Hàm SUM và SUBTOTAL là hai công cụ không thể thiếu trong Excel, đặc biệt đối với kế toán viên. Trong khi SUM được sử dụng rộng rãi, SUBTOTAL lại tỏ ra linh hoạt và mạnh mẽ hơn trong nhiều tình huống cụ thể. Bài viết này sẽ đi sâu vào sự khác biệt giữa hai hàm này, giúp bạn lựa chọn công cụ phù hợp cho từng nhiệm vụ.
Mục Lục
So Sánh Chi Tiết Hàm SUM và SUBTOTAL
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết sự khác biệt giữa hàm SUM và SUBTOTAL:
| Tính Năng | Hàm SUM | Hàm SUBTOTAL |
|---|---|---|
| Mục đích | Tính tổng cố định cho tất cả các đối tượng, không phân biệt nhóm. Giá trị không thay đổi khi sử dụng Filter. Khi lồng các hàm SUM, số liệu bị tính lặp lại. | Tính tổng linh hoạt cho từng nhóm, giá trị thay đổi khi sử dụng Filter. Khi lồng các hàm SUBTOTAL, số liệu không bị tính lặp lại. |
| Cú pháp | SUM(number1,[number2],...) |
SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],...) |
| Đối số | – Giới hạn đến 255 đối số, đối số đầu tiên là bắt buộc. – Có thể là giá trị riêng lẻ, tham chiếu ô, phạm vi ô hoặc kết hợp. – Nếu đối số là mảng hoặc tham chiếu, chỉ các số mới được tính. Ô trống, giá trị logic, văn bản bị bỏ qua. Nếu có lỗi hoặc văn bản không thể chuyển đổi thành số, Excel sẽ báo lỗi. |
– function_num: Mã số đại diện cho phép toán (từ 1 đến 11 hoặc 101 đến 111). Số 9 tương ứng với hàm SUM.+ 1-11: Tính cả giá trị ẩn bằng lệnh Hide. + 101-111: Không tính giá trị ẩn bằng lệnh Hide. + Không tính giá trị ẩn bằng Filter. – Chỉ dùng để tính toán giá trị theo cột. Chỉ tính toán giá trị 2D. – ref1, ref2,...: Vùng địa chỉ tham chiếu. |
| Ứng dụng | – Tính tổng phát sinh Nợ/Có trong sổ nhật ký chung. – Tính khấu hao trong bảng phân bổ (211, 142, 242…). |
– Tính tổng phát sinh đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ của tài khoản cấp 1 trên bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán. – Tính tổng số tiền tồn cuối ngày trong sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. |
Ví Dụ Minh Họa
Để hiểu rõ hơn, hãy xem xét hai ví dụ sau:
Ví dụ 1: Sử dụng hàm SUM
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu về doanh thu bán hàng theo từng khu vực. Bạn muốn tính tổng doanh thu của tất cả các khu vực.
Ví dụ sử dụng hàm SUM để tính tổng doanh thu
Alt: Bảng tính Excel minh họa cách sử dụng hàm SUM để tính tổng doanh thu từ các khu vực khác nhau
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng doanh thu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Ví dụ 2: Sử dụng hàm SUBTOTAL
Bây giờ, giả sử bạn muốn lọc dữ liệu để chỉ hiển thị doanh thu của khu vực “Miền Nam”. Bạn muốn tính tổng doanh thu của khu vực này sau khi đã lọc.
Ví dụ sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng doanh thu sau khi lọc
Alt: Bảng tính Excel minh họa cách sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng doanh thu sau khi áp dụng bộ lọc cho khu vực Miền Nam
Trong trường hợp này, hàm SUBTOTAL sẽ tự động cập nhật tổng doanh thu chỉ tính các dòng hiển thị sau khi đã lọc, trong khi hàm SUM vẫn sẽ tính tổng của tất cả các dòng, kể cả những dòng đã bị ẩn.
Khi Nào Nên Dùng Hàm Nào?
-
Sử dụng hàm SUM khi: Bạn cần tính tổng của một phạm vi dữ liệu cố định và không cần quan tâm đến việc lọc dữ liệu.
-
Sử dụng hàm SUBTOTAL khi: Bạn cần tính tổng của một phạm vi dữ liệu có thể thay đổi do lọc hoặc ẩn dữ liệu. SUBTOTAL đặc biệt hữu ích khi bạn muốn tính tổng của các nhóm dữ liệu con trong một bảng lớn.
Kết Luận
Hiểu rõ sự khác biệt giữa hàm SUM và SUBTOTAL là rất quan trọng để sử dụng Excel hiệu quả, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán. Việc lựa chọn đúng hàm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đưa ra các phân tích chính xác hơn. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để làm chủ hai hàm này.