Trong lịch sử phát triển lâu dài của Microsoft Word, định dạng DOC đã từng là định dạng độc quyền cho các tệp tin lưu trữ. Tuy nhiên, từ năm 2007, với phiên bản cập nhật của Word và Microsoft Office, định dạng mặc định đã chuyển sang DOCX. Vậy, sự khác biệt giữa hai định dạng này là gì và định dạng nào phù hợp hơn cho nhu cầu của bạn?
Mục Lục
Lịch sử hình thành và phát triển của định dạng DOC
Microsoft Word bắt đầu sử dụng định dạng DOC cùng phần mở rộng tập tin này từ hơn 30 năm trước, trong phiên bản đầu tiên dành cho MS-DOS. Là một phần mở rộng dành riêng cho trình xử lý văn bản độc quyền của Microsoft, định dạng này cũng mang tính độc quyền. Cho đến năm 2006, Word là chương trình duy nhất hỗ trợ chính thức các tập tin DOC, trước khi Microsoft công bố các thông số kỹ thuật.
Microsoft Word đã sử dụng định dạng file DOC hơn 30 năm
Trong giai đoạn cuối những năm 1990 và đầu những năm 2000, nhiều sản phẩm cạnh tranh khác cũng có khả năng làm việc với các tập tin DOC. Tuy nhiên, một số tùy chọn và định dạng đặc biệt của Word có thể không được hỗ trợ đầy đủ trong các trình xử lý văn bản khác. Vì Microsoft Office và Word lần lượt là tiêu chuẩn phổ biến cho các bộ ứng dụng văn phòng và công cụ xử lý văn bản, tính chất khép kín của định dạng tập tin này đã giúp Microsoft duy trì vị thế thống trị trước các đối thủ như WordPerfect của Corel.
Từ năm 2008, Microsoft đã nhiều lần phát hành và cập nhật thông số kỹ thuật cho định dạng DOC, cho phép sử dụng trong các chương trình khác. Mặc dù vậy, không phải tất cả các chức năng nâng cao của Word đều được hỗ trợ đầy đủ trong tài liệu mở.
Sau năm 2008, định dạng DOC đã được tích hợp vào các chương trình xử lý văn bản trả phí và miễn phí từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp cho việc làm việc với các định dạng của trình xử lý văn bản cũ trở nên dễ dàng hơn. Nhiều người dùng vẫn thích lưu trữ văn bản theo chuẩn DOC cũ vì khả năng tương thích với các phiên bản Microsoft Office cũ mà bạn bè hoặc khách hàng của họ có thể đang sử dụng.
Office Open XML (DOCX) là gì?
Trước áp lực cạnh tranh ngày càng tăng từ Open Office mã nguồn mở miễn phí và Open Document Format (ODF), Microsoft đã thúc đẩy việc áp dụng một tiêu chuẩn mở rộng hơn vào đầu những năm 2000. Điều này dẫn đến sự ra đời của định dạng tập tin DOCX, cùng với các định dạng tương ứng như XLSX cho bảng tính và PPTX cho các bài thuyết trình.
Các tiêu chuẩn này được giới thiệu dưới tên “Office Open XML” (không liên quan đến chương trình Open Office) vì chúng dựa trên Extensible Markup Language (XML) thay vì định dạng nhị phân cũ, kém hiệu quả hơn. XML mang lại một số lợi ích, đáng chú ý nhất là kích thước tập tin nhỏ hơn, ít bị lỗi hơn và khả năng nén hình ảnh tốt hơn.
Định dạng DOCX dựa trên XML đã trở thành tùy chọn lưu mặc định cho Word từ phiên bản 2007. Vào thời điểm đó, nhiều người dùng cho rằng định dạng DOCX mới và các sản phẩm cùng thời với Microsoft Office chỉ là một cách để Microsoft loại bỏ các phiên bản phần mềm cũ và bán các bản sao mới, vì các phiên bản Word và Office cũ không thể đọc được các tập tin XML mới.
Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn đúng. Word 2003 có thể đọc các định dạng tập tin Word XML đặc biệt và các bản cập nhật tương thích sau đó đã được phát hành cho các phiên bản khác. Dù vậy, một số người dùng vẫn chọn lưu thủ công các tập tin theo chuẩn DOC cũ thay vì DOCX để đảm bảo tính tương thích, trớ trêu thay, nó chỉ tương thích hơn với các phiên bản Word cũ chứ không phải với các công cụ đa nền tảng khác như Open Office Writer. Các trình xử lý văn bản hiện đại đều hỗ trợ cả hai định dạng DOC và DOCX, cùng với nhiều định dạng khác.
Các trình xử lý văn bản hiện đại hỗ trợ cả định dạng DOC và DOCX
Sau hơn một thập kỷ, DOCX đã trở thành tiêu chuẩn phổ biến mới, mặc dù nó không hoàn toàn thay thế được định dạng DOC cũ do sự cạnh tranh từ các đối thủ như ODF và sự suy giảm trong việc sử dụng trình xử lý văn bản truyền thống.
Mở file DOCX bằng cách nào?
DOCX là một định dạng tập tin tài liệu nhỏ hơn so với DOC, giúp thuận tiện hơn cho việc gửi qua email và lưu trữ trên ổ cứng. DOCX là một tập tin nén, có nghĩa là kích thước của nó đã được giảm bớt để giảm tác động đến dung lượng lưu trữ. Bạn có thể mở DOCX bằng Microsoft Word hoặc các chương trình thay thế của bên thứ ba.
Đây là một trong những loại tập tin tài liệu phổ biến nhất, rất tiện lợi khi chia sẻ với người khác. Hầu hết người dùng đều có Microsoft Word, do đó có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa loại tập tin này. Trong môi trường làm việc nhóm, DOCX là một lựa chọn lý tưởng nhờ khả năng chỉnh sửa linh hoạt. Các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ và chỉnh sửa DOCX với nhau, làm cho nó trở nên hoàn hảo cho các dự án và chiến dịch hợp tác.
DOCX có nhiều khả năng chỉnh sửa
Thậm chí, bạn không cần phải mở tập tin DOCX bằng Word, vì Microsoft cung cấp chương trình Word Viewer miễn phí cho phép bạn mở các tài liệu Word như tập tin DOCX mà không cần cài đặt MS Office.
File DOCX đang mở trực tuyến bằng Microsoft Word Online
Hơn nữa, bạn không cần bất kỳ chương trình nào liên quan đến Microsoft Office trên máy tính của mình để mở loại tập tin này, vì có một số chương trình xử lý văn bản hoàn toàn miễn phí có thể mở và chỉnh sửa tập tin DOCX. WPS Office, OpenOffice Writer và ONLYOFFICE là một vài công cụ được nhiều người dùng đánh giá cao.
Công cụ Google Docs miễn phí cũng là một trình xử lý văn bản trực tuyến có thể mở và chỉnh sửa các tập tin DOCX. Là một công cụ dựa trên web, Google Docs không yêu cầu bất kỳ tải xuống phần mềm nào. Tuy nhiên, điều này cũng có nghĩa là bạn cần tải tập tin DOCX lên Google Docs trước khi có thể xem và chỉnh sửa chúng.
Microsoft Word Online là một cách khác để xem và chỉnh sửa các tập tin DOCX trực tuyến. Dịch vụ này do chính Microsoft cung cấp, vì vậy nó có giao diện tương tự như phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn, nhưng hoàn toàn miễn phí.
Google cũng cung cấp một tiện ích mở rộng Chrome miễn phí cho phép bạn xem và chỉnh sửa các tập tin DOCX ngay trong trình duyệt của mình, có tên là Office Editing for Docs, Sheets & Slides. Tiện ích này hỗ trợ kéo các tập tin DOCX cục bộ vào trình duyệt Chrome cũng như mở các tập tin DOCX trực tiếp từ Internet mà không cần tải xuống trước.
Microsoft Works, mặc dù hiện không còn tồn tại, cũng có khả năng mở các tập tin DOCX. Ngoài ra, Corel WordPerfect Office là một lựa chọn khác mà bạn có thể mua.
Khi nào nên sử dụng các định dạng khác thay vì DOCX?
Các bài báo, bản tin và quảng cáo thường được tạo bằng DOCX. DOCX cũng được sử dụng để tạo sơ yếu lý lịch và thư xin việc, mặc dù nó không phải là lựa chọn lý tưởng vì tập tin DOCX dễ bị chỉnh sửa. Trong những trường hợp này, bạn nên xem xét một định dạng tập tin khác, đặc biệt đối với các tài liệu chuyên nghiệp như thư xin việc hoặc sơ yếu lý lịch. Các định dạng như PDF sẽ phù hợp hơn vì chúng khó bị chỉnh sửa hoặc thay đổi vô tình.
Để chuyển đổi một tập tin DOCX sang định dạng khác:
- Mở tập tin trong Microsoft Word.
- Nhấp vào File.
- Nhấp vào Save As.
- Từ menu thả xuống, chọn loại tập tin bạn muốn lưu (ví dụ: PDF).
Chuyển đổi DOCX bằng Microsoft Word
Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng một chương trình chuyển đổi chuyên dụng, có rất nhiều lựa chọn để xem xét. Các hệ thống dựa trên trình duyệt như Zamzar có giao diện dễ sử dụng và không yêu cầu cài đặt chương trình. Hãy thử nếu bạn có nhiều tập tin cần chuyển đổi, vì nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Chuyển đổi file DOCX như thế nào?
Hầu hết mọi người quan tâm đến việc chuyển đổi các tập tin DOCX sang PDF hoặc DOC, nhưng các chương trình và dịch vụ được liệt kê dưới đây cũng hỗ trợ một số định dạng tập tin bổ sung.
Cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả nhất để chuyển đổi một tập tin DOCX là chỉ cần mở nó bằng một trong các chương trình xử lý văn bản được đề cập ở trên, sau đó lưu tập tin vào máy tính của bạn ở định dạng mong muốn. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua menu File > Save As hoặc một tùy chọn tương tự.
Cách chuyển đổi DOCX sang PDF hoặc ODT từ công cụ Microsoft Word Online
Nếu phương pháp trên không phù hợp với bạn, bạn có thể sử dụng một công cụ chuyển đổi chuyên dụng từ danh sách các chương trình phần mềm chuyển đổi tập tin miễn phí và dịch vụ trực tuyến, như Zamzar hoặc FileZigZag. Đây là những ví dụ tuyệt vời về trình chuyển đổi DOCX trực tuyến có thể lưu các tập tin không chỉ thành các định dạng tài liệu như DOC, PDF, ODT và TXT mà còn cả các định dạng sách điện tử và định dạng hình ảnh như MOBI, LIT, JPG và PNG.
Để chuyển đổi tập tin DOCX của bạn sang định dạng Google Docs để chỉnh sửa, tất cả những gì bạn phải làm là tải tập tin lên tài khoản của mình. Bạn có thể thực hiện việc này từ menu New > File upload của Google Drive hoặc trực tiếp từ Google Docs thông qua biểu tượng công cụ chọn tập tin.
Calibre là một chương trình miễn phí rất phổ biến, giúp chuyển đổi DOCX sang các định dạng sách điện tử, như EPUB, MOBI, AZW3, PDB, PDF và một số định dạng khác.
Nên sử dụng định dạng nào?
Tài liệu ở định dạng DOCX giúp giảm bớt dung lượng file đáng kể
Các tài liệu ở định dạng DOCX thường có dung lượng chỉ bằng một nửa so với định dạng DOC cũ. Do đó, DOCX là lựa chọn tốt hơn trong hầu hết mọi tình huống. Định dạng này tạo ra các tập tin nhỏ, nhẹ, dễ đọc và dễ truyền hơn. Bản chất mở của tiêu chuẩn Office Open XML có nghĩa là nó có thể được đọc bởi bất kỳ trình xử lý văn bản đầy đủ tính năng nào, kể cả các công cụ trực tuyến như Google Documents.
Lý do duy nhất để sử dụng định dạng tập tin DOC cũ ở thời điểm hiện tại là để khôi phục một số tập tin cũ hơn 10 năm hoặc để làm việc với một trình xử lý văn bản đã lỗi thời. Trong cả hai trường hợp, tốt nhất là bạn nên lưu lại tập tin trong định dạng DOCX hoặc một số tiêu chuẩn hiện đại khác như ODF để dễ dàng chuyển đổi.
Các câu hỏi thường gặp về file DOCX
Làm cách nào để mở một tập tin DOCX trên Android?
Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365, hãy tải xuống ứng dụng Microsoft Word từ Google Play. Chọn tập tin DOCX trên thiết bị của bạn và mở nó trong ứng dụng Word. Nếu không có ứng dụng Word, bạn có thể mở và chỉnh sửa tập tin DOCX trong ứng dụng Google Tài liệu trên điện thoại thông minh của mình bằng cách tải chúng lên bộ nhớ đám mây trước, bằng cách chọn dấu cộng (+) > Upload.
Làm cách nào để mở một tập tin DOCX trên máy Mac?
Một phương pháp đơn giản là sử dụng ứng dụng Pages, được tích hợp sẵn trên hầu hết các máy Mac. Nếu bạn chưa có ứng dụng này, bạn có thể tải xuống ứng dụng Pages miễn phí từ App Store. Bấm chuột phải vào tài liệu DOCX và chọn “Open With” > Pages. Để chuyển đổi tập tin sang một định dạng khác như PDF hoặc Word, hãy chọn “File” > “Export To” > [định dạng tập tin].
DOCX có phải là một tập tin nén không?
Các tập tin DOCX của Microsoft Office thực chất là các kho lưu trữ zip chứa một loạt các tập tin XML và tất cả các nội dung media được đính kèm.
Làm cách nào để chuyển đổi một tập tin DOCX thành một tập tin ZIP?
- Tải tập tin DOCX lên công cụ chuyển đổi: Nhấp vào nút “Choose File” để chọn tập tin docx trên máy tính của bạn. Kích thước tập tin DOCX có thể lên đến 100MB.
- Chuyển đổi DOCX sang ZIP: Nhấp vào nút “Convert” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
- Tải xuống tập tin ZIP kết quả: Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể tải xuống tập tin ZIP đã được chuyển đổi.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về sự khác biệt giữa DOC và DOCX, cũng như cách sử dụng và chuyển đổi các định dạng này.