Phương pháp Furikaeri (振り返りの手法), đặc biệt thông qua công cụ KPT, là một cách tiếp cận hiệu quả để cải tiến liên tục, thường được nhắc đến trong các tài liệu về quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Nếu bạn đã từng tìm hiểu về Furikaeri, chắc hẳn bạn đã quen thuộc với từ khóa “KPT”. Với một tấm bảng trắng và những tờ giấy nhớ (sticky notes), bạn hoàn toàn có thể áp dụng KPT để đánh giá và cải thiện quy trình làm việc của mình. Vậy, KPT thực sự là gì? Làm thế nào để làm quen và tận dụng tối đa sức mạnh của KPT? Hãy cùng khám phá những điều thú vị về KPT trong bài viết này.
1. KPT Là Gì?
KPT là viết tắt của ba từ tiếng Anh: Keep (Giữ lại) – Problem (Vấn đề) – Try (Thử nghiệm). Đây là một phương pháp đánh giá (review) hay còn gọi là Furikaeri, rất phổ biến trong các doanh nghiệp Nhật Bản, đặc biệt là trong lĩnh vực phát triển phần mềm theo mô hình Agile.
KPT tương ứng với giai đoạn “Kiểm tra” (Check) trong chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), một mô hình quản lý chất lượng nổi tiếng. Thời điểm lý tưởng để áp dụng KPT là khi chuyển giao giữa các vòng lặp (iteration) hoặc sprint, ví dụ như từ sprint thứ N sang sprint thứ N+1.
KPT (KEEP – PROBLEM – TRY) – Phương pháp cải tiến liên tục cho đội nhóm
Đặc điểm nổi bật của KPT:
- Đơn giản và dễ hiểu: KPT không đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu rộng, giúp mọi thành viên trong nhóm dễ dàng tiếp cận và tham gia.
- Dễ thực hiện: Quy trình KPT đơn giản, không phức tạp, tạo điều kiện cho việc triển khai nhanh chóng và thường xuyên.
Ý nghĩa của ba thành phần trong KPT:
1.1. Keep (Giữ Lại):
“Keep” là những điểm mạnh, những thành công, hoặc những yếu tố tích cực đã góp phần vào thành công của nhóm. Đây có thể là những quy trình hiệu quả, những kỹ năng đặc biệt, hoặc những hành động mang lại kết quả tốt. “Keep” là nguồn động viên, khuyến khích các thành viên tiếp tục phát huy những điểm mạnh của mình. Động lực này có thể là vật chất (ví dụ: tiền thưởng) hoặc tinh thần (ví dụ: lời khen ngợi). Dù là loại nào, nó đều mang lại sự thoải mái và thúc đẩy sự cố gắng trong tương lai.
Ví dụ:
- Ban lãnh đạo phê duyệt mua Macbook mới cho cả team (tác động tích cực đến tinh thần làm việc).
- Một thành viên phát triển công cụ mới giúp tăng tốc độ làm việc (tác động tích cực đến hiệu suất).
- Một thành viên chia sẻ kiến thức mới cho cả team (tác động tích cực đến kỹ năng và kiến thức).
Những yếu tố “Keep” cần được duy trì và phát huy để đảm bảo sự phát triển bền vững của nhóm.
1.2. Problem (Vấn Đề):
“Problem” là những khó khăn, thách thức, hoặc những yếu tố tiêu cực đã cản trở sự thành công của nhóm. Đây có thể là những quy trình rườm rà, những thiếu sót trong kỹ năng, hoặc những vấn đề về giao tiếp.
Ví dụ:
- Nhóm front-end tốn nhiều thời gian cho việc kiểm thử nhưng vẫn còn nhiều lỗi (ảnh hưởng đến hiệu suất).
- Nhóm back-end thường xuyên thiếu chú thích code (ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng sản phẩm).
- Máy chủ gặp sự cố thường xuyên (ảnh hưởng đến hiệu suất).
- Điều hòa và cây nước uống bị hỏng nhưng chưa được sửa chữa (ảnh hưởng đến môi trường làm việc và tinh thần).
Những vấn đề này cần được xác định rõ ràng để tìm ra giải pháp khắc phục.
1.3. Try (Thử Nghiệm):
“Try” là những giải pháp, những hành động cụ thể được đề xuất để giải quyết các vấn đề đã xác định. Đây là cơ hội để nhóm thử nghiệm những cách tiếp cận mới, những công cụ mới, hoặc những quy trình mới.
Ví dụ, tương ứng với các vấn đề (Problems) nêu trên, chúng ta có thể đề xuất các giải pháp (Try) sau:
| STT | PROBLEM | TRY |
|---|---|---|
| 1 | Team front end tốn khá nhiều thời gian test mà bug vẫn nhiều | Sử dụng các framework UI automation test để giảm thời gian test và tăng chất lượng |
| 2 | Team back-end rất hay thiếu comment code | Tạo checklist kiểm tra code trước khi release cho khách hàng |
| 3 | Server tuần vừa rồi hay bị hỏng hóc | Yêu cầu bộ phận IT sửa chữa và nâng cấp server |
| 4 | Điều hòa hỏng, cây để bình nước hỏng, đã yêu cầu sửa nhiều lần nhưng không thấy có hồi âm | Báo cáo lên cấp quản lý cao hơn để được hỗ trợ |
2. Cách Áp Dụng KPT Hiệu Quả:
Để áp dụng KPT, hãy tổ chức một buổi họp nhóm và chuẩn bị giấy nhớ (sticky notes) với nhiều màu sắc khác nhau và bút viết. Mỗi thành viên sẽ dành khoảng 5-10 phút để viết ra những điều mình cho là “Keep”, “Problem”, và “Try”. Sử dụng màu sắc khác nhau cho mỗi loại để dễ phân biệt.
KPT (KEEP – PROBLEM – TRY) – Các bước thực hiện KPT
Bạn có thể đặt ra nguyên tắc riêng, ví dụ như mỗi người cần đưa ra ít nhất 2 “Keep”, 2 “Problem”, và 2 “Try”. Sau khi mọi người hoàn thành, hãy dán tất cả lên bảng. Sau đó, cả nhóm sẽ thảo luận để chọn ra những “Keep” cần tiếp tục phát huy và những “Problem” cần được giải quyết bằng các giải pháp “Try”. Đây là quá trình cải tiến liên tục. Trong buổi họp đánh giá tiếp theo (retrospective), cả nhóm có thể xem lại kết quả của buổi họp trước để xem những gì đã đạt được, những vấn đề nào đã được cải thiện, và những điều gì cần tiếp tục thực hiện. Có thể sử dụng biểu quyết để lựa chọn các giải pháp tối ưu nhất.
3. Các Biến Thể Của KPT:
KPT là một trong nhiều phương pháp được sử dụng để thực hiện retrospective cho các nhóm Scrum. Một số phương pháp phổ biến khác bao gồm:
- Happy/Sad: Đơn giản, tập trung vào những điều khiến nhóm cảm thấy “thoải mái” và “buồn”.
- Mad, Glad, Sad: Tương tự Happy/Sad, nhưng thêm yếu tố “Mad” (tức giận, bực bội) để giải quyết những vấn đề gây khó chịu.
- Good Point/Bad Point/Improvement: Tập trung vào “Điểm tốt”, “Điểm xấu”, và “Điểm cần cải tiến”.
- What did we do well?/What should we have done better?: Phân loại theo hướng “Chúng ta đã làm tốt điều gì?” và “Chúng ta nên làm tốt hơn điều gì?”.
4. Những Lưu Ý Khi Sử Dụng KPT:
Nếu KPT chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật hoặc “cứng” của dự án mà bỏ qua các yếu tố “mềm” như tương tác giữa các thành viên, có thể gây ra những hệ quả tiêu cực. Đặc biệt, việc quá tập trung vào “Problem” có thể khiến các thành viên cảm thấy căng thẳng, đặc biệt nếu những lời phê bình đến từ cấp trên hoặc những người không nắm rõ thông tin dự án. Vì vậy, cần sử dụng KPT một cách cân bằng, chú ý đến cả ba yếu tố “Keep”, “Problem”, và “Try” để tránh gây ra những tác động không mong muốn.
5. Điểm Mấu Chốt Của KPT: Kinh Nghiệm Thực Tế:
Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng những điều được viết trên giấy nhớ phản ánh đúng những vấn đề cốt lõi. Hãy viết ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu.
KPT (KEEP – PROBLEM – TRY) – Chia sẻ kinh nghiệm thực tế khi sử dụng KPT
Hãy viết những điều bạn thực sự trải nghiệm trong công việc hàng ngày, cả những điều “Keep” và những “Problem”. Sau đó, hãy cùng nhau động não để tìm ra những giải pháp “Try”. Đôi khi, việc xác định những vấn đề mình đang gặp phải có thể khó khăn. Tuy nhiên, mọi vấn đề đều có giải pháp, chỉ cần chúng ta kiên nhẫn và nỗ lực.
Lời Kết:
KPT là một phương pháp đánh giá/retrospective hiệu quả, có lịch sử lâu đời và có thể áp dụng cho cả cá nhân và nhóm. Các phương pháp đánh giá khác có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự, chỉ cần thay đổi tên gọi của “K”, “P”, “T” sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Khi mới bắt đầu, có thể có những thành viên chưa quen hoặc phản đối phương pháp này. Tuy nhiên, về lâu dài, KPT chắc chắn sẽ mang lại lợi ích to lớn, giúp nhóm ngày càng phát triển và đạt hiệu quả cao hơn. Bạn có thể áp dụng mô hình này cho bất kỳ quy trình sản xuất nào, không nhất thiết phải là phát triển phần mềm theo Agile. Hãy thử một phương pháp mới, bởi sự mới mẻ luôn mang lại những giá trị bất ngờ.
Tài liệu tham khảo: