Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, việc tối ưu hóa quy trình làm việc là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả và đạt được mục tiêu. Flowchart, hay còn gọi là lưu đồ quy trình, đóng vai trò quan trọng trong việc trực quan hóa và đơn giản hóa các quy trình phức tạp, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cải tiến hoạt động.
Flowchart trực quan hóa quy trình làm việc
Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách vẽ flowchart cho quy trình nghiệp vụ, đi kèm với các ví dụ minh họa cụ thể, giúp bạn áp dụng hiệu quả vào thực tế doanh nghiệp của mình.
Mục Lục
Flowchart là Gì và Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Đến?
Một quy trình nghiệp vụ bao gồm một chuỗi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, được thực hiện theo một trình tự nhất định để đạt được mục tiêu kinh doanh. Flowchart là một công cụ đồ họa trực quan, thể hiện chuỗi nhiệm vụ này thành một hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước, điều kiện và kết quả.
Lợi ích của việc sử dụng flowchart trong doanh nghiệp:
- Dễ dàng nắm bắt quy trình: Flowchart cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình, giúp nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, dễ dàng hiểu cách thức hoạt động, các bước thực hiện, công cụ cần thiết và người hỗ trợ.
- Đánh giá chất lượng sản phẩm: Bằng cách quan sát flowchart, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra dựa trên quy trình vận hành tiêu chuẩn.
- Tái thiết kế quy trình: Flowchart là một bản tham chiếu hữu ích cho việc tái thiết kế quy trình, giúp xác định các công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến.
- Tiêu chuẩn hóa quy trình: Flowchart giúp tiêu chuẩn hóa quy trình, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện công việc theo cùng một cách, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả.
- Truyền thông hiệu quả: Flowchart là một công cụ truyền thông hiệu quả, giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong quy trình.
Hướng Dẫn 3 Bước Vẽ Flowchart Quy Trình Nghiệp Vụ
Để xây dựng một flowchart chính xác và logic, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp có nhiều quy trình liên kết với nhau, bạn có thể tuân theo 3 bước sau:
Bước 1: Xác Định Lưu Đồ Quy Trình Cần Thiết
Trước khi bắt đầu vẽ, hãy xác định rõ mục đích và phạm vi của flowchart. Việc xây dựng flowchart chỉ thực sự có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn cần nó để duy trì hoạt động, thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh hoặc mở rộng quy mô nhân sự.
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý quy trình bằng lời nói, việc “văn bản hóa” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh thông qua flowchart là rất quan trọng. Hơn nữa, nếu bạn có kế hoạch “số hóa” quy trình trong quá trình chuyển đổi số, việc chuẩn bị kỹ lưỡng bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan là điều cần thiết.
Xác định mục đích của Flowchart
Bước 2: Thu Thập Thông Tin Chi Tiết và Chính Xác
Để vẽ được một flowchart chuẩn xác, bạn cần thu thập đầy đủ thông tin chi tiết về cách quy trình hoạt động. Ngay cả khi quy trình có vẻ đơn giản, mọi chi tiết nhỏ nhất đều cần được quan tâm.
Các câu hỏi cần đặt ra khi thu thập thông tin:
- Mục đích và tên gọi chính xác của quy trình là gì?
- Quy trình bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của từng bước là gì?
- Ai là người phụ trách từng bước?
- Có hướng dẫn cụ thể cho từng bước không? Thời gian giới hạn cho mỗi bước là bao nhiêu?
- Có những khả năng nào có thể xảy ra sau mỗi bước?
- Có sự kiện nào có thể làm thay đổi quy trình chuẩn không?
Để hiểu rõ quy trình, hãy tham khảo ý kiến của nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình đó. Bạn có thể trò chuyện riêng với từng người hoặc tổ chức một cuộc họp nhóm để khuyến khích họ chia sẻ ý kiến.
Bước 3: Bắt Tay Vào Vẽ Flowchart
Khi đã có đủ thông tin, bạn có thể bắt đầu “vẽ” lại quy trình thành flowchart.
Các ký hiệu cơ bản trong flowchart:
Các ký hiệu cơ bản trong Flowchart
Các cách vẽ flowchart:
- Bút và giấy: Cách đơn giản nhất là vẽ flowchart bằng tay trên giấy.
- Công cụ vẽ kỹ thuật số: Sử dụng các phần mềm như Microsoft PowerPoint, Paint, Adobe Illustrator, Adobe Photoshop hoặc các phần mềm chuyên dụng như LucidCharts để tạo flowchart kỹ thuật số.
- Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPMS): Sử dụng BPMS để thiết lập và tự động hóa quy trình nghiệp vụ. BPMS không chỉ giúp vẽ flowchart mà còn có thể xây dựng, vận hành, phân tích, cải tiến và giám sát quy trình.
Nếu bạn đã có bản vẽ flowchart hoặc file Excel mô tả quy trình, bạn có thể dễ dàng đưa chúng lên phần mềm BPMS. Nếu bạn chỉ mới mường tượng quy trình trong đầu, phần mềm sẽ hướng dẫn bạn thiết kế một quy trình tự động hoàn chỉnh.
Ví Dụ Về 3 Lưu Đồ Quy Trình Nghiệp Vụ Phổ Biến
Doanh nghiệp có thể có vô số quy trình nghiệp vụ, tương ứng với các phòng ban khác nhau. Dưới đây là 3 ví dụ về các quy trình quen thuộc mà doanh nghiệp nào cũng cần:
1. Lưu Đồ Quy Trình Onboarding Nhân Viên Mới
Flowchart quy trình Onboarding nhân viên mới
Các bước cơ bản:
- Nhân viên mới hoàn thành hồ sơ và thủ tục pháp lý.
- Hồ sơ được phê duyệt bởi bộ phận HR và quản lý cấp cao.
- Nhân viên HR giới thiệu về cấu trúc và quy định của công ty.
- Nhân viên quản lý tài sản bàn giao trang thiết bị, tài khoản, đồng phục,…
2. Lưu Đồ Quy Trình Phê Duyệt Công Văn
Flowchart quy trình phê duyệt công văn
Các bước cơ bản:
- Công văn được gửi đi.
- Nếu công văn không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ.
- Nếu công văn được chấp thuận, chỉnh sửa theo yêu cầu.
- Lưu trữ công văn.
- Gửi email xác nhận xét duyệt thành công.
3. Lưu Đồ Quy Trình Ứng Phó Với Sự Cố
Flowchart quy trình ứng phó với sự cố
Ví dụ về xử lý tấn công an ninh mạng:
- Báo cáo về trường hợp khẩn cấp (ví dụ: USB lạ cắm vào máy tính).
- Đánh giá mối đe dọa.
- Nếu là mối đe dọa nguy hiểm, gửi email khẩn cấp cho ban lãnh đạo.
- Ban lãnh đạo và đội an ninh họp khẩn cấp.
- Đề xuất và triển khai giải pháp.
- Nếu giải pháp không hiệu quả, tổ chức họp khác. Nếu hiệu quả, hoàn tất quy trình.
Lời Khuyên: Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Quy Trình Tự Động (BPMS)
Phần mềm quản lý quy trình tự động (BPMS)
Mặc dù flowchart giúp hình dung quy trình, nhưng nó không thể triển khai quy trình hàng ngày, theo dõi tiến độ hoặc phát hiện sai sót kịp thời. Phần mềm BPMS có thể giải quyết những hạn chế này bằng cách:
- Xây dựng quy trình thành các bước cụ thể, phân quyền quản lý, quyền truy cập dữ liệu, trách nhiệm và hướng dẫn xử lý.
- Tạo nhiệm vụ (bao gồm mã hợp đồng và thông tin liên quan) cho mỗi quy trình.
- Thông báo real-time cho nhân viên khi có công việc mới.
- Cung cấp báo cáo tự động về số lượng, tiến độ, thời gian trung bình,…
BPMS giúp phòng tránh rủi ro, đo lường các chỉ số và tối ưu hóa quy trình, những điều mà flowchart không thể làm được.
Quản lý quy trình liên phòng ban trên Base Workflow
Báo cáo tự động trên BPMS
Kết Luận
Flowchart là một công cụ hữu ích để trực quan hóa và đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ. Tuy nhiên, để triển khai quy trình một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý quy trình tự động (BPMS). Chúc bạn thành công trong việc xây dựng và tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp của mình!