Email là gì? Tìm hiểu tất tần tật về thư điện tử

Ngày nay, việc sở hữu một địa chỉ email đã trở nên vô cùng phổ biến. Vậy chính xác Email là gì? Nó ra đời từ khi nào? Có những nhà cung cấp email miễn phí nào? Địa chỉ email có cấu trúc ra sao và công dụng của nó như thế nào? Hãy cùng khám phá và giải đáp những thắc mắc này ngay sau đây.

Email ngày nay được sử dụng rộng rãi. Hầu hết các trang web đều yêu cầu bạn phải có địa chỉ email khi đăng ký tài khoản. Ví dụ, khi tạo tài khoản Facebook, bạn sẽ sử dụng email của mình làm tên đăng nhập. Vậy email là gì mà lại quan trọng đến vậy?

Email là gì và nó dùng để làm gì?

Email, viết tắt của “electronic mail” trong tiếng Anh, có nghĩa là thư điện tử. Ban đầu, vào những năm 1960, email chỉ được sử dụng nội bộ trên các máy chủ.

Ray Tomlinson được công nhận là người phát minh ra email. Năm 1971, ông đã phát triển hệ thống đầu tiên cho phép gửi thư giữa những người dùng trên các máy chủ khác nhau, sử dụng ký tự “@” để liên kết tên người dùng với máy chủ đích. Đến giữa những năm 1970, hình thức này chính thức được công nhận là email.

Email trở nên phổ biến từ năm 1993. Đúng như tên gọi, thư điện tử chỉ có thể được sử dụng trên các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng, máy tính, khác với thư thông thường.

Để soạn, gửi và nhận email, bạn cần có thiết bị điện tử kết nối Internet. Nếu không có kết nối Internet, bạn chỉ có thể soạn email và chờ đến khi có mạng để gửi đi.

Một điều thú vị là email đã ra đời trước cả Internet. Vào những năm 1960, email chỉ được gửi trong cùng một máy chủ, tức là chỉ sử dụng nội bộ và không thể gửi ra ngoài.

Thời kỳ đầu, email rất đơn giản, chỉ có chữ. Ngày nay, email đã trở nên đa dạng và phong phú hơn với nhiều màu sắc, hình ảnh và nội dung đa phương tiện.

Ưu điểm của Email

Không thể phủ nhận sự nhanh chóng và tiện lợi của email. Bạn có thể gửi thư từ Việt Nam đến bất kỳ đâu trên thế giới một cách nhanh chóng. So với thư thông thường, email tiện lợi hơn rất nhiều, bạn không cần tốn tiền mua tem hay bao thư.

Bạn có thể dễ dàng kiểm tra email mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối mạng. Ngoài ra, còn có một loại email nội bộ được sử dụng chủ yếu để trao đổi thông tin liên lạc trong công ty, giúp bảo mật thông tin quan trọng.

Nhược điểm của Email

Email không mang lại cảm giác trân trọng như thư viết tay. Bạn có thể tỏ tình qua email không? Chắc chắn là không. Thư tình viết tay mới thể hiện được thành ý.

Nói chung, trong những việc cần bày tỏ thành ý, email vẫn chưa thể thay thế được thư tay. Cảm giác lưu trữ một bức thư viết tay vẫn tốt hơn so với việc lưu trữ một bức thư điện tử vô hồn.

Một nhược điểm nữa là email thường xuyên bị spam và các email lừa đảo. Nhiều người nhẹ dạ cả tin có thể bị hù dọa hoặc lừa đảo. Ví dụ, bạn nhận được email thông báo trúng xe SH hoặc có ai đó gửi tiền cho bạn, kèm theo một đường link để truy cập. Mục đích của những email này là dụ bạn truy cập để lây lan mã độc hoặc lừa đảo thông tin cá nhân.

Địa chỉ email được dùng để làm gì?

Địa chỉ Email là gì và nó dùng để làm gì?

Địa chỉ email là địa chỉ của thư điện tử, giống như địa chỉ nhà của bạn. Mỗi địa chỉ email là duy nhất và được sử dụng để nhận và gửi thư.

Địa chỉ email có cấu trúc như sau: tên email@domain

Ví dụ, nếu bạn có tên email là ABC và nó được tạo trên tên miền sentayho.com.vn, thì địa chỉ email của bạn sẽ là [email protected]. Bạn có thể tạo bất kỳ địa chỉ email nào với tên khác nhau, ví dụ như [email protected] hoặc [email protected].

Tóm lại, phần phía trước ký tự “@” bạn có thể đặt tùy ý.

Ví dụ: [email protected] là một địa chỉ email do Gmail cung cấp vì nó có phần đuôi là @gmail.com. Nếu bạn đổi đuôi thành @sentayho.com.vn, thì [email protected] sẽ là một địa chỉ email khác.

[email protected] và [email protected] là hai địa chỉ hoàn toàn khác nhau. Do đó, khi đăng ký tài khoản email, bạn cần lưu ý điều này. Hai email này chỉ giống nhau ở phần đầu, nhưng bản chất vẫn là hai địa chỉ email riêng biệt. Giống như có đường Trần Hưng Đạo ở TP.HCM và cũng có đường Trần Hưng Đạo ở một tỉnh thành khác tại Việt Nam.

Biết được địa chỉ email, bạn mới có thể gửi email đến đúng người nhận. Nếu không biết địa chỉ email, bạn sẽ không thể gửi thư.

Ngày nay, email gắn liền với rất nhiều tài khoản trực tuyến như Facebook, ngân hàng, game, diễn đàn, mạng xã hội và vô số các loại tài khoản khác.

Hầu hết các dịch vụ trực tuyến đều yêu cầu email khi bạn đăng ký tài khoản. Nếu bạn quên mật khẩu, bạn có thể đặt lại và mật khẩu mới sẽ được gửi về địa chỉ email bạn đã đăng ký. Vì vậy, việc bảo mật tài khoản email là rất quan trọng.

Nếu bạn mất tài khoản email, rất nhiều tài khoản khác của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Đó là lý do tại sao bạn cần bảo mật email của mình.

Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng email

Mail server là gì?

Mail server là nơi để nhận, gửi và lưu trữ email. Nó đóng vai trò là nơi lưu trữ, gửi và nhận email, đồng thời quản lý các tài khoản email thuộc mail server đó.

Trên thế giới hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí như Yahoo Mail (@yahoo.com, @yahoo.com.vn,…) và Google (Gmail – @gmail.com). Microsoft cũng cung cấp nhiều đuôi email khác nhau như @live.com, @outlook.com, @msn.com, @hotmail.com,…

Đây là 3 nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí hàng đầu trên thế giới. Nếu bạn ở Việt Nam, bạn nên sử dụng các đuôi email như @yahoo.com hoặc @gmail.com vì chúng rất phổ biến tại Việt Nam.

SMTP là gì?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là một giao thức truyền tải thư đơn giản. Giao thức này sử dụng cổng 25 và được sử dụng chủ yếu trong các chương trình gửi và nhận email (Mail client) được cài đặt trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng như Thunderbird, Outlook. SMTP ở mail client được dùng để gửi email đi.

CC và BCC là gì?

CC (Carbon copy) và BCC (Blind carbon copy) được sử dụng để gửi email cho nhiều người cùng lúc.

Điểm khác biệt giữa BCC và CC là khi bạn gửi email bằng CC, người nhận sẽ biết được bạn đã gửi email đến những địa chỉ email nào khác. Còn khi bạn gửi bằng BCC, người nhận sẽ chỉ thấy mình là người nhận thư duy nhất.

Ví dụ: Các email marketing thường sử dụng BCC để tạo cảm giác tin tưởng cho khách hàng rằng dịch vụ đó quan tâm đến mình, trong khi thực tế họ gửi cùng một email cho rất nhiều người.

Push mail là gì?

Push mail là chế độ cập nhật email gần như tức thì. Khi có email mới, mail server sẽ lập tức gửi một bản sao đến thiết bị của bạn. Push mail khác với Pull mail, vì Pull mail chỉ hoạt động khi bạn truy cập vào ứng dụng.

Email hosting là gì?

Email hosting là dịch vụ email riêng, không sử dụng các đuôi email phổ biến như @gmail.com hay @yahoo.com. Email hosting khác với các email miễn phí.

Các email hosting được tạo ra để phục vụ cho công việc của công ty và thường có đuôi là tên miền của công ty.

Ví dụ, nếu bạn làm việc cho Sen Tây Hồ, email cá nhân của bạn có thể có dạng [email protected].

Email address là gì?

Email address chính là địa chỉ email của bạn. Ví dụ: [email protected] hoặc [email protected].

Ví dụ, nếu công ty Microsoft có tên miền là sentayho.com.vn, họ có thể có những email như [email protected] hoặc [email protected]. Những email này thể hiện đẳng cấp của công ty hơn so với các email miễn phí như Gmail hay Yahoo.

Email address là địa chỉ đầy đủ của email. Khi đăng nhập Gmail, bạn chỉ cần gõ tên người dùng và mật khẩu. Tuy nhiên, để người khác gửi email cho bạn, bạn cần cung cấp đầy đủ địa chỉ email, ví dụ như [email protected].

Nhập địa chỉ email là gì?

Nhập địa chỉ email có nghĩa là bạn điền đầy đủ địa chỉ email của bạn vào ô yêu cầu, ví dụ: [email protected] hoặc [email protected].

Xác nhận địa chỉ email là gì?

Khi bạn điền email để đăng ký tài khoản, bạn sẽ nhận được một email chứa đường liên kết để xác thực tài khoản của bạn. Bạn cần truy cập vào email đó và nhấp vào đường liên kết để hoàn tất quá trình đăng ký.

Junk email, bulk mail, spam là gì?

Junk mail, Bulk mail, Spam mail là các thuật ngữ dùng để chỉ các thư rác, thường là các thư quảng cáo hoặc lừa đảo được gửi hàng loạt. Tuy nhiên, đôi khi một số email hợp lệ cũng có thể bị nhận nhầm là thư rác.

POP3, IMAP là gì?

POP3 và IMAP là hai giao thức để nhận email về máy qua mail client. POP3 sẽ tải email về máy tính, điện thoại hoặc thiết bị bạn cài đặt. Còn IMAP sẽ hiển thị email y chang như hộp mail của bạn trên trang web. Mọi thay đổi bạn thực hiện trên máy sẽ ảnh hưởng đến hộp thư của bạn. POP3 thì không bị ảnh hưởng.

Alternate email nghĩa là gì?

Alternate email là email dự phòng hoặc email thay thế, được sử dụng trong trường hợp bạn quên mật khẩu. Mật khẩu mới sẽ được gửi đến email này để bạn có thể khôi phục tài khoản.

Chữ “subject” trong email là gì?

“Subject” là tiêu đề của email, nêu mục đích chính của thư.

Email và Gmail có phải là một, có gì khác nhau?

Email là tên gọi chung của tất cả các dịch vụ email trên thế giới, từ có phí đến miễn phí, từ email nội bộ đến email công cộng.

Còn Gmail là một dịch vụ email công cộng miễn phí do Google cung cấp.

Do đó, Email là khái niệm lớn hơn, bao gồm cả Gmail. Gmail chỉ là một trong số rất nhiều dịch vụ email khác nhau.

Ngày nay, nhiều người nhầm lẫn giữa email và Gmail vì Gmail quá phổ biến. Tuy nhiên, ngoài Gmail của Google, vẫn còn rất nhiều dịch vụ email khác. Ví dụ, các công ty lớn thường sử dụng email có tên miền riêng thay vì Gmail.

Hướng dẫn tạo tài khoản Email trên Gmail

Cách đăng ký tài khoản email mới

Để đăng ký tài khoản email mới, bạn có thể sử dụng Gmail.

1. Truy cập vào trang Tạo tài khoản Google.
2. Nhấn vào nút “Tạo tài khoản”.
3. Điền đầy đủ thông tin cá nhân.
4. Chọn tên người dùng và mật khẩu. Hãy chọn tên người dùng phù hợp và đặt mật khẩu đủ mạnh nhưng vẫn dễ nhớ.
5. Nhập số điện thoại để xác minh tài khoản.

Ví dụ về tên người dùng:

Nếu bạn tên là Trần Văn An, bạn có thể đăng ký tên người dùng là [email protected] hoặc [email protected]. Tên người dùng này thể hiện rõ bạn là ai, rất phù hợp khi sử dụng cho công việc hoặc xin việc.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Email là gì và những thông tin liên quan đến email.