Theo quy định hiện hành, người bán hàng hóa được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện một lần duy nhất. Vậy hóa đơn chuyển đổi có vai trò gì? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy? Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời chi tiết.
Mục Lục
1. Mục Đích Sử Dụng của Hóa Đơn Chuyển Đổi
Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định rõ về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu thông. Để hợp lệ, hóa đơn chuyển đổi cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định và phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện pháp luật bên bán.
Ngoài ra, hóa đơn chuyển đổi còn phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương pháp này để đáp ứng yêu cầu về lưu trữ chứng từ bản cứng.
Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn gốc khi đáp ứng đủ điều kiện.
2. Nguyên Tắc Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Sang Giấy
Để đảm bảo tính pháp lý, quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
-
Tính toàn vẹn: Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải hoàn toàn trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc. Không được phép chỉnh sửa hoặc thay đổi bất kỳ thông tin nào.
-
Ký hiệu nhận diện: Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng biệt để phân biệt với hóa đơn gốc. Dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” phải được in rõ ràng trên hóa đơn.
-
Thông tin người chuyển đổi: Hóa đơn chuyển đổi cần có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc trên, hóa đơn chuyển đổi mới có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn gốc.
3. Điểm Khác Biệt Giữa Hóa Đơn Chuyển Đổi và Hóa Đơn Giấy Thông Thường
Nhà nước khuyến khích và đang đẩy mạnh việc triển khai hóa đơn điện tử nhằm khắc phục hạn chế của hóa đơn giấy truyền thống, phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế số. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Chính phủ vẫn khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi dần để tận dụng ưu điểm về lưu trữ, tra cứu và quản lý kê khai thuế.
Với tính linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần thiết, hóa đơn điện tử ngày càng được ưa chuộng. Vậy hóa đơn chuyển đổi khác gì so với hóa đơn giấy truyền thống?
-
Ký hiệu hóa đơn: Hóa đơn giấy có ký hiệu seri ví dụ VC/15P, trong khi hóa đơn chuyển đổi sẽ có ký hiệu VC/15E.
-
Chữ ký: Hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay, còn hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi sử dụng chữ ký số.
-
Liên hóa đơn: Hóa đơn giấy có nhiều liên (liên 2, liên 3) với nội dung giống nhau. Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên hóa đơn.
-
Dòng chữ đặc biệt: Hóa đơn chuyển đổi bắt buộc phải có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
So sánh hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận biết và sử dụng đúng mục đích.
4. Hướng Dẫn Tự Chuyển Đổi Hóa Đơn Điện Tử Sang Giấy
Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khá đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn khái quát các bước thực hiện:
- Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử: Đăng nhập vào phần mềm hoặc website cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Tìm kiếm hóa đơn cần chuyển đổi: Sử dụng chức năng tìm kiếm để xác định hóa đơn điện tử cần chuyển đổi sang bản giấy.
- Thực hiện chuyển đổi: Chọn chức năng “Chuyển đổi” hoặc “In hóa đơn” (với tùy chọn in ra file PDF trước khi in ra giấy).
- In hóa đơn: In hóa đơn ra giấy. Đảm bảo chất lượng in rõ ràng, đầy đủ thông tin.
- Ký và ghi thông tin người chuyển đổi: Người thực hiện chuyển đổi ký và ghi rõ họ tên, ngày chuyển đổi trên hóa đơn.
Kết Luận
Bài viết đã cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn chuyển đổi, bao gồm mục đích sử dụng, nguyên tắc chuyển đổi và điểm khác biệt so với hóa đơn giấy thông thường. Việc hiểu rõ các quy định này giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chuyển đổi một cách hợp lệ và hiệu quả, đặc biệt trong các tình huống cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.