Bạn đã bao giờ nghe đến thuật ngữ “Manifest” trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và tự hỏi nó là gì và tại sao lại quan trọng đến vậy? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về Manifest, từ định nghĩa, mục đích, quy trình khai báo đến những lưu ý quan trọng để tránh các chi phí phát sinh không đáng có.
Việc hiểu rõ về Manifest không chỉ giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoạt động hiệu quả hơn mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, tránh các rủi ro liên quan đến thủ tục hải quan. Hãy cùng khám phá chi tiết về Manifest để tối ưu hóa quy trình logistics của bạn.
Mục Lục
Manifest Là Gì và Tại Sao Hãng Tàu, Forwarder Phải Khai Manifest?
Hiểu một cách đơn giản, khai Manifest là việc hãng tàu hoặc các công ty giao nhận (forwarder) cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa vận chuyển trên tàu cho cơ quan hải quan. Thông tin này bao gồm số vận đơn (B/L No), tên người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), bên nhận thông báo (Notify Party), ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn, tên tàu (Vessel) và mô tả hàng hóa (tên hàng, chủng loại, số lượng,…).
Manifest hàng hóa: Bản kê khai chi tiết về hàng hóa vận chuyển trên tàu.
Sau khi tàu cập cảng, hãng tàu tại nước nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N). Lúc này, đại lý hãng tàu có trách nhiệm khai báo với hải quan về thông tin hàng hóa trên tàu dựa trên chi tiết bill mà người gửi hàng cung cấp.
Việc khai Manifest là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, ngăn chặn buôn lậu và gian lận thương mại. Hãng tàu khai Manifest cho Master Bill, trong khi forwarder khai Manifest cho House Bill của mình.
Khi người nhận hàng đến làm thủ tục nhận hàng và xuất trình lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O), hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên D/O với Manifest. Nếu thông tin khớp, hải quan sẽ cho phép nhận hàng.
Khai Manifest Khi Nào và Ở Đâu?
Thời gian khai Manifest
Trước đây, hãng tàu thường khai Manifest trước ngày tàu cập cảng khoảng 1-2 ngày. Tuy nhiên, hiện nay, nhiều quốc gia như Nhật Bản và Trung Quốc yêu cầu khai Manifest ngay sau khi tàu chạy được 12 giờ để tăng cường kiểm soát và phòng chống buôn lậu.
Sự thay đổi này có được là nhờ vào việc áp dụng hệ thống E-Manifest, hay còn gọi là hệ thống khai Manifest điện tử hoặc khai Manifest online.
Việc khai Manifest sớm là rất quan trọng. Nếu khai quá trễ, doanh nghiệp có thể bị phạt. Đặc biệt, việc chỉnh sửa Manifest sau khi hàng đã thông quan có thể rất tốn kém. Đây là lý do tại sao nhiều hãng tàu thu phí sửa bill, vì việc sửa bill đồng nghĩa với việc phải sửa thông tin trên Manifest.
Hướng dẫn khai E-Manifest – Khai Manifest ở đâu?
Ngày nay, hầu hết các quốc gia đã triển khai hệ thống khai Manifest trực tuyến. Tại Việt Nam, hệ thống E-Manifest (Manifest điện tử) đã được áp dụng rộng rãi. Doanh nghiệp có thể khai Manifest thông qua các kênh sau:
- Cổng thông tin một cửa quốc gia: Truy cập sentayho.com.vn (Lưu ý: link này có thể báo lỗi, vui lòng nhập trực tiếp vào trình duyệt).
- Trang web của Tổng cục Hải quan: Truy cập sentayho.com.vn (Lưu ý: link này có thể báo lỗi, vui lòng nhập trực tiếp vào trình duyệt).
Lưu ý: Khi truy cập trang sentayho.com.vn trên các trình duyệt như Internet Explorer, Firefox, Chrome, bạn có thể gặp thông báo lỗi lần đầu. Hãy làm theo hướng dẫn sau để khắc phục:
- Internet Explorer: Nhấp vào “Continue to this website (not recommended)”.
Hướng dẫn truy cập trang khai E-Manifest trên trình duyệt Internet Explorer.
- Firefox:
Hướng dẫn truy cập trang khai E-Manifest trên trình duyệt Firefox (bước 1).
Hướng dẫn truy cập trang khai E-Manifest trên trình duyệt Firefox (bước 2).
- Chrome:
Nhấp vào “Nâng cao” và sau đó nhấp vào “Vô không an toàn” (lưu ý rằng đây chỉ là lỗi mã hóa dữ liệu và hoàn toàn an toàn cho máy tính của bạn).
Hướng dẫn truy cập trang khai E-Manifest trên trình duyệt Chrome.
Sau khi đăng nhập thành công, bạn có thể tải xuống mẫu Excel để điền thông tin. Mẫu Excel này bao gồm nhiều sheet khác nhau. Lưu ý quan trọng: Bạn không được thay đổi tên các sheet, xóa bất kỳ sheet nào hoặc chỉnh sửa bất kỳ ô nào đã có trong mẫu. Các sheet bao gồm:
- Declaration list: Chứa danh mục các dữ liệu chuẩn của hệ thống. KHÔNG ĐƯỢC XÓA/CHỈNH SỬA NỘI DUNG của sheet này.
- Goods Declaration: Dùng để khai báo Bản khai hàng hóa (Cargo Manifest) trong trường hợp không sử dụng EDI.
- House Bill of Lading: Dùng để khai báo Vận đơn gom hàng (dành cho các forwarder).
- General Declaration: Dùng để khai báo Bản khai chung.
- Crew list: Dùng để khai báo Danh sách thuyền viên.
- Crew’s Effect Declaration: Dùng để khai báo Bản khai hành lý thuyền viên.
- Ship’s store Declaration: Dùng để khai báo Bản khai dự trữ của tàu.
- Passenger list: Dùng để khai báo Danh sách hành khách.
- Dangerous goods manifest: Dùng để khai báo Danh sách hàng hóa nguy hiểm.
- Empty Container: Dùng để khai báo Bảng kê danh sách container rỗng.
(Hình ảnh hướng dẫn khai manifest bằng excel – tương tự bài gốc)
Chỉnh Sửa Manifest
Để chỉnh sửa Manifest đã khai, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Tại mục “Quản lý hồ sơ”, nhấp chuột phải vào hồ sơ cần chỉnh sửa.
- Chọn “Khai trực tiếp”.
- Chọn tiếp “Vận đơn gom hàng” để chỉnh sửa thông tin vận đơn.
- Chọn “Chức năng”.
- Nhấp vào “Sửa” và “Cập nhật”.
Giao diện chỉnh sửa thông tin Manifest trên hệ thống.
Kết luận
Manifest là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc hiểu rõ Manifest là gì, thời gian khai báo và quy trình khai báo sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.
Hãy luôn đảm bảo khai Manifest đúng thời hạn và chính xác để hàng hóa được thông quan thuận lợi và nhanh chóng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia trong lĩnh vực logistics để được tư vấn và hỗ trợ. Chúc bạn thành công!