Bạn đã bao giờ mở một file Word, Excel hoặc PowerPoint và thấy dòng chữ “Compatibility Mode” (Chế độ tương thích) xuất hiện bên cạnh tên file? Chế độ này có thể gây ra một số bất tiện trong quá trình làm việc. Vậy Compatibility Mode là gì, nó ảnh hưởng đến công việc của bạn như thế nào và làm thế nào để khắc phục nó? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và hướng dẫn chi tiết.
Mục Lục
Compatibility Mode là gì?
Microsoft Office có nhiều phiên bản khác nhau, từ Office 2003 đến Office 365, bao gồm các bản Office 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019. Mỗi phiên bản Office này có cách xử lý file tài liệu riêng (định dạng, chỉnh sửa,…). Do đó, các phiên bản Office mới hơn có thể xử lý file tài liệu khác với các phiên bản cũ.
Khi bạn sử dụng một phiên bản Office mới hơn để mở một file tài liệu được tạo ra trong một phiên bản Office cũ hơn (ví dụ: sử dụng Microsoft Excel 2010 để mở một file Excel được tạo ra trong Microsoft Excel 2007), file tài liệu sẽ được mở ở chế độ Compatibility Mode. Điều này có nghĩa là file tài liệu đó được mở ra trong chế độ tương thích với phiên bản Office hiện tại.
Ví dụ:
Như hình trên, file Excel 2010 đang ở chế độ Compatibility Mode vì nó được tạo ra trên Excel 2007 và mở bằng Excel 2010. Việc này nhằm đảm bảo khả năng tương thích giữa các phiên bản Office khác nhau.
Compatibility Mode gây trở ngại gì cho người dùng?
Khi một file tài liệu ở chế độ Compatibility Mode, bạn vẫn có thể sử dụng các công cụ và tính năng để chỉnh sửa nội dung và định dạng tài liệu. Tuy nhiên, một số tính năng mới có thể bị vô hiệu hóa. Điều này là do phiên bản Office mới hơn sẽ không cho phép bạn sử dụng các tính năng mới của nó để tránh việc bạn lưu file và gửi lại cho người dùng phiên bản Office cũ hơn, gây ra sự cố khi họ mở file.
Ví dụ: Trong file Excel ở chế độ Compatibility Mode, tính năng Sparklines có thể bị ẩn đi và không sử dụng được. Nguyên nhân là do tính năng Sparklines không có trong Excel 2007 và chỉ xuất hiện từ Excel 2010 trở đi.
Ví dụ khác:
Trong ví dụ trên, file Word không sử dụng được các tính năng ở mục Themes vì đây là tính năng mới của Word 2010.
Cách loại bỏ chế độ Compatibility Mode trên Excel, Word, PowerPoint
Chế độ Compatibility Mode có thể cản trở bạn sử dụng một số tính năng mới trong các phiên bản Office mới hơn. Để thoát khỏi chế độ này, bạn có thể làm theo các bước sau:
Ví dụ với file Excel:
-
Nhấn vào tab File, sau đó chọn Info.
-
Trong mục Compatibility Mode, bấm vào nút Convert.
-
Một hộp thoại sẽ hiện ra, hỏi bạn có muốn chuyển đổi file sang định dạng mới nhất không. Chọn Yes để mở lại file và sử dụng các tính năng mới trên phiên bản Excel bạn đang dùng.
Sau khi hoàn thành các bước trên, dòng chữ “Compatibility Mode” sẽ biến mất, và các tính năng như Sparklines hay Filter sẽ sáng lên và có thể sử dụng được.
Ví dụ với file Word hoặc PowerPoint:
Cách thực hiện tương tự như với file Excel:
- Nhấn vào tab File, sau đó chọn Info.
- Trong mục Compatibility Mode, bấm vào nút Convert.
Sau khi chuyển đổi, bạn sẽ thấy dòng chữ “Compatibility Mode” biến mất, và các tính năng mới của phiên bản Word hoặc PowerPoint bạn đang sử dụng sẽ khả dụng.
Những điều cần lưu ý với chế độ Compatibility Mode
Đôi khi, bạn có thể gặp phải tình trạng là mỗi khi tạo một tài liệu mới, nó lại mặc định ở chế độ Compatibility Mode. Điều này có thể là do Office của bạn đang mặc định tạo ra file tài liệu ở định dạng các file cũ trước đó. Để kiểm tra và thay đổi cài đặt này, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Nhấn vào tab File, sau đó chọn Options.
- Trong hộp thoại Options, chọn mục Save.
- Ở mục “Save files in this format”, bạn sẽ thấy định dạng mà Office đang sử dụng để lưu file. Nếu nó đang ở định dạng cũ (ví dụ: Excel 97-2003 Workbook (*.xls)), thì file mới sẽ mặc định xuất hiện ở chế độ Compatibility Mode.
Để thiết lập định dạng mới cho các file sau này bạn tạo ra, bạn có thể nhấn vào hình tam giác màu đen cạnh đó và chọn định dạng mới nhất (ví dụ: Excel Workbook (*.xlsx)). Sau đó, nhấn OK.
Sau khi thay đổi cài đặt, nếu bạn nhấn File >> New >> Create để tạo một file mới, file mới sẽ không còn ở chế độ Compatibility Mode nữa.
Lưu ý quan trọng:
- Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Office không có giấy phép (bản crack), sau khi thực hiện các bước loại bỏ chế độ Compatibility Mode, file của bạn có thể xuất hiện dòng chữ “Product activation failed”.
- Khi đã thoát khỏi chế độ Compatibility Mode và sử dụng các tính năng mới trên phiên bản Office mới để lưu file, người dùng sử dụng phiên bản Office cũ hơn có thể không đọc được hết nội dung. Để đảm bảo khả năng tương thích, bạn nên tùy chọn định dạng ở mục “Save as type” khi lưu file bằng cách nhấn Save as và chọn định dạng phù hợp.
Tổng kết
Bài viết này đã cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về Compatibility Mode trong Word, Excel và PowerPoint, bao gồm định nghĩa, nguyên nhân và cách khắc phục. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với các ứng dụng Office.