Dựa trên xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, các giải pháp hội nghị trực tuyến, đặc biệt là conference call (cuộc gọi hội nghị), đang trở thành công cụ thiết yếu cho nhiều doanh nghiệp. Vậy conference call là gì và làm thế nào để tối ưu hóa các cuộc gọi này, hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây.
Conference call (cuộc gọi hội nghị) là một cuộc gọi âm thanh cho phép ba hoặc nhiều người tham gia cùng một lúc. Thông thường, người tham gia sẽ kết nối bằng cách quay số điện thoại được cung cấp. Ngày nay, thuật ngữ này còn được mở rộng để chỉ các cuộc gọi nhóm thông qua các ứng dụng trực tuyến như Skype, Zoom hoặc các nền tảng âm thanh trên máy tính. Điều quan trọng cần lưu ý là nếu cuộc gọi có thêm yếu tố hình ảnh, video trực tuyến, nó sẽ được gọi là hội nghị video. Trong trường hợp cuộc gọi bao gồm chia sẻ màn hình hoặc tài liệu, nó được gọi là hội nghị web.
Theo thống kê, các doanh nghiệp thường lãng phí từ 25% đến 50% thời gian trong mỗi cuộc gọi hội nghị do nhiều nguyên nhân như thiếu thành viên, tiếng ồn hoặc sự xao nhãng của người tham gia. Để nâng cao hiệu quả của các cuộc gọi hội nghị, hãy tham khảo những bí quyết sau:
1. Lên Kế Hoạch Chi Tiết Cho Cuộc Gọi
Việc lên kế hoạch trước là yếu tố then chốt để có một cuộc gọi hội nghị hiệu quả. Người tổ chức cần xác định rõ các yếu tố sau:
- Chủ đề chính: Xác định rõ mục tiêu và nội dung chính của cuộc gọi.
- Thời gian: Lựa chọn khung giờ phù hợp với tất cả các thành viên tham gia.
- Nội dung chi tiết: Chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thiết và gửi trước cho người tham gia.
- Hành động cụ thể: Xác định rõ những hành động cần thực hiện sau cuộc gọi và phân công trách nhiệm.
- Câu hỏi phát sinh: Dự đoán trước các câu hỏi có thể được đặt ra và chuẩn bị câu trả lời.
Việc thông báo và lên lịch cuộc họp trước giúp người tham gia chuẩn bị tốt hơn, tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình gọi.
2. Đảm Bảo Tất Cả Thành Viên Tham Gia
Việc đầy đủ thành viên tham gia là yếu tố quan trọng để cuộc gọi hội nghị đạt hiệu quả cao nhất. Hãy chắc chắn rằng tất cả những người cần thiết đều nhận được thông tin về cuộc gọi và có thể tham gia đúng giờ. Gửi lời nhắc trước cuộc gọi và kiểm tra danh sách tham gia trước khi bắt đầu.
3. Chọn Không Gian Yên Tĩnh
Môi trường xung quanh có ảnh hưởng lớn đến chất lượng cuộc gọi. Hãy chọn một không gian yên tĩnh, tránh xa tiếng ồn và các yếu tố gây xao nhãng. Các âm thanh như tiếng điều hòa, quạt gió hoặc tiếng ồn từ bên ngoài có thể làm gián đoạn cuộc gọi và khiến người khác mất tập trung. Nếu bạn đang ở trong môi trường ồn ào, hãy sử dụng chức năng “tắt tiếng” khi không phát biểu và xin lỗi những người tham gia khác.
4. Đăng Nhập Sớm và Bắt Đầu Đúng Giờ
Việc đăng nhập sớm giúp bạn kiểm tra kết nối và đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt trước khi cuộc gọi bắt đầu. Bắt đầu cuộc gọi đúng giờ thể hiện sự tôn trọng với thời gian của người tham gia và giúp duy trì kỷ luật trong cuộc họp.
5. Tập Trung Trong Suốt Cuộc Gọi
Tránh làm việc riêng hoặc bị xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài trong suốt cuộc gọi. Tập trung lắng nghe, ghi chú những thông tin quan trọng và đóng góp ý kiến khi cần thiết.
6. Lưu Trữ Nội Dung Cuộc Gọi và Đánh Giá
Nhiều dịch vụ conference call cho phép ghi âm cuộc gọi. Việc lưu trữ nội dung cuộc gọi giúp bạn xem lại thông tin, chia sẻ với những người không tham gia được và đánh giá hiệu quả của cuộc họp. Điều này cũng giúp bạn rút kinh nghiệm cho các cuộc gọi tiếp theo.
Kết Luận
Conference call là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp kết nối và làm việc hiệu quả từ xa. Bằng cách lên kế hoạch chi tiết, tạo môi trường yên tĩnh, tập trung và lưu trữ nội dung cuộc gọi, bạn có thể tối ưu hóa hiệu quả của các cuộc gọi hội nghị và nâng cao năng suất làm việc. Hãy áp dụng những bí quyết trên để tận dụng tối đa lợi ích mà conference call mang lại.