GDS Là Gì? Toàn Tập Về Hệ Thống Phân Phối Toàn Cầu Trong Khách Sạn

GDS (Global Distribution System) là một thuật ngữ quan trọng trong ngành khách sạn hiện đại, đóng vai trò then chốt trong việc tăng doanh thu và lợi nhuận. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về GDS, từ định nghĩa cơ bản đến cách ứng dụng hiệu quả trong kinh doanh khách sạn tại Việt Nam.

1. GDS Là Gì?

GDS (Global Distribution System) là hệ thống phân phối toàn cầu được điện toán hóa, hoạt động như một mạng lưới đặt chỗ trên phạm vi toàn thế giới. Nó đóng vai trò là một điểm truy cập duy nhất, cho phép các đại lý du lịch, các trang web đặt phòng trực tuyến và các tập đoàn lớn đặt vé máy bay, phòng khách sạn, dịch vụ cho thuê xe và các sản phẩm du lịch liên quan khác. Người dùng có thể cập nhật thông tin và quản lý các cơ sở dữ liệu trên GDS thông qua các thiết bị công nghệ như điện thoại thông minh, máy tính xách tay. GDS cho phép thực hiện các thao tác như đặt chỗ, thay đổi lịch trình, hủy dịch vụ và sản phẩm (bao gồm thuê xe, dịch vụ visa, bảo hiểm du lịch…).

GDS là gì trong ngành khách sạn?

GDS cung cấp thông tin chi tiết về giá cả và các dịch vụ du lịch, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và so sánh các lựa chọn. Hiện nay, có ba kênh GDS hàng đầu trên thế giới là TravelPort, Worldspan và Amadeus.

2. Ứng Dụng Của GDS Trong Kinh Doanh Khách Sạn

Trong lĩnh vực khách sạn, GDS là một mạng lưới lưu trữ thông tin về tình trạng phòng trống, giá cả và các dịch vụ khác. Hệ thống này kết nối với một hệ thống đặt phòng trung tâm, tự động cập nhật thông tin phòng trống và giá bán, đảm bảo tính nhất quán cho khách hàng khi đặt phòng trực tuyến, tránh tình trạng đặt trùng. Các GDS lớn như Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan, Apollo và Pegasus xử lý lượng lớn dữ liệu từ khách sạn, hãng hàng không và các nhà phân phối khác.

Mạng lưới phân phối toàn cầu GDS kết nối các công ty du lịch

Việc bán phòng thông qua GDS được xem là mô hình B2B (Business to Business). Khi khách sạn hợp tác với các GDS, các công ty du lịch trên hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng và bán cho khách du lịch của họ, chia sẻ một phần lợi nhuận cho GDS theo chính sách đã thỏa thuận.

3. Lợi Ích Khi Khách Sạn Kết Nối Với GDS

GDS có khả năng tăng doanh thu đặt phòng và tổng doanh thu cho khách sạn bằng cách đưa thông tin khách sạn lên các “kệ siêu thị” toàn cầu. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả để thu hút khách du lịch quốc tế. Khách sạn có thể tiếp cận nguồn khách hàng từ khắp nơi trên thế giới, đặc biệt nếu vị trí thuận lợi gần sân bay, trung tâm thành phố hoặc các khu vực hành chính, thương mại. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khác:

• Tăng số lượng đặt phòng: Số lượng đặt phòng thông qua GDS thường cao hơn so với đặt phòng trực tiếp. Mặc dù đặt phòng trực tiếp đang ngày càng phổ biến, GDS vẫn là một kênh quan trọng mang lại lượng đặt phòng đáng kể.
• Tối đa hóa doanh thu: GDS giúp khách sạn hiển thị thông tin về tình trạng phòng và giá cả một cách nổi bật, giúp các đại lý du lịch dễ dàng tìm thấy và đặt phòng. Điều này giúp khách sạn tối đa hóa công suất phòng và tiếp cận các thị trường du lịch tiềm năng, sẵn sàng chi trả cho những lựa chọn tốt nhất.

Lợi ích khi khách sạn kết nối GDS

• Tiếp cận mạng lưới đại lý du lịch rộng lớn: Nhiều đại lý du lịch (Travel Agents – TA) sử dụng GDS để hỗ trợ khách hàng đặt phòng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Khám phá các phân khúc thị trường mới: GDS giúp các nhà quản lý khách sạn tìm kiếm và tiếp cận các phân khúc thị trường tiềm năng mà trước đây có thể chưa khai thác được.
• Dễ dàng kết nối với các khách sạn trên toàn thế giới: Các đại lý du lịch có thể dễ dàng truy cập thông tin về giá cả và tình trạng phòng trống, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp cho khách hàng.
• Cải thiện khả năng hiển thị và nhận diện thương hiệu: Một bản mô tả thông tin chi tiết và hấp dẫn trên GDS giúp khách sạn cải thiện vị trí tìm kiếm và hiển thị thông điệp thương hiệu một cách hiệu quả.

GDS là một công cụ tiếp thị trực tiếp mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích cho khách sạn.

4. Mẹo Quản Lý Khách Sạn Hiệu Quả Trên GDS

Để tận dụng tối đa lợi ích từ GDS, khách sạn cần đảm bảo kết nối và quản lý hệ thống một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ GDS uy tín và toàn diện. Dưới đây là danh sách những yếu tố cần xem xét:

4.1. Quản Lý Phòng Tồn Linh Hoạt

Kết nối GDS cần hỗ trợ quản lý phòng tồn, cho phép khách sạn tiếp thị tất cả các phòng của mình trên mọi kênh phân phối cùng một lúc. Nếu không có tính năng này, khách sạn có thể phải chia nhỏ phòng tồn cho từng kênh, hạn chế khả năng tối đa hóa doanh thu.

4.2. Cấu Trúc Giá Cả Minh Bạch, Không Phí Hoa Hồng Ẩn

Lựa chọn đối tác GDS không tính phí hoa hồng khi có giao dịch đặt phòng được chuyển đến hệ thống quản lý khách sạn (PMS) của bạn. GDS nên giúp khách sạn tăng doanh thu mà không làm giảm lợi nhuận trên mỗi đơn đặt phòng.

4.3. Khả Năng Tích Hợp Dễ Dàng

Đảm bảo GDS có khả năng tích hợp hoàn toàn với PMS, công cụ đặt phòng trực tuyến và hệ thống quản lý kênh hiện tại của khách sạn. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý và thực hiện chiến lược phân phối một cách hiệu quả.

4.4. Báo Cáo Chi Tiết, Toàn Diện

Phần mềm GDS cần cung cấp các công cụ báo cáo chi tiết, cho phép bạn xem và đánh giá dữ liệu đặt phòng, từ đó đưa ra quyết định tốt nhất cho chiến lược tiếp thị và phân phối.

4.5. Khả Năng Nhắm Mục Tiêu Thị Trường Cụ Thể

GDS cung cấp cho khách sạn cơ hội khám phá và khai thác các phân khúc thị trường tiềm năng. Bạn có thể lọc quyền truy cập dựa trên vị trí địa lý và các loại khách du lịch cụ thể.

4.6. Hợp Đồng Linh Hoạt, Không Ràng Buộc Dài Hạn

Ưu tiên nhà cung cấp cho phép bạn dùng thử GDS trong một thời gian ngắn để đánh giá hiệu quả trước khi quyết định đăng ký dài hạn.

4.7. Kết Nối Đơn Giản, Chi Phí Hợp Lý

Mỗi GDS có các yêu cầu và phí kết nối riêng. Hãy tìm nhà cung cấp giúp bạn kết nối với tất cả các nhà cung cấp hàng đầu (như Sabre, Travelport, Amadeus…) một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí.

4.8. Thông Tin Khách Sạn Chi Tiết, Đầy Đủ

Cung cấp bản mô tả thông tin khách sạn toàn diện trên GDS, bao gồm:

• Tổng quan về khách sạn
• Tiện nghi, cơ sở vật chất và dịch vụ
• Địa điểm và địa chỉ
• Chỉ đường và phương tiện di chuyển
• Địa điểm tham quan, hấp dẫn gần đó
• Tên và mô tả các loại phòng

Quản lý kênh phân phối phòng khách sạn hiệu quả

Bên cạnh GDS, việc đăng ký trên nhiều kênh OTA (Online Travel Agencies) cũng rất quan trọng để tối đa hóa cơ hội bán phòng. Do đó, hãy sử dụng hệ thống quản lý kênh phân phối của ezCloudhotel. Với khả năng kết nối với hơn 200 kênh OTA phổ biến trên toàn cầu (bao gồm sentayho.com.vn, Agoda, Expedia…), bạn có thể dễ dàng tăng công suất phòng lên đến 35%.

Ngoài ra, cơ chế tự động cập nhật số phòng trống mỗi khi có thay đổi về đặt phòng giúp bạn tránh tình trạng overbooking. Hệ thống sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại khi có đơn đặt phòng mới và cập nhật thông tin trên tất cả các kênh OTA. Quá trình này diễn ra hoàn toàn tự động, giúp giảm tải công việc cho nhân viên khách sạn.

Ngoài tính năng quản lý kênh phân phối, ezCloudhotel còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác như quản lý khách sạn tổng thể, email marketing, kết nối khóa từ, quản lý từ xa…, giúp việc quản lý và kinh doanh khách sạn của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.