án, công việc)
- Các quyết định và hành động được thống nhất (ai chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành)
- Các vấn đề cần báo cáo trong cuộc họp tiếp theo
Khi ghi chép, cần trình bày cụ thể để bất kỳ ai đọc meeting minutes đều có thể hiểu rõ vấn đề.
Các mục trên là những yếu tố thiết yếu cho mỗi cuộc họp, vì vậy hãy đưa chúng vào template của bạn.
2. Sử dụng nguyên tắc 5W1H
Khi tạo meeting minutes, hãy áp dụng nguyên tắc 5W1H để đảm bảo ghi lại đầy đủ thông tin và chia sẻ nó một cách hiệu quả đến những người liên quan.
- What: Cái gì (vấn đề gì được thảo luận?)
- Why: Tại sao (tại sao vấn đề này lại quan trọng?)
- When: Khi nào (thời gian thực hiện, thời hạn hoàn thành?)
- Where: Ở đâu (địa điểm thực hiện?)
- Who: Ai (ai chịu trách nhiệm?)
- How: Như thế nào (phương pháp thực hiện?)
Sử dụng 5W1H giúp bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng trong cuộc họp.
Tóm tắt
Việc tạo meeting minutes là một phần không thể thiếu trong bất kỳ cuộc họp nào. Mặc dù các phương pháp trên vẫn cần được cải thiện liên tục, chúng có thể giúp bạn giảm bớt các công việc không cần thiết và nâng cao hiệu quả tổng thể. Hy vọng rằng bạn có thể sử dụng các công cụ được giới thiệu trong bài viết này để tạo ra những meeting minutes hiệu quả.