Trong quản lý dự án, phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM), hay còn gọi là phương pháp đường tới hạn, đóng vai trò then chốt để phân tích và đảm bảo thành công cho dự án. Bài viết này sẽ đi sâu vào CPM, từ lịch sử hình thành, định nghĩa đến ứng dụng thực tế trong quản lý dự án tại Việt Nam.
Lịch sử hình thành phương pháp đường găng (Critical Path Method)
Vào những năm 1960, tập đoàn Dupont đã đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và phát triển các vật liệu mới, kéo theo đó là nhu cầu về quy trình sản xuất chi tiết và phức tạp. Nhu cầu thị trường, cả từ khu vực tư nhân và nhà nước, về các vật liệu này vượt quá khả năng đáp ứng của Dupont trong việc xây dựng cơ sở vật chất và quy trình sản xuất hàng loạt. Để giải quyết vấn đề này, Dupont đã phát triển Phương pháp Đường găng (Critical Path Method – CPM). Mục tiêu chính của CPM là xác định một cách chính xác những ràng buộc về nguồn lực, từ đó đánh giá tác động của chúng đến thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Đến nay, CPM được xem là phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn để xây dựng sơ đồ mạng lưới cho các dự án có ràng buộc về nguồn lực.
Định nghĩa Critical Path: Đường găng là gì?
Trong mỗi dự án, đường găng (Critical Path) là chuỗi các công việc liên quan mật thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành dự án. Hiểu một cách đơn giản, nếu chúng ta bắt đầu từ ngày kết thúc dự án và lần ngược lại ngày bắt đầu, đi qua các công việc phụ thuộc lẫn nhau, thì đường đi dài nhất chính là đường găng. Do đó, mọi công việc nằm trên đường găng đều có tầm quan trọng sống còn và tác động trực tiếp đến việc dự án có hoàn thành đúng thời hạn hay không. Việc xác định chính xác đường găng và kiểm soát chặt chẽ những trì hoãn xảy ra trên đường này sẽ giúp người quản lý dự án kiểm soát tiến độ một cách hiệu quả.
Ví dụ, nếu đường găng của một dự án bao gồm các công việc A -> D -> H -> I -> K, và công việc D bị chậm trễ 2 ngày, thì cách duy nhất để đảm bảo tiến độ tổng thể của dự án là phải đẩy nhanh tiến độ của các công việc H, I và K, rút ngắn thời gian thực hiện của chúng tổng cộng 2 ngày.
Các bước xác định đường găng (Critical Path) trong dự án
Để xác định đường găng một cách chính xác, cần thực hiện các bước sau:
-
Xác định tất cả các công việc: Liệt kê đầy đủ các công việc cần thiết để hoàn thành dự án, sử dụng cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS).
-
Ước tính thời gian và nguồn lực: Xác định thời gian cần thiết và nguồn lực (nhân lực, vật tư, tài chính) cần thiết để hoàn thành mỗi công việc.
-
Xác định sự phụ thuộc giữa các công việc: Phân tích và xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, bao gồm:
- SS (Start to Start): Công việc sau chỉ có thể bắt đầu khi công việc trước bắt đầu.
- FS (Finish to Start): Công việc sau chỉ có thể bắt đầu khi công việc trước kết thúc.
- SF (Start to Finish): Công việc sau chỉ có thể kết thúc khi công việc trước bắt đầu.
- FF (Finish to Finish): Công việc sau chỉ có thể kết thúc khi công việc trước kết thúc.
-
Xác định các mốc mục tiêu: Thiết lập danh sách các mốc quan trọng cần đạt được trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Sau khi thu thập và phân tích đầy đủ dữ liệu từ bốn bước trên, bạn có thể bắt đầu quy trình “đi ngược”, bắt đầu từ thời điểm kết thúc dự án và lần theo các công việc phụ thuộc để tìm ra đường đi dài nhất. Đường đi này chính là đường găng của dự án.
Ứng dụng phân tích Critical Path để kiểm soát tiến độ dự án
Sau khi đã xác định được đường găng, bạn cần xem xét lại các công việc trên đường này một cách kỹ lưỡng dưới hai góc độ sau để đảm bảo tiến độ dự án:
- Đánh giá lại thời gian: Xem xét tính khả thi của thời gian ước tính cho mỗi công việc trên đường găng. Cân nhắc các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian thực hiện, như rủi ro, sự sẵn có của nguồn lực, và các yếu tố bên ngoài khác.
- Đánh giá lại nguồn lực: Đảm bảo rằng nguồn lực cần thiết (nhân lực, vật tư, thiết bị) đã được phân bổ đầy đủ và sẵn sàng cho các công việc trên đường găng.
Để dễ dàng theo dõi và kiểm soát, hãy lập kế hoạch dự án và biểu diễn đường găng bằng đồ họa, ví dụ như sử dụng sơ đồ Gantt có tính năng hiển thị đường găng. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận biết các công việc quan trọng và theo dõi tiến độ của chúng.
Khi một công việc có nguy cơ bị chậm tiến độ (thể hiện qua chỉ số SPI – Schedule Performance Index), cần thiết lập cảnh báo ở mức độ cao hơn trong cơ cấu tổ chức dự án. Ví dụ, nếu một công việc không thuộc đường găng (công việc bình thường) có nguy cơ chậm trễ, cảnh báo sẽ được gửi đến người phụ trách, người phối hợp và quản trị dự án. Tuy nhiên, nếu công việc đó thuộc đường găng, cảnh báo sẽ được gửi đến các cấp cao hơn trong cơ cấu dự án, như điều phối viên, trưởng ban chỉ đạo, trợ lý và thậm chí là giám đốc dự án.
Trong trường hợp một công việc trên đường găng bị chậm trễ, việc quản lý và phê duyệt thay đổi (Change Request – CR) là bắt buộc. Điều này đảm bảo rằng mọi sự chậm trễ hoặc ảnh hưởng do chậm trễ gây ra đều được xem xét và phê duyệt một cách chính thức. Đồng thời, cần kích hoạt đèn trạng thái dự án (project status indicator) để thông báo cho tất cả các bên liên quan trong cơ cấu tổ chức dự án về tình hình hiện tại và tìm kiếm các giải pháp khả thi, chẳng hạn như bổ sung nguồn lực để đẩy nhanh tiến độ của các công việc khác trên đường găng. Nếu tình hình không được cải thiện, dự án có thể được đưa sang trạng thái thành lập hội đồng đánh giá (HC – Health Check) để đưa ra các giải pháp và chỉ đạo nhằm đưa dự án về đích đúng thời hạn.
Nếu dự án của bạn có quy mô vừa hoặc lớn, hoặc bạn quản lý đồng thời nhiều hơn 5 dự án nhỏ, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án (đặc biệt là phần mềm trực tuyến) với các tính năng hỗ trợ xác định và quản lý đường găng sẽ giúp bạn thực hiện các công việc trên một cách đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn.