Định dạng XPS (XML Paper Specification) bắt đầu xuất hiện cùng với Windows Vista và bộ MS Office 2007, được Microsoft phát triển như một đối thủ cạnh tranh với PDF (Portable Document Format). Vậy XPS là gì? Cách tạo và xem file XPS như thế nào? Ưu điểm của nó so với các định dạng tài liệu khác ra sao?
Với XPS, bạn có thể đóng gói nội dung tài liệu thành một định dạng chuẩn, dễ dàng chia sẻ và xuất bản. Dung lượng file nhỏ, chất lượng tốt và khả năng bảo toàn nội dung gốc sau khi xuất bản, XPS được kỳ vọng sẽ là đối thủ đáng gờm của Adobe PDF.
Mục Lục
Cách Tạo Tài Liệu XPS
Có hai cách chính để tạo file XPS: sử dụng máy in ảo Microsoft XPS Document Writer hoặc tạo trực tiếp từ bộ Microsoft Office 2007.
1. Tạo bằng Máy In Ảo Microsoft XPS Document Writer
Nếu bạn đang sử dụng Windows XP và đã cài đặt Microsoft .NET Framework 3.0, máy in ảo Microsoft XPS Document Writer sẽ tự động được cài đặt vào hệ thống. Trên Windows Vista, máy in này được tích hợp sẵn.
Để sử dụng, hãy mở tài liệu bạn muốn chuyển đổi (ví dụ: file Word), chọn File > Print. Sau đó, chọn máy in Microsoft XPS Document Writer, chọn vị trí lưu file, đặt tên và bấm Save.
2. Tạo Tài Liệu XPS Trong Bộ Microsoft Office 2007
Để xuất file XPS trực tiếp từ các ứng dụng của Microsoft Office 2007 (Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, Word), bạn cần cài đặt add-in Microsoft Save as PDF or XPS. Bạn có thể tải add-in này từ trang chủ Microsoft.
Sau khi cài đặt, mở tài liệu cần chuyển đổi, bấm vào Office Button, chọn Save As… > PDF or XPS. Chọn vị trí lưu file, chọn chế độ xuất chuẩn (Standard) hoặc nén dung lượng nhỏ (Minimum size), sau đó bấm Publish.
Lưu ý: Chọn kiểu xuất phù hợp với mục đích sử dụng. Nếu bạn muốn gửi file qua email hoặc chia sẻ trực tuyến, hãy chọn chế độ nén để giảm dung lượng file.
Add-in này không chỉ giúp bạn xuất file XPS nhanh chóng mà còn cho phép bạn lưu trực tiếp các file Office sang định dạng PDF mà không cần phần mềm chuyển đổi trung gian.
Cách Xem Tài Liệu Định Dạng XPS
Với Windows Vista, bạn có thể xem file XPS ngay lập tức bằng chương trình XPS Viewer được tích hợp sẵn. Trên Windows XP, bạn cần cài đặt Microsoft .NET Framework 3.0 để có được Microsoft XPS Viewer hoặc tải gói hỗ trợ XPS nhỏ gọn XPS Essentials Pack từ trang chủ Microsoft.
Hiện tại, có hai chương trình chính để xem file XPS:
- XPS Viewer: Tích hợp trong Windows Vista và Microsoft .NET Framework 3.0, giao diện tương tự Internet Explorer, hỗ trợ đọc và quản lý tài liệu điện tử.
- XPS Viewer EP: Nằm trong gói XPS Essentials Pack, giao diện đơn giản nhưng có nhiều chức năng hữu ích như hiển thị văn bản 3D, tìm kiếm, in ấn và phóng to/thu nhỏ.
Ưu Điểm Của Định Dạng XPS
Một trong những ưu điểm lớn nhất của XPS là khả năng hiển thị hình ảnh và văn bản với độ trung thực cao (high-fidelity). Ngay cả khi phóng to tài liệu ở tỷ lệ lớn, các thành phần văn bản vẫn hiển thị rõ ràng, sắc nét và chính xác.
XPS được Microsoft định hướng là một chuẩn tiềm năng cho thế hệ tài liệu điện tử mới, có khả năng thay thế các chuẩn sách điện tử hiện tại, mà tiêu biểu là Adobe PDF.
Kết luận
Định dạng XPS mang đến một giải pháp hiệu quả để tạo, chia sẻ và xem tài liệu điện tử với chất lượng cao và tính bảo mật tốt. Mặc dù PDF vẫn là định dạng phổ biến hơn, XPS vẫn có những ưu điểm riêng và là một lựa chọn đáng cân nhắc trong nhiều trường hợp.