Việc đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh là một trong những thủ tục quan trọng giúp người nộp thuế giảm bớt gánh nặng tài chính. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc online năm 2024, hồ sơ cần thiết, và các lưu ý quan trọng để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi.
Ai Cần Đăng Ký Người Phụ Thuộc?
Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công muốn được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (như bố mẹ, con cái, anh chị em ruột) cần phải thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh.
Các Phương Thức Đăng Ký Người Phụ Thuộc
Có hai phương thức chính để đăng ký người phụ thuộc:
-
Đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế: Cá nhân tự chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tiếp tại chi cục thuế quản lý.
-
Đăng ký thông qua doanh nghiệp: Doanh nghiệp nơi người lao động làm việc sẽ thực hiện đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên.
Bài viết này tập trung hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc thông qua doanh nghiệp, bao gồm cả việc đăng ký mới và thay đổi (tăng/giảm) thông tin người phụ thuộc.
Hồ Sơ Cần Thiết
1. Hồ sơ người lao động cần nộp cho doanh nghiệp:
-
Văn bản ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện đăng ký.
Tải mẫu ủy quyền tại đây: Mẫu ủy quyền đăng ký người phụ thuộc. -
Bản sao (không cần chứng thực) các giấy tờ tùy thân của người phụ thuộc:
- Đối với người phụ thuộc từ 14 tuổi trở lên có quốc tịch Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân còn hiệu lực.
- Đối với người phụ thuộc dưới 14 tuổi có quốc tịch Việt Nam: Giấy khai sinh còn hiệu lực.
- Đối với người phụ thuộc có quốc tịch nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài: Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.
-
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc. Xem chi tiết tại đây: Hồ sơ giảm trừ gia cảnh.
2. Hồ sơ doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế:
- Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc.
- Nộp Tờ khai đăng ký tổng hợp người phụ thuộc mẫu 20-ĐKT-TH-TCT hoặc Mẫu 02TH cho Cơ quan thuế.
Cách Thực Hiện Đăng Ký (Mẫu 02TH trên HTKK)
Cách này phù hợp với các doanh nghiệp đăng ký cho nhiều người phụ thuộc, vì phần mềm HTKK hỗ trợ tải bảng kê Excel, giúp nhập liệu nhanh chóng.
Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm HTKK mới nhất: Phần mềm HTKK mới nhất.
Bước 2: Mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng MST của doanh nghiệp, vào mục “Thuế thu nhập cá nhân” -> “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”.
Bước 3: Nhập thông tin vào Bảng tổng hợp Mẫu 02TH.
-
Đăng ký cho nhiều người: Tải bảng kê Excel bằng cách bấm vào “Mẫu tải bảng kê” (góc trên bên trái). Nhập/copy thông tin vào file Excel, lưu lại (không đổi tên file), sau đó bấm “Tải bảng kê” trên HTKK và chọn file vừa tạo. (Lưu ý: Tắt file Excel trước khi tải lên HTKK). Xem thêm: Cách tải file Excel vào phần mềm HTKK.
-
Nhập trực tiếp trên phần mềm: Nhập đầy đủ thông tin của người nộp thuế và người phụ thuộc.
Lưu ý khi khai thông tin:
- Nếu người phụ thuộc chỉ có năm sinh, ghi ngày/tháng sinh là 01/01/năm sinh.
- Nếu người phụ thuộc là trẻ sơ sinh, giấy khai sinh không có quyển số, ghi “X” vào ô “Quyển số”.
Các Trường Hợp Cụ Thể và Cách Khai Báo
-
Đăng ký người phụ thuộc mới (chưa có MST):
- Ví dụ: Nhân viên A đăng ký con là người phụ thuộc từ tháng 4/2024 (con chưa có MST).
- Cách khai: Nhập thông tin của nhân viên A và con vào Mục I “Đăng ký cấp MST cho người phụ thuộc”. Cột “Từ tháng” ghi 04/2024. Cột “Đến tháng” để trống (nếu chưa xác định thời điểm kết thúc giảm trừ) hoặc ghi rõ tháng/năm (ví dụ: 12/2024).
-
Thay đổi người phụ thuộc (tăng/giảm, thay đổi nơi làm việc):
- Ví dụ: Nhân viên B muốn đăng ký con là người phụ thuộc từ tháng 1/2024, nhưng con đang được mẹ đăng ký giảm trừ ở công ty khác từ tháng 9/2023.
- Bước 1: Yêu cầu công ty mẹ báo giảm (cắt) người phụ thuộc.
- Nếu công ty mẹ đã ghi “Đến tháng” là 12/2023, thì không cần báo giảm.
- Nếu công ty mẹ để trống “Đến tháng”, thì phải khai báo giảm: Nhập thông tin của người mẹ và con vào Mục 2 “Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc”. Cột “Từ tháng” ghi 09/2023, cột “Đến tháng” ghi 12/2023.
- Bước 2: Sau khi công ty mẹ báo giảm thành công, công ty của nhân viên B thực hiện đăng ký tăng: Nhập thông tin của nhân viên B và con vào Mục 2 “Đăng ký thay đổi về người phụ thuộc”. Cột “Từ tháng” ghi 01/2024, cột “Đến tháng” để trống hoặc ghi rõ tháng/năm.
-
Thay đổi nơi làm việc:
- Ví dụ: Nhân viên C đã đăng ký người phụ thuộc ở công ty A (đã có MST), nay chuyển sang công ty B và muốn tiếp tục đăng ký giảm trừ cho người con đó.
- Quy trình tương tự như ví dụ trên: Công ty A báo giảm, sau đó công ty B báo tăng. Công ty B cũng yêu cầu nhân viên C chuẩn bị hồ sơ người phụ thuộc tương tự như ở công ty A.
-
Thời điểm tính giảm trừ:
- Ví dụ: Bà D sinh con tháng 3/2024, đến tháng 8/2024 mới đăng ký giảm trừ. Nếu trên Mẫu 02TH khai “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 3/2024, thì khi quyết toán, bà D được tính giảm trừ từ tháng 3 đến hết tháng 12/2024 mà không cần đăng ký lại.
- Nếu khai “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 8/2024, thì chỉ được tạm tính giảm trừ từ tháng 8/2024. Muốn được tính lại từ tháng 3/2024, bà D phải đăng ký lại và gửi kèm hồ sơ quyết toán thuế.
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc Mẫu 02TH qua mạng (thuedientu.gdt.gov.vn).
-
Kiểm tra đăng ký tờ khai: Đăng nhập vào thuedientu.gdt.gov.vn, vào “Khai thuế” -> “Đăng ký tờ khai” để kiểm tra xem công ty đã đăng ký Mẫu 02TH chưa.
- Nếu đã đăng ký: Chỉ cần nộp Mẫu 02TH (xem hướng dẫn bên dưới).
- Nếu chưa đăng ký (đăng ký lần đầu hoặc lần đầu trên thuedientu): Phải đăng ký Mẫu 02TH trước khi nộp.
-
Cách đăng ký Mẫu 02TH trên thuedientu:
- Cắm chữ ký số vào máy tính, truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số (MST doanh nghiệp -QL).
- Vào “Khai thuế” -> “Đăng ký tờ khai” -> “Đăng ký thêm tờ khai”.
- Tìm đến phần “Thuế thu nhập cá nhân”, tích chọn “02TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” -> Tiếp tục.
-
Cách nộp Mẫu 02TH trên thuedientu:
- Vào “Khai thuế” -> “Nộp tờ khai XML”.
- Chọn tệp tờ khai (file XML đã kết xuất ở Bước 3).
- Bấm “Ký điện tử”, nhập mã PIN, bấm “Nộp tờ khai”. (Nhớ cắm chữ ký số).
- Tra cứu tình trạng hồ sơ: Vào “Tra cứu” -> “Thông báo khai thuế” -> “Tra cứu”. Tải kết quả về kiểm tra.
Cách 2: Đăng Ký Người Phụ Thuộc Trực Tuyến Trên Thuedientu
Cách này phù hợp với doanh nghiệp đăng ký cho ít người, vì phải tạo hồ sơ trực tiếp trên website.
Bước 1: Đăng nhập vào thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản chữ ký số (MST doanh nghiệp -QL).
Bước 2: Vào “Đăng ký thuế” -> “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.
Bước 3: Chọn hồ sơ đăng ký thuế “Mẫu 20-ĐK-TH-TCT”.
Bước 4: Khai trực tiếp trên tờ khai:
- Đăng ký mới (người phụ thuộc chưa có MST): Tích chọn “Đăng ký thuế”.
- Thay đổi (tăng/giảm, thay đổi nơi làm việc): Tích chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
- Người phụ thuộc có CMND/CCCD/Hộ chiếu: Khai vào Mục I.
- Người phụ thuộc nhỏ tuổi (chỉ có giấy khai sinh): Khai vào Mục II.
Ví dụ:
- Nhân viên A muốn đăng ký mới con (chỉ có giấy khai sinh): Tích chọn “Đăng ký thuế”, khai vào Mục II.
- Nhân viên B muốn đăng ký giảm con (đã có MST): Tích chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”, khai vào Mục II.
Cách khai thông tin (tương tự như trên Mẫu 02TH).
- Cột “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm)”: Ghi tháng/năm bắt đầu tính giảm trừ.
- Cột “Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)”: Để trống (nếu chưa xác định) hoặc ghi rõ tháng/năm.
Lưu ý: Quy trình báo giảm/tăng tương tự như hướng dẫn ở phần trên (sử dụng Mẫu 02TH).
Bước 5: Bấm “Hoàn thành kê khai” -> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.
Bước 6: Vào “Tra cứu hồ sơ” để xem tình trạng hồ sơ.
Một Số Lưu Ý Quan Trọng
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Nếu nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc, phải tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ vào một người.
- Nếu người phụ thuộc cùng hộ khẩu với người nộp thuế, chỉ cần bản sao hộ khẩu (không cần xác nhận của UBND xã).
- Nếu người phụ thuộc không cùng hộ khẩu nhưng sống cùng hoặc được người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, cần Mẫu 09/XN-NPT-TNCN (có xác nhận của chính quyền địa phương).
Địa Điểm và Thời Hạn Nộp Hồ Sơ
- Địa điểm: Cá nhân nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho doanh nghiệp chi trả thu nhập.
- Doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ và xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
- Thời hạn: Trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc. Quá thời hạn, người nộp thuế sẽ không được giảm trừ và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.
- Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ cho mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ. Nếu thay đổi nơi làm việc, phải đăng ký và nộp lại hồ sơ như lần đầu.
Hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế: Chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm.
Một Số Lỗi Thường Gặp và Cách Xử Lý
- Thông tin kê khai sai: Kê khai điều chỉnh bổ sung thông tin.
- Trùng thông tin CMND/giấy khai sinh: Xác minh, điều chỉnh thông tin và nộp lại.
- Trùng thời gian giảm trừ: Đăng ký kết thúc giảm trừ của lần đăng ký trước hoặc điều chỉnh thời gian giảm trừ của lần đăng ký hiện tại.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ thực hiện việc đăng ký người phụ thuộc thành công.