Giải trình là một hoạt động thường xuyên diễn ra trong các cơ quan, đơn vị nhà nước và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ giải trình là gì, khi nào cần viết giải trình và quy trình thực hiện như thế nào. Bài viết này của Sen Tây Hồ sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về giải trình, từ khái niệm, trách nhiệm, quyền lợi liên quan đến hướng dẫn chi tiết cách viết và mẫu giải trình chuẩn nhất.
Mục Lục
Giải trình là gì?
Giải trình là việc một cá nhân hoặc tổ chức trình bày, làm rõ thông tin, sự việc, đặc biệt là những sai sót, vi phạm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hoặc quyền hạn được giao. Mục đích của giải trình là cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để cấp trên hoặc các bên liên quan hiểu rõ bản chất vấn đề và đưa ra quyết định phù hợp.
Giải trình tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, giải trình được gọi là Explanation. Mẫu giải trình tiếng Anh có thể được gọi là Explanation Form.
Trách nhiệm giải trình là gì?
Trách nhiệm giải trình là nghĩa vụ của người đứng đầu hoặc bộ phận liên quan phải giải trình, báo cáo về các hoạt động, quyết định của mình trước cấp trên hoặc các bên liên quan.
Thư giải trình là gì?
Thư giải trình là văn bản (có thể là bản giấy, fax hoặc email) được gửi đến cấp trên hoặc các bên liên quan để giải thích, trình bày về một vấn đề cụ thể.
Thư giải trình tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, thư giải trình có thể được gọi là Comfort Letter.
Công văn giải trình là gì?
Công văn giải trình là văn bản yêu cầu từ cấp trên gửi xuống cấp dưới, yêu cầu giải trình về một sự việc, vấn đề nào đó.
Công văn giải trình tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, công văn giải trình có thể được gọi là Written Explanation.
Quyền lợi và nghĩa vụ của người yêu cầu giải trình
Theo Nghị định số 90/2013/NĐ-CP của Chính phủ, người yêu cầu giải trình có các quyền lợi và nghĩa vụ sau:
Quyền lợi của người yêu cầu giải trình
- Có quyền tự mình hoặc ủy quyền cho người khác (người được ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự) thực hiện yêu cầu giải trình.
- Được rút một phần hoặc toàn bộ yêu cầu giải trình.
- Được nhận văn bản giải trình từ cơ quan có trách nhiệm.
Nghĩa vụ của người yêu cầu giải trình
- Thực hiện đầy đủ trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
- Trình bày rõ ràng, trung thực về nội dung yêu cầu giải trình.
- Cung cấp thông tin và tài liệu liên quan đến nội dung yêu cầu giải trình.
Quyền lợi và nghĩa vụ của người làm giải trình
Người làm giải trình (thường là người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền) cũng có những quyền lợi và nghĩa vụ nhất định:
Quyền lợi của người làm giải trình
- Yêu cầu người yêu cầu giải trình cung cấp thông tin và tài liệu liên quan.
- Yêu cầu người yêu cầu giải trình thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định.
- Bổ sung hoặc đính chính thông tin trong văn bản giải trình để làm rõ ràng, chính xác nội dung.
- Từ chối tiếp nhận yêu cầu giải trình nếu người yêu cầu không đáp ứng các điều kiện sau:
- Không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (đối với cá nhân) hoặc không thông qua người đại diện hợp pháp (đối với tổ chức).
- Nội dung yêu cầu không liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ hợp pháp của người yêu cầu.
- Nội dung yêu cầu không thuộc phạm vi trách nhiệm và quản lý của cơ quan được yêu cầu.
- Người yêu cầu đang trong tình trạng không kiểm soát được hành vi do sử dụng rượu, bia hoặc chất kích thích.
- Người yêu cầu có hành vi gây rối trật tự, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của người giải trình.
- Người được ủy quyền hoặc đại diện không có giấy tờ hợp pháp.
Nghĩa vụ của người làm giải trình
- Tiếp nhận yêu cầu giải trình thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn người yêu cầu thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định.
- Giải quyết yêu cầu giải trình theo đúng trình tự, hình thức, thủ tục và thời hạn theo quy định.
Hướng dẫn viết đơn giải trình chi tiết
Văn bản giải trình là một tài liệu quan trọng, được lưu giữ để đối chiếu khi cần thiết. Do đó, việc viết giải trình cần đảm bảo đầy đủ thông tin và rõ ràng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách viết đơn giải trình:
- Thông tin cá nhân: Ghi rõ ràng, chính xác thông tin của người viết giải trình.
- Thời gian và địa điểm: Nêu rõ thời gian và địa điểm xảy ra sự việc.
- Thông tin liên quan: Liệt kê thông tin của những người liên quan đến sự việc.
- Diễn biến sự việc: Trình bày chi tiết, rõ ràng trình tự và diễn biến của sự việc.
- Nguyên nhân: Nêu rõ nguyên nhân dẫn đến sự việc.
- Mức độ ảnh hưởng: Đánh giá mức độ ảnh hưởng, thiệt hại do sự việc gây ra.
- Trách nhiệm: Xác định trách nhiệm của người viết giải trình (nếu có).
- Đề xuất: Đề xuất phương án giải quyết (nếu có).
Lưu ý khi viết đơn giải trình
- Bình tĩnh: Giữ bình tĩnh trong quá trình viết, tránh hoảng sợ dẫn đến sai sót.
- Rõ ràng, mạch lạc: Trình bày từng câu, từng chữ một cách rõ ràng, mạch lạc.
- Chính xác: Đảm bảo thông tin về diễn biến sự việc và người liên quan phải đầy đủ và chính xác.
- Trung thực: Tuyệt đối không thêm bớt thông tin, viết sai sự thật.
Mẫu biên bản giải trình tường trình
Dưới đây là mẫu biên bản giải trình tường trình bạn có thể tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày … tháng … năm ……
BẢN TƯỜNG TRÌNH DIỄN BIẾN SỰ VIỆC XẢY RA
Kính gửi: Thủ trưởng (ghi tên đơn vị) ………………………………………….
Họ tên:……………………………………………………………….
Sinh ngày …………………….. tháng ……….năm…………..
Quê quán: …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Nơi ở hiện nay: …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Trình độ chuyên môn được đào tạo: …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Công việc chính hiện đang đảm nhiệm: …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Đơn vị đang làm việc (phòng, ban, phân xưởng……..): …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Hệ số lương đang hưởng: …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Thời điểm sự việc xảy ra hoặc phát hiện ngày tháng năm …………………………………………………………………………………………………………………………………..
Tường trình diễn biến sự việc:
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
Nguyên nhân dẫn đến sự việc xảy ra:
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
Căn cứ quy định của pháp luật và nội quy lao động của đơn vị đã ban hành. Tôi nhận thấy hành vi vi phạm kỷ luật của tôi áp dụng theo hình thức kỷ luật lao động hoặc bồi thường trách nhiệm vật chất theo điều…
Tôi hứa sẽ sửa chữa những sai lầm, khuyết điểm và không tái phạm.
Người viết tường trình
(Ký tên)
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về giải trình. Nắm vững các kiến thức này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi cần viết hoặc yêu cầu giải trình trong công việc và cuộc sống.