Truyền thông phi chính thức (Grapevine Communication) là mạng lưới thông tin không chính thức và không có cấu trúc, được hình thành dựa trên các mối quan hệ xã hội thay vì sơ đồ tổ chức hoặc mô tả công việc. Đây là một kênh thông tin không chính thức, nơi thông tin lan truyền khắp tổ chức.
Mạng lưới truyền thông phi chính thức (Grapevine) lan tỏa thông tin nhanh chóng trong tổ chức.
Grapevine là một kênh mà qua đó thông tin thực tế giữa các thành viên khác nhau trong tổ chức diễn ra và mang lại kết quả mong muốn. Vì nó không có cấu trúc và không hoàn toàn nằm dưới sự kiểm soát của quản lý, nó di chuyển qua tổ chức theo mọi hướng. Nó có thể lan truyền lên trên, xuống dưới và theo đường chéo, bên trong và bên ngoài chuỗi mệnh lệnh, giữa công nhân và người quản lý, và thậm chí cả bên trong và bên ngoài công ty. Điều này cho thấy rằng grapevine không phải là một hình thức giao tiếp tuân theo một lộ trình cấu trúc. Nó di chuyển theo mọi hướng, lên, xuống và thậm chí theo đường chéo, tạo thành một mạng lưới tin đồn lan truyền nhanh chóng.
Mục Lục
Các Loại Hình Truyền Thông Phi Chính Thức
Có 4 loại truyền thông grapevine:
- Chuỗi đơn (Single Strand Chain)
- Chuỗi tin đồn (Gossip Chain)
- Chuỗi xác suất (Probability Chain)
- Chuỗi cụm (Cluster Chain)
Chuỗi Đơn (Single Strand Chain)
Chuỗi đơn là loại chuỗi tuân theo một đường truyền duy nhất. Ví dụ, A nói với B, B nói với C, và cứ thế tiếp diễn. Chuỗi càng dài, hiệu ứng lọc và sai lệch càng lớn. Ví dụ: nếu một nhân viên nào đó sắp được tuyên bố là trưởng nhóm mới, thì thông tin này sẽ lan truyền theo một chuỗi duy nhất.
Chuỗi Tin Đồn (Gossip Chain)
Chuỗi tin đồn là loại chuỗi mà trong đó một nhóm người tập hợp lại để thảo luận về các vấn đề cùng quan tâm. Các chuỗi này thường được coi là chậm trong việc truyền tải thông tin. Ví dụ, một thông điệp về việc “không có mặt tại nơi làm việc” được truyền qua loại chuỗi này.
Chuỗi Xác Suất (Probability Chain)
Chuỗi xác suất là một mạng lưới thông tin, nơi mỗi cá nhân ngẫu nhiên nói với những người khác cùng một thông điệp. Nguồn thông tin cho mỗi người nghe thông điệp là khác nhau.
Chuỗi Cụm (Cluster Chain)
Chuỗi cụm là một mạng lưới thông tin, nơi một người đầu tiên nói thông điệp cho các cá nhân được chọn, và những cá nhân được chọn đó truyền cùng một thông tin cho các cá nhân được chọn khác, và quá trình tiếp tục theo cách tương tự. Hầu hết các giao tiếp không chính thức tuân theo chuỗi này. Ở đây, người trung tâm hoặc người chủ chốt truyền thông tin cho những người khác, những người này lại truyền thông tin cho những người được chọn khác. Đây là hình thức grapevine phổ biến và hiệu quả nhất, cho phép thông tin lan truyền nhanh chóng trong các nhóm nhỏ.
Các loại hình chuỗi truyền thông grapevine phổ biến trong tổ chức.
Đặc Điểm Của Truyền Thông Phi Chính Thức
Một số đặc điểm chung của truyền thông grapevine là:
- Tác động lớn
- Lan tỏa rộng
- Linh hoạt
- Tốc độ
- Sai lệch
- Hình thức truyền miệng
- Số lượng người tiếp nhận lớn
- Khả năng đặc biệt
- Thông tin không được nói ra
- Thông tin mâu thuẫn
Tác Động Lớn
Một số lượng lớn nhân viên trong một tổ chức phụ thuộc vào grapevine vì họ coi đây là nguồn thông tin chính cũng như kênh đáng tin cậy để giao tiếp về các sự kiện và thực tế trong công ty. Grapevine có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc, năng suất và thậm chí cả sự gắn kết của nhân viên.
Lan Tỏa Rộng
Grapevine liên kết toàn bộ tổ chức rất nhanh chóng. Từ trên xuống dưới của một tổ chức, không ai bị bỏ lại khỏi sự lan tỏa của grapevine. Đó là lý do tại sao đôi khi giao tiếp grapevine được coi là giao tiếp rất hiệu quả.
Linh Hoạt
Nó linh hoạt hơn các kênh chính thức vì các kênh chính thức đòi hỏi nhiều thủ tục, trong khi grapevine không bị ràng buộc bởi những thủ tục đó. Tán gẫu, chia sẻ khoảnh khắc hoặc trò chuyện là đủ để tạo ra một grapevine.
Tốc Độ
Thông tin di chuyển rất nhanh chóng thông qua grapevine. Grapevine chạy nhanh hơn gió. Các tin đồn và thông tin không chính thức có thể lan truyền khắp tổ chức chỉ trong vài giờ, thậm chí vài phút.
Sai Lệch
Thông tin lan truyền qua grapevine có khả năng bị sai lệch khi nó di chuyển từ điểm này sang điểm khác, từ thiết bị đầu cuối này sang thiết bị đầu cuối khác hoặc từ người này sang người khác. Ví dụ: Ông X mới kết hôn gần đây, thông tin như vậy có thể bị sai lệch thành Ông X đã kết hôn ở nước ngoài hai năm trước.
Hình Thức Truyền Miệng
Grapevine sử dụng các kỹ thuật truyền miệng nhiều hơn là các kỹ thuật bằng văn bản hoặc phi ngôn ngữ. Vì giao tiếp bằng lời nói tốn ít thời gian hơn, nên grapevine có khả năng phụ thuộc vào phương thức truyền miệng.
Số Lượng Người Tiếp Nhận Lớn
Vì văn bản hoặc bản chất của grapevine rất hấp dẫn, nên có một số lượng lớn người tiếp nhận để đối phó với nó. Một số lượng lớn cá nhân luôn sẵn sàng tham gia vào grapevine.
Khả Năng Đặc Biệt
Grapevine có thể xuyên thủng hàng rào bảo mật mạnh mẽ và có thể lan truyền từ miệng đến miệng rất dễ dàng. Nó có khả năng lan rộng khắp toàn bộ tổ chức.
Thông Tin Không Được Nói Ra
Grapevine thường mang những thông tin mà giao tiếp chính thức không muốn truyền tải. Thông tin dựa trên sự bịa đặt hoặc tin đồn được cho là được truyền tải tốt hơn thông qua grapevine.
Thông Tin Mâu Thuẫn
Cùng một thông tin được truyền qua chuỗi chính thức có thể bị sai lệch và do đó có thể làm tăng mâu thuẫn nếu nó truyền qua grapevine.
Ưu Điểm Của Truyền Thông Phi Chính Thức
Ưu điểm của giao tiếp grapevine là:
- Lan truyền nhanh chóng
- Phản hồi nhanh chóng
- Tính gắn kết của nhóm
- Truyền bá nhanh chóng
- Thay thế cho kênh giao tiếp chính thức
Lan Truyền Nhanh Chóng
Là một kênh không có tài liệu và rào cản thứ bậc, grapevine đóng vai trò là phương tiện trao đổi suy nghĩ và thông tin nhanh nhất trong và ngoài tổ chức.
Phản Hồi Nhanh Chóng
Mọi hành động đều có một phản ứng bằng và ngược lại, và trong trường hợp của grapevine, nó cũng nhanh chóng. Phản hồi của tin đồn sẽ nhanh chóng quay trở lại người mà tin đồn bắt nguồn.
Tính Gắn Kết Của Nhóm
Những lời đồn đại, một hình thức của grapevine thường trở thành lý do chính để đưa mọi người đến gần nhau hơn và làm cho họ thân thiện hơn. Tin đồn làm tăng sự tương tác giữa các nhân viên, điều này làm tăng khả năng làm việc của bất kỳ tổ chức nào.
Truyền Bá Nhanh Chóng
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của giao tiếp grapevine là nó giúp nhân viên được cập nhật. Bất kỳ tin tức nào, tốt hay xấu đều đến được với mọi người và cho phép họ phản hồi theo đó.
Thay Thế Cho Kênh Giao Tiếp Chính Thức
Như chúng ta đều biết rằng giao tiếp chính thức tốn thời gian vì nó đầy đủ các thủ tục. Grapevine có thể là một giải pháp thay thế hiệu quả trong những tình huống khẩn cấp hoặc khi cần truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng.
Nhược Điểm Của Truyền Thông Phi Chính Thức
Nhược điểm của giao tiếp grapevine là:
- Nó có thể gây ra những phản ứng bất ngờ và không mong muốn từ những người không ổn định về mặt cảm xúc.
- Grapevine đôi khi nguy hiểm cho sức khỏe của tổ chức nếu được phép phát triển mà không cần giám sát.
- Nó có khả năng lan truyền những tin đồn không liên quan.
- Nó có thể dẫn đến sự phỉ báng cá nhân và ám sát nhân phẩm của những người khác.
- Các kênh Grapevine có thể được điều chỉnh nhưng không thể xóa bỏ.
- Kênh Grapevine phóng đại hoặc bóp méo nội dung tin nhắn.
Giao tiếp grapevine giữa nhân viên và người sử dụng lao động không thể bị ngăn chặn ngay cả khi cấp quản lý cao hơn nỗ lực. Xét cho cùng, giao tiếp là một hoạt động tự nhiên của con người.
Có một số cách về cách đối phó với giao tiếp grapevine và tiếp theo nó có thể được sử dụng như một kênh trung gian giữa người sử dụng lao động và nhân viên trong tổ chức.
Tổ chức không nên loại bỏ giao tiếp grapevine vì nó có thể giúp nhân viên làm việc của họ. Thay vào đó, nên tìm cách quản lý và sử dụng grapevine một cách hiệu quả để cải thiện giao tiếp và sự gắn kết trong tổ chức.
Tài Liệu Tham Khảo
- Business Communication: “ K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Business Communication: “M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.