Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam đang tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa việc xử lý dữ liệu, sắp xếp hàng hóa và thống kê ngân sách. Trong bối cảnh đó, hệ thống giao dịch thông tin và trao đổi dữ liệu điện tử EDI nổi lên như một giải pháp tiềm năng. Vậy công nghệ EDI là gì và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp?
Mục Lục
EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) là gì?
Theo Luật thương mại quốc tế của Ủy ban Liên hợp quốc, “Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”. EDI (Electronic Data Interchange) giúp các doanh nghiệp trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Lợi ích vượt trội khi ứng dụng EDI vào quản trị chuỗi cung ứng
Tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp
Việc chuyển sang giao dịch EDI giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các chi phí liên quan đến giấy tờ, in ấn, sao chép, lưu trữ hồ sơ, bưu chính và thu hồi tài liệu. Nhờ đó, các chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin và chi phí giấy tờ, thư tín được cắt giảm đáng kể. Đồng thời, EDI giúp giảm chi phí xử lý dữ liệu thủ công và tiết kiệm thời gian do không cần nhập lại thông tin nhiều lần.
Xử lý giao dịch nhanh chóng và chính xác
EDI giúp tăng tốc độ chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Thay vì mất nhiều ngày hoặc thậm chí vài tuần cho các dịch vụ bưu chính thông thường, các giao dịch hối đoái có thể được thực hiện chỉ trong vài phút. Bên cạnh đó, EDI cải thiện chất lượng thông tin và cung cấp thông tin một cách chính xác, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công nhiều lần.
Hệ thống lưu trữ của EDI đảm bảo văn bản đã được giao đến đối tác và có thể theo dõi lộ trình hàng hóa trong từng giai đoạn, giúp giảm thời gian chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện các giao dịch kinh doanh và các mối quan hệ với đối tác, khách hàng.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Tự động hóa các công việc trên giấy tờ cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và làm việc hiệu quả hơn. EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn chế những chậm trễ hoặc sai sót trong việc xử lý chứng từ thủ công.
Việc xử lý nhanh chóng và chính xác các tài liệu kinh doanh, giảm thiểu sai sót trong đơn đặt hàng, hóa đơn,… giúp giảm các trường hợp bồi thường hoặc hủy đơn hàng. Tự động hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng trong chuỗi cung ứng đảm bảo dữ liệu kinh doanh quan trọng được gửi đúng thời gian và có thể được theo dõi trong thời gian thực. Người bán được hưởng lợi từ việc cải thiện dòng tiền và giảm chu kỳ dòng vận chuyển tiền mặt.
EDI còn giúp giảm thời gian lưu kho và số lượng hàng tồn kho nhờ tích hợp với hệ thống lưu kho tự động. Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn, đồng thời tạo cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất, tăng khả năng cạnh tranh.
Lợi thế trong chiến lược kinh doanh
EDI cho phép hiển thị trạng thái giao dịch theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng để đáp ứng sự thay đổi của thị trường và áp dụng mô hình kinh doanh theo nhu cầu thay vì chỉ tập trung vào nguồn cung.
Việc rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến sản phẩm và phân phối sản phẩm mới cũng trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, EDI thúc đẩy trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững bằng cách thay thế các quy trình dựa trên giấy tờ bằng các quy trình điện tử.
Kết nối dễ dàng với doanh nghiệp toàn cầu
Trao đổi dữ liệu điện tử EDI là một trong những hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp, đi trước cả thuật ngữ thương mại điện tử hiện đại. Cho đến nay, EDI vẫn đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch thương mại điện tử B2B, bao gồm các thông tin trong hóa đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng.
Với EDI, các hóa đơn, đơn đặt hàng, vận đơn, yêu cầu báo giá, báo cáo nhận hàng và các tài liệu kinh doanh điện tử khác có thể được xử lý trực tiếp từ máy tính của các công ty phát hành đến công ty tiếp nhận, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được nhiều sai sót so với hình thức truyền thống trên giấy.
Kết luận
Việc đầu tư vào EDI hay không phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động và năng lực của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá từng giải pháp dựa trên điều kiện thực tế và đảm bảo chi phí đầu tư đi kèm với hiệu quả công việc. Việc áp dụng công nghệ phần mềm vào những khâu có thể giảm thiểu chi phí là một hướng đi đúng đắn, và việc thực hiện nhanh chóng là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công.