Kiểm Soát Thuế IRS: Mọi Điều Bạn Cần Biết Để Chuẩn Bị Tốt Nhất

Kiểm soát thuế của Sở Thuế Vụ (IRS) là quá trình xem xét kỹ lưỡng các thông tin tài chính và hồ sơ khai thuế của cá nhân hoặc tổ chức. Mục đích chính là đảm bảo tính tuân thủ luật thuế và xác minh tính chính xác của số tiền thuế đã khai báo. Vậy, điều gì sẽ xảy ra khi bạn nhận được thông báo kiểm soát thuế từ IRS? Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và toàn diện về quy trình này, giúp bạn chuẩn bị tốt nhất và bảo vệ quyền lợi của mình.

Tại Sao Bạn Bị Chọn Để Kiểm Soát Thuế?

Việc bị chọn kiểm soát thuế không đồng nghĩa với việc bạn đã mắc sai sót. IRS sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để chọn hồ sơ kiểm tra:

• Lựa chọn ngẫu nhiên và sàng lọc bằng máy tính: Đôi khi, tờ khai thuế được chọn hoàn toàn ngẫu nhiên dựa trên các công thức thống kê. IRS so sánh tờ khai của bạn với những “quy cách” chuẩn được xây dựng từ việc kiểm tra mẫu tờ khai thuế hợp lệ đã chọn ngẫu nhiên. Chương trình Nghiên cứu Quốc gia của IRS (National Research Program) giúp cập nhật thông tin cho quá trình lựa chọn này.

• Thẩm định liên quan: Tờ khai của bạn có thể bị chọn nếu có liên quan đến các vấn đề hoặc giao dịch với những người nộp thuế khác, chẳng hạn như đối tác kinh doanh hoặc các khoản đầu tư chung, mà tờ khai của họ cũng đang bị kiểm tra.

Sau khi chọn, các kiểm toán viên giàu kinh nghiệm sẽ xem xét tờ khai thuế. Họ có thể xác nhận tính chính xác; hoặc nếu phát hiện điểm đáng ngờ, họ sẽ đánh dấu và chuyển tờ khai cho nhóm thẩm định chuyên sâu hơn.

Lưu ý: Việc nộp tờ khai thuế đã điều chỉnh không ảnh hưởng đến quá trình chọn tờ khai gốc. Tuy nhiên, tờ khai điều chỉnh cũng phải trải qua quá trình sàng lọc và có thể bị chọn để kiểm tra. Ngoài ra, việc bạn được hoàn thuế không phải là nguyên nhân dẫn đến việc kiểm tra.

IRS Sẽ Thông Báo Cho Bạn Bằng Cách Nào?

Nếu tài khoản của bạn bị chọn để kiểm tra, IRS sẽ thông báo cho bạn bằng thư gửi qua đường bưu điện. IRS sẽ không bao giờ bắt đầu quá trình kiểm tra qua điện thoại. Hãy cảnh giác với các cuộc gọi giả mạo IRS yêu cầu thông tin cá nhân hoặc thanh toán ngay lập tức.

IRS Thực Hiện Kiểm Soát Thuế Như Thế Nào?

IRS có thể tiến hành kiểm tra thông qua thư tín (kiểm tra qua thư) hoặc bằng cuộc gặp trực tiếp (kiểm tra trực tiếp). Kiểm tra trực tiếp có thể diễn ra tại văn phòng IRS (kiểm tra tại văn phòng), tại nhà hoặc nơi làm việc của người nộp thuế, hoặc tại văn phòng của kế toán viên (kiểm tra tại chỗ). Điều quan trọng cần nhớ là bạn sẽ luôn được thông báo trước bằng thư. IRS sẽ cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ và hướng dẫn trong thư gửi cho bạn.

Trong quá trình kiểm tra qua thư, IRS sẽ gửi thư yêu cầu thêm thông tin chi tiết về một số mục nhất định trên tờ khai thuế, chẳng hạn như thu nhập, chi phí và các khoản khấu trừ. Nếu bạn có quá nhiều tài liệu cần gửi qua đường bưu điện, bạn có thể yêu cầu kiểm tra trực tiếp. IRS sẽ cung cấp mọi thông tin liên lạc và hướng dẫn cần thiết trong thư gửi cho bạn.

Tùy thuộc vào vấn đề cụ thể trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên của IRS có thể sử dụng một trong các Hướng dẫn Kỹ thuật Kiểm tra (Audit Technique Guides) để hỗ trợ. Các hướng dẫn này cung cấp thông tin chi tiết về những gì bạn có thể mong đợi trong quá trình kiểm tra.

Bạn Cần Cung Cấp Những Gì Cho IRS?

IRS sẽ gửi cho bạn một yêu cầu bằng văn bản nêu rõ những tài liệu cụ thể mà họ cần xem xét. Dưới đây là danh sách các hồ sơ mà IRS có thể yêu cầu:

• Bản sao kê W-2 từ người sử dụng lao động
• Bản sao kê 1099 cho thu nhập từ các nguồn khác
• Biên lai và chứng từ cho các khoản khấu trừ đã khai
• Hồ sơ kinh doanh nếu bạn là chủ doanh nghiệp
• Các tài liệu khác liên quan đến thông tin trên tờ khai thuế của bạn

IRS chấp nhận một số hồ sơ điện tử được tạo ra từ phần mềm thuế. Hãy liên hệ với kiểm toán viên để xác nhận loại hồ sơ nào được chấp nhận.

Luật pháp yêu cầu bạn phải giữ tất cả các hồ sơ sử dụng để khai thuế trong ít nhất ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai.

Làm Thế Nào Để Biết IRS Đã Nhận Được Phản Hồi Của Bạn?

Khi gửi tài liệu cho IRS, hãy luôn yêu cầu xác nhận đã nhận được từ bất kỳ dịch vụ giao nhận nào bạn sử dụng. Ví dụ: nếu bạn sử dụng Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ (USPS), bạn có thể yêu cầu một trong các dịch vụ bổ trợ của họ để đảm bảo xác nhận thông tin giao hàng.

Nếu Bạn Cần Thêm Thời Gian Để Phản Hồi Thì Sao?

Đối với kiểm tra qua thư: Gửi yêu cầu gia hạn bằng văn bản qua fax đến số được ghi trên thư của IRS mà bạn nhận được. Nếu bạn không thể gửi yêu cầu qua fax, hãy gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ được ghi trên thư. IRS thường chấp nhận gia hạn tự động 30 ngày một lần. Họ sẽ liên hệ với bạn nếu không thể gia hạn. Tuy nhiên, nếu bạn nhận được “Thông báo Thiếu” (Notice of Deficiency) qua thư đảm bảo, IRS không thể cho bạn thêm thời gian để nộp tài liệu chứng minh. Bạn vẫn có thể hợp tác với IRS để giải quyết vấn đề thuế, nhưng bạn phải kiến nghị Tòa án Thuế Hoa Kỳ (United States Tax Court) trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận thông báo.

Đối với kiểm tra trực tiếp: Nếu bạn đang bị kiểm tra trực tiếp, hãy liên hệ với kiểm toán viên được chỉ định cho trường hợp của bạn để yêu cầu gia hạn. Nếu cần, bạn có thể liên hệ với quản lý của kiểm toán viên.

IRS Có Thể Kiểm Tra Tờ Khai Thuế Của Bạn Trong Bao Lâu?

Thông thường, IRS có thể kiểm tra các tờ khai thuế đã nộp trong vòng ba năm qua. Nếu phát hiện có sai sót đáng kể, họ có thể xem xét thêm một số năm. IRS thường không kiểm tra lại quá sáu năm.

IRS sẽ cố gắng kiểm tra tờ khai thuế của bạn càng sớm càng tốt sau khi bạn nộp. Do đó, họ thường tập trung vào các tờ khai thuế được nộp trong vòng hai năm qua.

Nếu quá trình kiểm tra chưa hoàn tất, IRS có thể yêu cầu bạn gia hạn quy chế giới hạn (statute of limitations) đánh giá thuế. Quy chế giới hạn giới hạn thời gian mà IRS có thể đánh giá thêm về thuế. Thông thường là ba năm sau khi tờ khai thuế đến hạn hoặc đã được nộp, tùy theo thời điểm nào đến sau. Cũng có một quy chế giới hạn để hoàn thuế. Việc gia hạn quy chế này cho phép bạn có thêm thời gian để cung cấp tài liệu hỗ trợ cho tình huống của mình; yêu cầu khiếu nại nếu bạn không đồng ý với kết quả kiểm tra; hoặc yêu cầu hoàn thuế hoặc tín thuế. Nó cũng cho phép IRS có thời gian để hoàn tất quá trình kiểm tra và giải quyết các kết quả kiểm tra.

Bạn không bắt buộc phải đồng ý gia hạn quy chế giới hạn. Tuy nhiên, nếu bạn không đồng ý, kiểm toán viên sẽ phải đưa ra quyết định dựa trên thông tin đã cung cấp.

Bạn có thể tìm thêm thông tin về việc gia hạn quy chế giới hạn trong Ấn phẩm 1035, Gia hạn Thời hạn Đánh giá Thuế (Extension of the Statute of Limitations) PDF, hoặc từ kiểm toán viên của bạn.

Quá Trình Kiểm Tra Mất Bao Lâu?

Thời gian kiểm tra sẽ khác nhau tùy thuộc vào phương pháp kiểm tra, độ phức tạp của các vấn đề, số lượng thông tin có sẵn, liệu cả hai bên có đồng ý gặp nhau hay không và liệu bạn có đồng ý hay không đồng ý với kết quả của cuộc họp.

Quyền Hạn Của Bạn Là Gì?

Ấn phẩm 1, Quyền của Người nộp thuế (Your Rights as a Taxpayer), giải thích quyền của người nộp thuế trong quá trình kiểm tra, kháng cáo, thu nợ và hoàn trả. Các quyền này bao gồm:

• Quyền được đối xử một cách chuyên nghiệp và lịch sự bởi nhân viên IRS.
• Quyền riêng tư và bảo mật về các vấn đề thuế.
• Quyền được biết lý do IRS yêu cầu thông tin, cách họ sẽ sử dụng thông tin đó và hậu quả nếu bạn không cung cấp thông tin được yêu cầu.
• Quyền được tự mình đại diện hoặc được đại diện bởi người được ủy quyền.
• Quyền kháng cáo các quyết định không đồng ý, cả trong nội bộ IRS và trước tòa án.

IRS Kết Thúc Quá Trình Kiểm Tra Như Thế Nào?

Hồ sơ kiểm tra có thể được đóng theo ba cách:

• Không thay đổi: Kết quả cho thấy bạn đã khai báo chính xác mọi mục đã kiểm tra và không cần thay đổi gì.
• Đạt thỏa thuận: Kết quả cho thấy IRS đề xuất sửa đổi và bạn hiểu và đồng ý với những sửa đổi đó.
• Không đồng ý: Kết quả cho thấy IRS đề xuất sửa đổi, và bạn hiểu rõ nhưng không đồng ý với những sửa đổi đó.

Điều Gì Xảy Ra Khi Bạn Đồng Ý Với Kết Quả Kiểm Tra?

Nếu bạn đồng ý với kết quả kiểm tra, bạn sẽ cần ký vào biên bản kiểm tra hoặc một mẫu đơn tương tự, tùy thuộc vào hình thức kiểm tra.

Nếu bạn nợ tiền, có nhiều cách để thanh toán. Ấn phẩm 594, Quy trình Thu thập của IRS (The IRS Collection Process) PDF, giải thích chi tiết quy trình thu thập.

Điều Gì Xảy Ra Khi Bạn Không Đồng Ý Với Kết Quả Kiểm Tra?

Bạn có thể yêu cầu một cuộc họp với người quản lý của kiểm toán viên IRS. IRS cũng có thể đề nghị hòa giải hoặc bạn có thể nộp đơn kháng cáo nếu còn đủ thời gian theo quy chế giới hạn.