Data entry (nhập liệu) là quá trình nhập dữ liệu vào hệ thống, có thể là dữ liệu thô từ các tài liệu bản cứng hoặc bản mềm. Thoạt nhìn, công việc này có vẻ đơn giản và mang tính chất thủ công, nhưng thực tế, nhân viên nhập liệu cần tuân thủ các quy tắc, phương pháp cụ thể, rõ ràng và tỉ mỉ để đảm bảo tính chính xác của thông tin và hạn chế tối đa sai sót. Quá trình nhập liệu có thể được hỗ trợ bởi các ứng dụng thông minh khi cần thiết.
Công việc Data Entry đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn trọng cao độ để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Mục Lục
Các Loại Hình và Bước Nhập Liệu Cơ Bản
Các loại nhập liệu phổ biến
Công việc data entry thường yêu cầu người nhập liệu thu thập thông tin, số liệu từ các báo cáo tài chính của công ty và nhập dữ liệu theo năm (Years) hoặc quý (Quarters) trong khoảng thời gian từ 4 đến 5 năm. Dữ liệu cần nhập bao gồm các mục (items) bằng tiếng Anh cùng với các số liệu tương ứng. Ba loại báo cáo tài chính (Financial Statements) phổ biến mà nhân viên data entry thường phải làm việc là:
- Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): Thể hiện tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty tại một thời điểm nhất định.
- Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement): Phản ánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận (hoặc lỗ) của công ty trong một kỳ kế toán.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of Cash Flows): Cho biết dòng tiền vào và dòng tiền ra của công ty từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.
Quy trình nhập liệu chính xác
Để đảm bảo tính chính xác gần như tuyệt đối của dữ liệu, quy trình nhập liệu thường được thực hiện bởi ba người và tuân theo các bước sau:
Giai đoạn 1: Nhập liệu ban đầu (1st Input)
Công việc của người nhập liệu đầu tiên:
- Chọn công ty cần nhập dữ liệu.
- Tải xuống đầy đủ dữ liệu cần thiết cho cả ba loại báo cáo tài chính trong vòng 5 năm và lưu trữ vào thư mục riêng.
- Thiết lập các yêu cầu cần thiết trong hệ thống trước khi bắt đầu nhập liệu.
- Lọc ra ba loại báo cáo tài chính và tiến hành nhập các mục (items) và số liệu tương ứng.
- Sau khi nhập xong, người nhập liệu thứ nhất cần phân loại các mục (items) theo cấu trúc “cha-con” (child-parent) một cách chính xác. Hiểu đơn giản, đây là việc xác định nguồn gốc và đích đến của các dữ liệu.
Giai đoạn 2: Kiểm tra và đối chiếu (2nd Input)
Công việc của người nhập liệu thứ hai:
- Với các mục (items) đã được nhập bởi người thứ nhất, hệ thống sẽ không hiển thị số liệu tương ứng. Người thứ hai sẽ độc lập nhập số liệu cho các mục này.
- Nếu trong quá trình nhập liệu, phát hiện các vấn đề về cấu trúc mục (ví dụ: sai hoặc thiếu), người thứ hai cần quay lại trạng thái của người thứ nhất để điều chỉnh cho đúng.
- Kiểm tra lại cấu trúc “cha-con” đã được phân cấp. Đây là một bước quan trọng để giúp người dùng hiểu rõ nguồn gốc của các thông tin và số liệu.
Giai đoạn 3: Kiểm tra cuối cùng (Final Check)
Ở giai đoạn này, người thứ ba đóng vai trò là người cuối cùng kiểm tra lại độ chính xác của dữ liệu đã được nhập bởi hai người trước.
- Sau khi hai người đầu tiên hoàn thành công việc, nếu có bất kỳ sai sót nào hoặc thông tin không khớp, hệ thống sẽ tự động đánh dấu (bôi màu) những con số khác nhau giữa hai người.
- Nhiệm vụ của người kiểm tra cuối cùng là xem xét lại các dữ liệu sai khác và chỉnh sửa lại cho đúng.
- Nếu hệ thống không phát hiện thêm lỗi nào, sẽ có nút bấm để hoàn thành quá trình nhập dữ liệu cho một công ty.
Công Việc Cụ Thể Của Một Nhân Viên Nhập Liệu
Kỹ năng kế toán giúp Data Entry hiểu rõ bản chất dữ liệu và nhập liệu chính xác hơn.
Qua mô tả quy trình làm việc trên, có thể thấy công việc của một nhân viên data entry tập trung vào việc nhập dữ liệu vào hệ thống theo một quy tắc thống nhất. Để thực hiện tốt công việc này, người làm cần có khả năng đọc hiểu các báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp để nắm bắt được nguồn gốc của số liệu, từ đó phục vụ tốt cho công tác nhập liệu.
Các Kỹ Năng Cần Thiết Của Nhân Viên Data Entry
Một nhân viên data entry cần có kiến thức cơ bản về kế toán để đọc hiểu thông tin trên hóa đơn, chứng từ. Nếu chỉ nhập liệu cho một năm, công việc có thể không quá khó khăn. Tuy nhiên, khi phải nhập số liệu cho 5 năm với cấu trúc bảng biểu thay đổi, thì đây lại là một thách thức lớn đối với những người không có kiến thức chuyên môn. Việc thiếu kiến thức có thể dẫn đến sai sót khi gặp phải những thay đổi trong các mục (items) qua các năm.
Bên cạnh đó, sự tỉ mỉ và cẩn thận tuyệt đối là vô cùng quan trọng. Chỉ một vài sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả lớn, ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu theo “hiệu ứng domino”.