Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý và phát triển doanh nghiệp hiệu quả đòi hỏi các hệ thống và quy trình quản lý công việc linh hoạt và phù hợp. Kanban nổi lên như một phương pháp quản trị dự án phổ biến, được nhiều công ty áp dụng thành công. Vậy Kanban là gì và làm thế nào để ứng dụng nó hiệu quả?
>> Tham gia khóa học Quản lý dự án Agile để tăng khả năng thành công dự án gấp 3 lần với chi phí ít hơn.
Mục Lục
Hệ Thống Kanban (Kanban System)
Khái niệm
Kanban là một phương pháp Agile, có nguồn gốc từ Nhật Bản vào cuối những năm 1940, do kỹ sư Taiichi Ohno phát triển. Phương pháp Agile Kanban tập trung vào việc trực quan hóa toàn bộ dự án trên các bảng Kanban, từ đó tăng tính minh bạch và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
Bảng Kanban trực quan hóa công việc
Kanban khác với Scrum ở chỗ nó không nhất thiết cần tính lặp. Trong khi Scrum chia dự án thành các Sprint ngắn hạn, Kanban cho phép phát triển phần mềm trong một chu kỳ liên tục lớn hơn. Tuy nhiên, Kanban vẫn là một phương pháp Agile vì nó tuân thủ các nguyên tắc của Tuyên ngôn Agile, đặc biệt là tính linh hoạt và khả năng thích ứng với thay đổi.
4 Nguyên lý Cốt Lõi của Kanban
Kanban hoạt động dựa trên bốn nguyên lý chính, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả dự án:
- Trực quan hóa công việc: Sử dụng bảng Kanban để hiển thị trạng thái của từng công việc, giúp mọi người dễ dàng theo dõi tiến độ dự án.
- Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress): Hạn chế số lượng công việc đang thực hiện ở mỗi giai đoạn để giảm thời gian hoàn thành và tránh lãng phí do chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
- Tập trung vào luồng làm việc: Tối ưu hóa hệ thống Kanban để đảm bảo luồng công việc diễn ra trơn tru và liên tục.
- Cải tiến liên tục: Theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc để liên tục cải thiện hệ thống Kanban và nâng cao năng suất của nhóm.
Bảng Kanban
Bảng Kanban (Kanban board) là công cụ trung tâm để trực quan hóa công việc. Nó bao gồm các cột đại diện cho các trạng thái khác nhau của công việc, và các thẻ Kanban đại diện cho các nhiệm vụ cụ thể. Các thành viên có thể sử dụng bảng vật lý hoặc các phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello để quản lý dự án.
Hình 1. Minh họa một bảng Kanban đơn giản
Thẻ Kanban
Thẻ Kanban là một hình ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Trong tiếng Nhật, “Kanban” có nghĩa là “thẻ trực quan”. Thẻ Kanban chứa thông tin quan trọng về nhiệm vụ, bao gồm tóm tắt, người chịu trách nhiệm, thời hạn và trạng thái hiện tại.
Lợi Ích Khi Áp Dụng Kanban
Kanban mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các dự án và tổ chức:
Lập Kế Hoạch Linh Hoạt
Nhóm Kanban chỉ tập trung vào công việc đang tiến hành. Khi một công việc hoàn thành, nhóm sẽ chuyển sang công việc tiếp theo từ danh sách chờ. Điều này cho phép chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner) sắp xếp lại các công việc đang tồn đọng mà không gây gián đoạn cho nhóm. Miễn là các công việc quan trọng nhất được ưu tiên hàng đầu, nhóm phát triển sẽ đảm bảo mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp.
Rút Ngắn Chu Kỳ Thời Gian Làm Việc
Thời gian chu kỳ (Cycle Time) là khoảng thời gian cần thiết để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa thời gian chu kỳ, nhóm có thể dự báo chính xác hơn về việc phân phối công việc trong tương lai. Kanban khuyến khích các thành viên chia sẻ và bổ sung kỹ năng cho nhau, giúp tối ưu hóa thời gian chu kỳ và đảm bảo tính liên tục của quy trình.
Giảm Tắc Nghẽn
Đa nhiệm có thể gây ra sự thiếu hiệu quả do có quá nhiều đầu việc khác nhau. Kanban giải quyết vấn đề này bằng cách giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP). Việc này giúp giảm tắc nghẽn và tăng khả năng dự phòng, đồng thời khuyến khích sự tập trung và cải thiện hiệu suất làm việc.
Số Liệu Trực Quan
Kanban tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm. Biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy cung cấp cơ chế trực quan để theo dõi và phân tích dữ liệu, giúp các nhóm dễ dàng phát hiện và loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình.
Chuyển Giao Liên Tục
Chuyển giao liên tục (Continuous Delivery – CD) và Tích hợp liên tục (Continuous Integration – CI) là những yếu tố quan trọng trong phát triển phần mềm hiện đại. Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời, vì cả hai đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng thời điểm. Điều này giúp các nhóm phát triển phần mềm nhanh hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng cao.
Bảng Kanban trong thực tế
Ứng Dụng Kanban Trong Các Ngành
Kanban Trong IT & Software
Kanban đã được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động phát triển phần mềm từ năm 2004. Nó giúp các nhóm CNTT, DevOps và ứng dụng/phần mềm cải tiến quy trình, giảm thời gian phát triển và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.
Kanban Trong Quản Trị Dự Án
Kanban là một công cụ mạnh mẽ trong quản trị dự án, giúp giảm thiểu rủi ro và tăng tỷ lệ thành công. Để đạt được hiệu quả tối đa, các nhà quản lý nên tuân thủ các triết lý và nguyên tắc Agile, đồng thời kết hợp Kanban với các phương pháp Agile khác như Scrum.
Kanban Vượt Ra Khỏi Ngành Công Nghệ
Kanban không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất và công nghệ. Hiện nay, nó đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác như HR, Marketing, Sales, và thậm chí là quản lý công việc cá nhân.
Ví Dụ Áp Dụng Kanban Tại Học Viện Agile
Học viện Agile đã áp dụng Kanban thành công trong các chương trình đào tạo trực tuyến như Pragmatic Scrum, Certified ScrumMaster, Certified Scrum Product Owner, và Certified Professional Agile Coaching.
Để tổ chức một lớp học trực tuyến theo phương pháp Kanban, giảng viên có thể chia bảng Kanban thành ba cột: Backlog, In Progress và Done.
Cột Backlog: Chứa các nội dung quan trọng của chương trình học, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Cột Backlog trong Kanban
Khi bắt đầu một chủ đề, giảng viên sẽ di chuyển chủ đề đó sang cột In Progress. Tại một thời điểm, chỉ nên có một chủ đề được kéo sang cột này để đảm bảo sự tập trung.
Sau khi hoàn thành tất cả các hoạt động học tập cho chủ đề đó, giảng viên sẽ chuyển nó sang cột Done. Việc này giúp học viên nắm bắt tiến trình học tập và tăng cường sự chú ý.
Ngoài ra, giảng viên có thể thêm một cột để chứa các tài liệu tham khảo cho học viên, ví dụ như cột External Video, Links & Related Stuff’s.
Việc tổ chức các mục tiêu học tập theo bảng Kanban giúp học viên nắm bắt tiến trình học tập, đồng thời giúp giảng viên sắp xếp thứ tự ưu tiên giảng dạy và phân bổ thời gian hợp lý.
Kết Luận
Kanban là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và hiệu quả, có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Bằng cách trực quan hóa công việc, giới hạn công việc đang làm, tập trung vào luồng công việc và liên tục cải tiến, Kanban giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và mang lại giá trị tối đa cho khách hàng.
Để giúp các cá nhân và tổ chức triển khai Agile hiệu quả, Học viện Agile đã thiết kế khóa học Scrum Hành dụng, cung cấp kiến thức cơ bản và các kỹ thuật thực hành Agile, không chỉ riêng về Kanban.
>> Tìm hiểu thêm thông tin về khóa học Scrum Hành dụng TẠI ĐÂY!