Tự Động Hóa Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Ghi và Chạy Macro Cho Người Mới Bắt Đầu

Macro trong Excel là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và công sức. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách ghi và chạy macro một cách dễ dàng, ngay cả khi bạn chưa có kiến thức về lập trình VBA (Visual Basic for Applications).

Bật Thẻ Developer (Nhà Phát Triển) Trong Excel

Nếu bạn chưa thấy thẻ Developer (Nhà Phát triển) trên thanh Ribbon của Excel, hãy kích hoạt nó theo các bước sau:

  1. Chọn File (Tệp) -> Options (Tùy chọn).

Chọn Options để mở cửa sổ Excel Options, bước đầu tiên để bật thẻ Developer.Chọn Options để mở cửa sổ Excel Options, bước đầu tiên để bật thẻ Developer.

  1. Trong cửa sổ Excel Options (Tùy chọn Excel), chọn Customize Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon).
  2. Ở danh sách bên phải, đánh dấu chọn vào ô Developer (Nhà phát triển).
  3. Nhấn OK.

Chọn Developer trong Excel Options để hiển thị thẻ trên thanh Ribbon.Chọn Developer trong Excel Options để hiển thị thẻ trên thanh Ribbon.

Thẻ Developer (Nhà phát triển) sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo và sử dụng macro trong Excel.

Ghi Macro Từng Bước

Quá trình ghi macro khá đơn giản, nhưng cần lưu ý rằng Excel sẽ ghi lại tất cả các thao tác bạn thực hiện. Nếu bạn mắc lỗi trong quá trình ghi, lỗi đó cũng sẽ được ghi lại. Vì vậy, hãy cẩn thận và thực hiện các thao tác một cách chính xác để tránh phải ghi lại macro.

Đây là các bước để ghi macro:

  1. Trên thẻ Developer (Nhà phát triển), chọn Record Macro (Ghi Macro). Hộp thoại Record Macro (Ghi Macro) sẽ xuất hiện.

Hộp thoại Record Macro để đặt tên và tùy chỉnh macro trước khi bắt đầu ghi.Hộp thoại Record Macro để đặt tên và tùy chỉnh macro trước khi bắt đầu ghi.

  1. Trong hộp thoại Record Macro (Ghi Macro):

    • Macro name: (Tên Macro:) Đặt tên cho macro của bạn. Chọn một cái tên dễ nhớ và mô tả chức năng của macro. Ví dụ: “DinhDangBang”.
    • Shortcut key: (Phím tắt:) Gán một phím tắt để chạy macro nhanh chóng. Ví dụ: Ctrl+Shift+D. Lưu ý: Tránh sử dụng các phím tắt mặc định của Excel.
    • Store macro in: (Lưu trữ macro trong:) Chọn nơi lưu trữ macro.
      • This Workbook: (Sổ làm việc này:) Lưu macro chỉ trong file Excel hiện tại.
      • New Workbook: (Sổ làm việc mới:) Tạo một file Excel mới để lưu macro.
      • Personal Macro Workbook: (Sổ làm việc Macro cá nhân:) Lưu macro để sử dụng cho tất cả các file Excel.
    • Description: (Mô tả:) Thêm mô tả ngắn gọn về chức năng của macro. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận biết và quản lý macro sau này.

  2. Nhấn OK để bắt đầu ghi macro. Kể từ lúc này, mọi thao tác bạn thực hiện trên Excel sẽ được ghi lại.

  3. Thực hiện các thao tác bạn muốn tự động hóa. Ví dụ: định dạng bảng, chèn công thức, lọc dữ liệu, v.v.

  4. Khi hoàn thành, trên thẻ Developer (Nhà phát triển), nhấp vào Stop Recording (Dừng ghi).

Nút Stop Recording trên thẻ Developer để kết thúc quá trình ghi macro.Nút Stop Recording trên thẻ Developer để kết thúc quá trình ghi macro.

Chạy Macro Đã Ghi

Để chạy macro đã ghi, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:

  1. Sử dụng phím tắt: Nếu bạn đã gán phím tắt cho macro, chỉ cần nhấn tổ hợp phím đó.

  2. Từ hộp thoại Macro:

    • Nhấn tổ hợp phím Alt + F8 hoặc trên thẻ Developer (Nhà phát triển), chọn Macros (Macro). Hộp thoại Macro sẽ hiện ra.

Hộp thoại Macro liệt kê các macro có sẵn để người dùng lựa chọn và chạy.Hộp thoại Macro liệt kê các macro có sẵn để người dùng lựa chọn và chạy.

*   Chọn macro bạn muốn chạy từ danh sách.
*   Chọn phạm vi áp dụng macro:
    *   **All Open Workbooks:** (Tất cả sổ làm việc đang mở:) Áp dụng macro cho tất cả các file Excel đang mở.
    *   **This Workbook:** (Sổ làm việc này:) Áp dụng macro cho file Excel hiện tại.
*   Nhấn **Run** (Chạy) để thực thi macro.

Macro sẽ thực hiện các thao tác bạn đã ghi lại một cách tự động.

Lưu File Chứa Macro

Điều quan trọng cần nhớ là bạn không thể lưu file chứa macro dưới định dạng Excel thông thường (.xlsx). Để lưu macro cùng với file Excel, bạn cần lưu nó dưới định dạng Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm).

  1. Chọn File (Tệp) -> Save As (Lưu thành).
  2. Trong hộp thoại Save As (Lưu thành), chọn Save as type: (Định dạng:) là Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm).
  3. Đặt tên cho file và nhấn Save (Lưu).

Nếu bạn chỉ muốn lưu mã VBA của macro, bạn có thể thực hiện như sau:

  1. Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.
  2. Trong cửa sổ Project, tìm đến module chứa mã VBA của macro bạn muốn lưu.
  3. Nhấp chuột phải vào module đó và chọn Export File (Xuất File).
  4. Chọn vị trí lưu file và đặt tên cho file. Lưu ý, file sẽ được lưu dưới dạng file .bas.

Với hướng dẫn chi tiết này, bạn đã có thể tự tin ghi và chạy macro trong Excel, giúp tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian hiệu quả. Hãy bắt đầu khám phá sức mạnh của macro ngay hôm nay!