Nhiều người cho rằng hành chính văn phòng là công việc “dễ thở”, phù hợp với phái nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và sự tỉ mỉ. Vậy, nhân viên hành chính văn phòng làm những gì? Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết để bạn có cái nhìn chân thực nhất.
Tổng Quan Về Vị Trí Hành Chính Văn Phòng
Hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru của công ty thông qua việc quản lý các thủ tục hành chính, văn thư, hỗ trợ nhân viên và tiếp đón khách hàng.
Công việc của bộ phận này bao gồm chuẩn bị giấy tờ, trang thiết bị cho các cuộc họp, sự kiện, và đảm bảo nguồn cung văn phòng phẩm đầy đủ.
Như vậy, có thể thấy công việc của nhân viên hành chính văn phòng rất đa dạng và đòi hỏi sự năng động. Đây không phải là một công việc nhàm chán và thụ động như nhiều người lầm tưởng.
Mô Tả Công Việc Chi Tiết Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Để hiểu rõ hơn về vị trí này, hãy cùng khám phá chi tiết nhân viên hành chính văn phòng làm gì:
-
Quản lý và Lưu Trữ Hồ Sơ, Giấy Tờ
Nhân viên hành chính văn phòng tiếp nhận, phân loại và chuyển giao các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn đến các bộ phận liên quan.
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm lưu trữ các tài liệu quan trọng của công ty, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Họ cũng tiếp nhận và xử lý các báo cáo liên quan đến tình trạng nhân viên như ốm đau, thai sản, nghỉ phép, đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các phòng ban, thực hiện in ấn và phát hành khi cần.
-
Công Tác Lễ Tân và Đối Ngoại
Nhân viên hành chính văn phòng là người tiếp nhận các cuộc gọi đến và chuyển đến bộ phận phù hợp, đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác.
Họ đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại công ty, tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Chuẩn bị tài liệu, nước uống và các vật dụng cần thiết cho các cuộc họp, hội nghị của công ty.
Tổ chức các sự kiện nội bộ cho nhân viên và các sự kiện đối ngoại với khách hàng, đối tác theo chỉ đạo của ban lãnh đạo.
-
Quản Lý Tài Sản và Thiết Bị Văn Phòng
Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua sắm, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, tài sản của công ty, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ tốt cho công việc.
Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm phục vụ cho hoạt động hàng ngày của công ty.
-
Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên và Chế Độ Đãi Ngộ
Hành chính văn phòng là nơi lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên, đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác.
Thực hiện các thủ tục liên quan đến nhân sự như nghỉ phép, nghỉ việc, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Soạn thảo hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động chính thức và thực hiện ký kết hợp đồng với nhân viên.
Cập nhật các loại giấy tờ, chứng chỉ của nhân viên theo yêu cầu của pháp luật.
Giải đáp thắc mắc và giải quyết các vấn đề liên quan đến BHXH, BHYT và các chế độ phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật của công ty.
Kết Luận
Với những mô tả chi tiết trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên hành chính văn phòng. Việc tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi quyết định theo đuổi một công việc nào đó là rất quan trọng. Điều này giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất và tránh khỏi những thất vọng không đáng có. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình!