File CSV (Comma Separated Values) là một định dạng file văn bản thuần túy (plain text) phổ biến, được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau. Các ứng dụng cơ sở dữ liệu, trình quản lý danh bạ và nhiều phần mềm khác thường hỗ trợ định dạng file này.
File CSV sử dụng dấu phẩy (,) hoặc các ký tự khác như dấu chấm phẩy (;) để phân tách các trường dữ liệu. Ý tưởng chính là cho phép người dùng xuất dữ liệu từ một ứng dụng sang file CSV, sau đó nhập dữ liệu này vào một ứng dụng khác một cách dễ dàng.
Mục Lục
Khám phá những điều cần biết về file CSV
File CSV, viết tắt của “Comma Separated Values” (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy), thường sử dụng dấu phẩy để phân tách các trường dữ liệu. Đây là một phương pháp hiệu quả để trao đổi thông tin có cấu trúc, chẳng hạn như nội dung của bảng tính, giữa các chương trình mà không cần chúng phải giao tiếp trực tiếp với nhau.
Chỉ cần cả hai chương trình đều hỗ trợ mở file CSV, chúng có thể trao đổi dữ liệu một cách trơn tru. Ví dụ, bạn có thể lưu thông tin liên hệ từ Microsoft Excel thành file CSV và sau đó nhập nó vào sổ địa chỉ trong Microsoft Outlook.
Một file CSV điển hình có cấu trúc như sau, với mỗi dòng chứa cùng một chuỗi dữ liệu để đảm bảo rằng bất kỳ chương trình nào đọc nó đều hiểu được cấu trúc dữ liệu:
Product,Size,Color,Price
Shirt,Medium,Blue,$14
Shirt,Large,Red,$15
Pants,Medium,Khaki,$23Mặc dù tên gọi gợi ý việc sử dụng dấu phẩy làm dấu phân tách, file CSV không nhất thiết phải sử dụng dấu phẩy. Dấu phân tách có thể là dấu chấm phẩy, dấu cách hoặc bất kỳ ký tự nào khác, nhưng dấu phẩy vẫn là lựa chọn phổ biến nhất.
Cấu trúc cơ bản của file CSV
Cấu trúc của file CSV tương đối đơn giản. Nó là một danh sách các giá trị dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy (hoặc ký tự phân tách khác). Ví dụ: nếu bạn muốn xuất danh sách liên hệ từ trình quản lý danh bạ sang file CSV, bạn sẽ nhận được một file có nội dung văn bản như sau:
Name,Email,Phone Number,Address
Bob Smith,[email protected],123-456-7890,123 Fake Street
Mike Jones,[email protected],098-765-4321,321 Fake AvenueVề cơ bản, đó là tất cả những gì bạn cần biết về file CSV. Chúng có thể trở nên phức tạp hơn với hàng nghìn dòng, nhiều trường dữ liệu hơn trên mỗi dòng hoặc chuỗi văn bản dài. Một số file CSV thậm chí có thể không có dòng tiêu đề ở đầu hoặc sử dụng dấu ngoặc kép để bao quanh mỗi trường dữ liệu, nhưng cấu trúc cơ bản vẫn giữ nguyên.
Sự đơn giản này là một đặc điểm nổi bật của định dạng CSV. File CSV được thiết kế để cung cấp một cách dễ dàng để xuất và nhập dữ liệu vào các chương trình khác nhau. Dữ liệu được lưu trữ ở định dạng mà con người có thể đọc được và dễ dàng xem bằng trình soạn thảo văn bản như Notepad hoặc chương trình bảng tính như Microsoft Excel.
Cách xem file CSV bằng trình soạn thảo văn bản
Để xem nội dung của file CSV bằng Notepad, hãy nhấp chuột phải vào file trong File Explorer (hoặc Windows Explorer) và chọn lệnh Edit (Chỉnh sửa).
Xem nội dung file CSV bằng Notepad
Lưu ý rằng Notepad có thể gặp khó khăn khi mở các file CSV quá lớn. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng một trình soạn thảo văn bản mạnh mẽ hơn như Notepad++. Để xem file CSV trong Notepad++ sau khi cài đặt, hãy nhấp chuột phải vào file CSV và chọn lệnh Edit With Notepad++ (Chỉnh sửa bằng Notepad++).
Bạn sẽ thấy danh sách dữ liệu văn bản thuần túy trong file CSV. Ví dụ: nếu file CSV được xuất từ một chương trình quản lý danh bạ, bạn sẽ thấy thông tin về từng liên hệ ở đây, với các chi tiết của mỗi liên hệ được sắp xếp trên một dòng mới. Nếu nó được xuất từ một trình quản lý mật khẩu như LastPass, bạn sẽ thấy các mục đăng nhập trang web khác nhau trên các dòng riêng biệt.
Trong Notepad, tính năng “Word Wrap” (Tự động xuống dòng) có thể khiến dữ liệu trở nên khó đọc. Nhấp vào Format > Word Wrap (Định dạng > Tự động xuống dòng) để tắt tính năng này và hiển thị mỗi dòng dữ liệu trên một dòng riêng biệt, giúp cải thiện khả năng đọc. Bạn có thể cần cuộn ngang để đọc toàn bộ nội dung của mỗi dòng.
Mở file CSV trong chương trình bảng tính
Mở file CSV trong Excel
Bạn cũng có thể mở file CSV trong các chương trình bảng tính, điều này giúp việc đọc và làm việc với dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ: nếu bạn đã cài đặt Microsoft Excel trên máy tính của mình, bạn có thể chỉ cần nhấp đúp vào file .csv để mở nó trong Excel theo mặc định. Nếu file không mở trong Excel, bạn có thể nhấp chuột phải vào file CSV và chọn Open With > Excel (Mở bằng > Excel).
Nếu bạn không có Excel, bạn có thể tải file lên một dịch vụ như Google Sheets hoặc cài đặt một bộ ứng dụng văn phòng miễn phí như LibreOffice Calc để xem file.
Excel và các chương trình bảng tính khác sẽ hiển thị nội dung của file .CSV như một bảng tính, sắp xếp dữ liệu thành các cột một cách trực quan.
Excel hiển thị nội dung file CSV dưới dạng bảng tính
Mở file CSV trong Google Sheets
Mở file CSV trong Google Sheets thậm chí còn đơn giản hơn, vì Google Sheets tự động thiết lập tất cả các tùy chọn trong quá trình nhập.
Bước 1: Trong Google Sheets, nhấp vào File (Tệp) và sau đó nhấp vào Open (Mở).
Bước 2: Tìm file CSV bạn muốn mở và chọn nó. Nếu cần, hãy nhấp vào Upload (Tải lên), sau đó kéo và thả file từ máy tính của bạn.
Bước 3: File CSV sẽ tự động được định dạng chính xác và hiển thị trong Google Sheets.
Cách nhập file CSV vào ứng dụng khác
Nếu bạn chỉ muốn xem nội dung của file CSV hoặc làm việc với nó như một bảng tính, các phương pháp trên là đủ. Tuy nhiên, nhiều file CSV được tạo ra để nhập vào các chương trình khác. Bạn có thể xuất danh bạ từ Google Contacts, mật khẩu đã lưu từ LastPass hoặc một lượng lớn dữ liệu từ một chương trình cơ sở dữ liệu. Sau đó, các file CSV kết quả có thể được nhập vào các ứng dụng hỗ trợ loại dữ liệu đó.
Tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang xuất dữ liệu, bạn có thể cần chọn một định dạng CSV phù hợp cho ứng dụng đích. Ví dụ: Google Contacts có thể xuất danh bạ ở định dạng Google CSV (dành cho Google Contacts) hoặc Outlook CSV (dành cho Microsoft Outlook). Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ nhận được một file CSV chứa dữ liệu, nhưng nó được tổ chức theo một cách hơi khác.
Trong ứng dụng đích, hãy tìm tùy chọn Import (Nhập) hoặc Import CSV, cho phép bạn chọn file CSV để nhập. Ví dụ: trong Microsoft Outlook, bạn có thể nhấp vào File > Open & Export > Import/Export > Import From Another Program or File > Comma Separated Values (Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất > Nhập từ chương trình hoặc tệp khác > Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) để nhập danh bạ từ file CSV.
Nhập file CSV vào ứng dụng khác
File CSV có thể không phải là thứ mà hầu hết mọi người cần phải lo lắng. Tuy nhiên, nếu bạn cần lấy thông tin từ một ứng dụng này và chuyển nó sang một ứng dụng khác, thì đây là một phương pháp đơn giản và hiệu quả.
Xem thêm: