Bài viết này sẽ cung cấp một cẩm nang đầy đủ về năng lực và đánh giá năng lực, giúp các nhà quản lý xây dựng hệ thống đánh giá phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Mục Lục
Năng Lực Là Gì?
Theo Cục Quản lý Nhân sự (Office of Personnel Management), năng lực là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ và các phẩm chất cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Năng lực giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Năng lực bao gồm 3 yếu tố chính:
- Thái độ (Attitude): Cách nhìn nhận về công việc, đồng nghiệp và cộng đồng. Thái độ chi phối hành vi, ứng xử và tinh thần trách nhiệm.
- Kỹ năng (Skill): Khả năng chuyên biệt để giải quyết các tình huống và công việc thực tế.
- Kiến thức (Knowledge): Thông tin, sự kiện, quy luật được học, nghiên cứu hoặc tích lũy từ kinh nghiệm.
Năng lực có thể do tư chất tự nhiên, nhưng phần lớn được bồi đắp qua quá trình học hỏi, luyện tập và trau dồi.
Đánh Giá Năng Lực Là Gì?
Đánh giá năng lực là đánh giá kiến thức, kỹ năng và thái độ trong bối cảnh có ý nghĩa, (Leen pil, 2011).
Doanh nghiệp sử dụng các phương pháp, quy trình đánh giá khác nhau để thu thập thông tin về năng lực và tiềm năng phát triển của nhân viên. Vì năng lực cần thời gian để hình thành, nên việc đánh giá thường được thực hiện định kỳ, tối thiểu 6 tháng đến 1 năm một lần.
Tại Sao Cần Đánh Giá Năng Lực?
Đánh giá năng lực đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự, từ tuyển dụng đến phát triển nhân viên. Nó cung cấp thông tin giá trị cho nhiều hoạt động khác nhau:
Tại Sao Cần Phân Loại Nhân Viên Theo Năng Lực?
Phân loại nhân viên theo mức độ đáp ứng chuẩn năng lực (NL) giúp doanh nghiệp đưa ra các phương án phù hợp để phân công công việc, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm và sử dụng nhân sự hiệu quả. Việc này tránh tình trạng đánh đồng năng lực và tạo ra khoảng cách quá lớn giữa các nhân viên.
Các cấp độ đáp ứng chuẩn NL thường được phân chia như sau:
- Đáp ứng 100% chuẩn NL trở lên
- Từ 85% – dưới 100% chuẩn NL
- Từ 75% – dưới 85% chuẩn NL
- 60% – dưới 75% chuẩn NL
- Dưới 60% chuẩn NL
Xác Định Mức Độ Đáp Ứng Yêu Cầu Năng Lực
Mức độ đáp ứng yêu cầu năng lực có thể được ứng dụng trong nhiều nghiệp vụ quản lý nhân sự để đảm bảo chất lượng và số lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu kinh doanh.
Tuyển Dụng
Nhà tuyển dụng có thể đánh giá năng lực ứng viên thông qua tiếp xúc, cảm nhận và theo dõi. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm kiến thức, thái độ và kỹ năng liên quan đến công việc. Đánh giá tập trung vào khả năng và tiềm năng của ứng viên.
Việc xác định mức độ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng thường được thực hiện qua phỏng vấn, bài kiểm tra đầu vào và quan sát thực tế. Hội đồng đánh giá sẽ tổng hợp kết quả để đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên.
Thông qua đánh giá, nhà tuyển dụng cũng xác định được những kiến thức, kỹ năng nào có thể đào tạo và năng lực nào khó phát triển.
Quy Hoạch, Bổ Nhiệm và Thuyên Chuyển
Việc xem xét, bổ nhiệm cán bộ là so sánh giữa năng lực hiện tại và khả năng phù hợp của nhân sự với vị trí mới. Đánh giá năng lực giúp xác định mức độ đáp ứng tiềm năng của nhân sự đối với vị trí đó. Doanh nghiệp cần cân nhắc đào tạo hoặc quy hoạch, bổ nhiệm nếu nhân sự đáp ứng được yêu cầu năng lực tối thiểu.
Đánh giá năng lực cũng hỗ trợ việc xem xét tính phù hợp của nhân sự với một vị trí khác trong doanh nghiệp, giúp bố trí, sắp xếp và thuyên chuyển nhân sự phù hợp với sở trường và khả năng.
Xây Dựng Kế Hoạch Đào Tạo và Chiến Lược Phát Triển Nhân Sự
Đánh giá năng lực là cơ sở quan trọng cho hoạt động đào tạo nhân sự và xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực.
Dựa trên kết quả đánh giá, bộ phận nhân sự có thể xác định:
- Cá nhân nào chưa đáp ứng/đáp ứng được yêu cầu năng lực.
- Các năng lực nào có đa số cá nhân chưa đáp ứng/đáp ứng chuẩn NL.
- Các vị trí nào có nhiều cá nhân đáp ứng/chưa đáp ứng được chuẩn NL.
- Mức độ đáp ứng chuẩn NL của các nhóm vị trí (quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên).
- Các cá nhân có năng lực tốt và có khả năng đào tạo người khác/trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ.
Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu đào tạo, đối tượng đào tạo, nội dung đào tạo, hình thức đào tạo và kinh phí đào tạo.
Quản Lý Thành Tích
So sánh giữa mức độ đáp ứng chuẩn NL (tiềm năng) với kết quả thực hiện công việc (kết quả) giúp doanh nghiệp điều chỉnh các chính sách nhân sự, phong cách quản lý và phương pháp quản lý hiệu quả.
Việc gắn kết hai yếu tố này giúp doanh nghiệp khai thác thế mạnh của nhân sự, biến tiềm năng thành hiệu quả thực tế.
Đãi Ngộ
Năng lực là một trong ba yếu tố của Lương 3Ps:
- P1 (position): vị trí
- P2 (Person): năng lực
- P3 (performance): kết quả thực hiện công việc
Trong đó, năng lực (P2) giúp quy ra điểm để xếp bậc lương trong khung lương của vị trí. P3 (kết quả công việc) sẽ giúp xác định mức lương/thưởng hiệu quả của cá nhân theo kỳ.
Những năng lực “hiếm” hoặc kỹ năng đặc biệt có thể là căn cứ để doanh nghiệp bổ sung phụ cấp cho nhân sự.
Các Phương Pháp Đánh Giá Năng Lực
Đánh Giá Thông Qua Kiểm Tra (Test)
Phương pháp này được thực hiện dưới hình thức kiểm tra giấy, kiểm tra thực hành hoặc phỏng vấn trực tiếp.
Ưu điểm:
- Thấy rõ được thực tế năng lực của nhân sự tương đối đầy đủ, chi tiết về kiến thức, kỹ năng, thái độ.
Nhược điểm:
- Tốn thời gian và chi phí để thiết kế, triển khai và thực hiện đánh giá.
Đánh Giá Theo Checklist
Checklist là một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên.
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, cô đọng; song cũng bao hàm nguy cơ thông tin thiếu khách quan, không chính xác.
Phương Pháp Khung Năng Lực
Phương pháp này dựa trên việc quan sát hành vi thực hiện công việc của nhân viên, dựa trên Từ điển năng lực (TĐNL) hành vi và đánh giá dựa trên KNL.
Ưu điểm:
- Thấy rõ được các hành vi của nhân viên.
- Giảm được tối đa sự cảm tính của người đánh giá vì đánh giá theo hành vi quan sát được.
Nhược điểm:
- Xây dựng thang điểm tốn kém thời gian và tiền bạc.
- Đôi khi công việc ghi chép bị bỏ qua.
- Người lao động không thoải mái khi biết rằng người lãnh đạo ghi chép lại những hành vi yếu kém của mình.
Ứng Dụng Khung Năng Lực Trong Quản Trị Nhân Sự
Khung Năng Lực (KNL) Là Gì?
Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh. Nghĩa là mỗi nhân viên sẽ được đánh giá theo tiêu chí năng lực riêng cho vị trí đang nắm giữ.
Phương pháp này thường gắn liền với 2 khái niệm:
- KNL – bộ tiêu chuẩn NL cho từng vị trí trong doanh nghiệp.
- Chuẩn «tối thiểu»: sử dụng cho bổ nhiệm mới (tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm)
- Chuẩn «kỳ vọng»: sử dụng cho đào tạo, quản lý kết quả công việc, trả lương
- Từ điển năng lực (TĐNL) – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp.
KNL có thể chia thành các nhóm khác nhau tùy quan điểm của doanh nghiệp, thông thường bao gồm:
- Nhóm năng lực chung/ cốt lõi: gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí.
- Nhóm năng lực quản lý/ lãnh đạo: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý.
- Nhóm năng lực bổ trợ: là những năng lực có thể dùng chung cho nhiều vị trí trong doanh nghiệp.
- Nhóm năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể.
Kết luận
Đánh giá năng lực là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhân viên của mình, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp về tuyển dụng, đào tạo, phát triển và đãi ngộ. Việc lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp và xây dựng khung năng lực hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được mục tiêu kinh doanh.