Email đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hiện đại. Tuy nhiên, để sử dụng email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, đặc biệt trong môi trường công sở, không phải ai cũng nắm rõ. Bài viết này sẽ “mách” bạn bí quyết viết email “chuẩn chỉnh”, thu hút và tạo ấn tượng tốt với người đọc.
Mục Lục
- 1 1. Cấu Trúc “Vàng” Của Một Email Chuyên Nghiệp
- 1.1 1.1. Lời Chào Mở Đầu: “Chìa Khóa” Tạo Thiện Cảm
- 1.2 1.2. Mở Đầu Bằng Những Câu Chào Hỏi “Ấm Áp”
- 1.3 1.3. Giới Thiệu Mục Đích: Ngắn Gọn, Rõ Ràng
- 1.4 1.4. Nội Dung Chính: Súc Tích, Đi Thẳng Vào Vấn Đề
- 1.5 1.5. Kết Thúc Email: Lời Chúc, Lời Cảm Ơn & Kêu Gọi Hành Động
- 1.6 1.6. Ký Tên: Thể Hiện Sự Chuyên Nghiệp
- 2 2. Bí Quyết Để Có Một Email Chuyên Nghiệp “Đốn Tim”
- 3 3. Mẫu Câu Thông Dụng Để “Ghi Điểm” Trong Email
1. Cấu Trúc “Vàng” Của Một Email Chuyên Nghiệp
Một email chuyên nghiệp cần tuân thủ cấu trúc rõ ràng, mạch lạc để truyền tải thông tin hiệu quả nhất. Dưới đây là các thành phần quan trọng:
- Greeting (Chào hỏi): Thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người nhận.
- Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu): Tạo không khí thân thiện và gần gũi (tùy thuộc vào mức độ trang trọng).
- Introduction (Giới thiệu): Nêu rõ mục đích của email.
- Main point (Nội dung chính): Trình bày thông tin chi tiết, ngắn gọn và súc tích.
- Concluding sentence (Kết thúc email): Tóm tắt ý chính, đưa ra lời cảm ơn hoặc lời kêu gọi hành động.
- Signing off (Ký tên): Thể hiện sự chuyên nghiệp và thông tin liên hệ.
1.1. Lời Chào Mở Đầu: “Chìa Khóa” Tạo Thiện Cảm
Cách xưng hô trong email phụ thuộc vào mối quan hệ với người nhận. Nếu là mối quan hệ trang trọng, hãy sử dụng:
- Dear Mr./Ms./Mrs. + [Họ]: (Nếu biết tên người nhận)
- Dear Sir/Madam: (Nếu không biết tên người nhận)
Ví dụ: Dear Mr. Nguyễn Văn A,
Nếu mối quan hệ thân mật hơn, bạn có thể sử dụng tên riêng:
- Hi [Tên],
- Dear [Tên],
Ví dụ: Hi Lan,
Trong trường hợp bạn chưa có thông tin về người nhận thư, hãy sử dụng:
- To whom it may concern,
- Dear Sir/Madam,
1.2. Mở Đầu Bằng Những Câu Chào Hỏi “Ấm Áp”
Sau lời chào, hãy thể hiện sự quan tâm bằng những câu hỏi thăm ngắn gọn:
- How are you?
- How are things?
Nếu đây là email hồi đáp, hãy bắt đầu bằng lời cảm ơn:
- Thank you for contacting ABC Company. (Nếu người nhận bày tỏ sự quan tâm đến công ty của bạn)
- Thank you for your prompt reply. (Cảm ơn vì đã phản hồi nhanh chóng)
- Thank you for getting back to me. (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Nếu email không dựa trên hồi đáp, hãy dùng những câu chúc lịch sự:
- I hope you are doing well.
- I hope you have a nice weekend.
1.3. Giới Thiệu Mục Đích: Ngắn Gọn, Rõ Ràng
Trong phần giới thiệu, hãy nêu rõ lý do viết email bằng các mẫu câu sau:
- I am writing to + [động từ]…
- I am writing to ask for the information about… (Tôi viết email này để yêu cầu thông tin về…)
- I am writing to check if everything is ready for… (Tôi viết email này để kiểm tra xem mọi thứ đã sẵn sàng chưa…)
- I am writing in reference to… (Tôi viết thư để tham khảo…)
- I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu…)
Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ tương tự như:
- I am writing to complain/explain/confirm/apologize.
- I would like to… (thay cho “I am writing to…”)
- I just want to… (trong trường hợp không cần quá trang trọng)
1.4. Nội Dung Chính: Súc Tích, Đi Thẳng Vào Vấn Đề
Trong phần nội dung chính, hãy trình bày thông tin một cách ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Nếu cần đề cập đến những vấn đề tế nhị, hãy trình bày ở những đoạn văn sau thay vì mở đầu.
Dưới đây là một vài mẫu câu hữu ích:
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- After careful consideration, we have decided… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định…)
- I am writing in reply to your letter of [ngày tháng] regarding… (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày… về…)
Khi muốn đề cập đến những việc đã trao đổi trước đó, hãy dùng:
- Further to our conversation, I’m pleased to confirm… (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận…)
- As you stated in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
Để hỏi về một vấn đề nào đó một cách lịch sự:
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- Could you please …? (Bạn có thể vui lòng…?)
- I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
1.5. Kết Thúc Email: Lời Chúc, Lời Cảm Ơn & Kêu Gọi Hành Động
Kết thúc email bằng những câu sau:
- Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
- Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
- I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
- Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:
- Yours sincerely,
- Yours faithfully,
Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”
1.6. Ký Tên: Thể Hiện Sự Chuyên Nghiệp
Phần cuối cùng của email bao gồm họ tên và những dòng chữ đi kèm:
- Trường hợp không trang trọng: Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,
- Trường hợp trang trọng: Best regards, Warm regards,
2. Bí Quyết Để Có Một Email Chuyên Nghiệp “Đốn Tim”
2.1. Xác Định Tính Chất Trang Trọng
Những bức thư trang trọng thường dùng để tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng ký học, góp ý… Thư cá nhân thì thoải mái hơn, thường dùng cho gia đình, bạn bè.
2.2. Tuân Thủ Cấu Trúc
- Chào đầu thư
- Đoạn văn giới thiệu: Nêu lý do viết thư hoặc lời cảm ơn
- Nội dung: Có thể là một hay nhiều đoạn văn
- Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu những gì bạn mong đợi
- Chào kết thư
- Tên/ Chữ ký
2.3. Sử Dụng Mẫu Câu Thường Dùng
Dưới đây là bảng so sánh các mẫu câu sử dụng trong thư trang trọng và thư thân mật:
| Thư trang trọng | Thư thân mật | |
|---|---|---|
| Chào đầu thư | Dear Mr/ Mrs + surname Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư) Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ) | Hello/ Hi + name Xin chào/ Chào + tên Dear + name Gửi + tên Hi there! Chào đằng ấy! |
| Bắt đầu viết thư | Thank you for your letter/ email about… Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về… Many thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều. | Thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé! Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday? |
| I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologise for… Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…/ xin lỗi vì… | I am writing to tell you about… Mình viết để kể với bạn về… Guess what? Bạn đoán được không? I’m sorry I haven’t written for a while… Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn… | |
| I am writing with reference to your letter. Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn. I would like to offer congratulations on… Let me congratulate you on… | It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn. | |
| Chuẩn bị kết thư | I look forward to hear from you without delay. Tôi mong sớm nhận được thư của cậu. I look forward to meeting you. Tôi mong sớm được gặp ông/ bà | Hope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu. Looking forward to seeing you/ hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm. |
| I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. | I can’t wait to meet up soon. Mình không thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau. Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.) | |
| Chào kết thư | Yours faithfully Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”. Your sincerely Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”. | Best wishes. Dành cho bạn những lời chúc tốt đẹp nhất. Love. (Yêu bạn.) Regards/ Best regards/ Kind regards. Trân trọng. All the best. (Mọi điều tốt nhất.) Xxx. (Hôn bạn) Xoxo. (Ôm và hôn bạn.) Keep in touch. |
Lưu ý: Luôn đặt tiêu đề (subject) cho email. Tiêu đề cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung.
3. Mẫu Câu Thông Dụng Để “Ghi Điểm” Trong Email
3.1. Trình Bày Lý Do Viết Email
- I am writing to you regarding…/ in connection with… (Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…)
- Further to…/ With reference to… (Liên quan đến việc…)
- I am writing to you on behalf of… (Tôi thay mặt…viết email này để…)
- Might I take a moment of your time to… (Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…)
3.2. Đưa Ra Lời Đề Nghị, Yêu Cầu
- I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about… (Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…)
- Would you mind…? / Would you be so kind as to…? (Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…)
- We are interested in…and we would like to… (Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…)
- We carefully consider…and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)
Với những bí quyết và mẫu câu trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin soạn thảo những email chuyên nghiệp, thu hút và tạo ấn tượng tốt với người đọc. Chúc bạn thành công!