6 Phương Thức Thanh Toán Khách Sạn Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Trong ngành dịch vụ khách sạn, việc cung cấp đa dạng các phương thức thanh toán không chỉ mang lại sự tiện lợi cho khách hàng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng linh hoạt của doanh nghiệp. Bên cạnh các hình thức quen thuộc như tiền mặt, thẻ tín dụng và voucher, khách sạn còn triển khai nhiều phương thức thanh toán khác để tối ưu trải nghiệm của khách hàng. Bài viết này của Sen Tây Hồ sẽ đi sâu vào 6 phương thức thanh toán phổ biến nhất trong khách sạn hiện nay.

Xác định hình thức thanh toán khi nhận booking

Trước khi tiến hành thanh toán, nhân viên lễ tân cần xác định rõ hình thức thanh toán đã được chỉ định trên booking để tránh sai sót và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:

  • Khách thanh toán trực tiếp tại khách sạn.
  • Khách đã thanh toán trước thông qua các kênh OTA (Online Travel Agency).
  • Khách đặt phòng qua các công ty du lịch (TA – Travel Agent)/ đối tác doanh nghiệp (Corp) và đã thanh toán trước.
  • Khách đặt phòng qua TA/Corp nhưng chưa thanh toán và được yêu cầu thanh toán trực tiếp tại khách sạn.
  • Thanh toán công nợ hoặc chuyển khoản.

6 Phương thức thanh toán khách sạn thông dụng

Thanh toán bằng tiền mặt

Đây là hình thức thanh toán truyền thống và phổ biến nhất, áp dụng cho khách đặt phòng trực tiếp, khách vãng lai, khách đặt qua website của khách sạn (ví dụ: sentayho.com.vn), các công ty du lịch (TA), đối tác doanh nghiệp (Corp) hoặc các kênh OTA có hình thức thanh toán tại khách sạn.

  • Đặc điểm: Tiền mặt được chấp nhận thanh toán là các loại tiền tệ thông dụng đang lưu hành trên thế giới.
  • Yêu cầu: Tiền mặt phải còn nguyên vẹn, không bị rách, chắp vá hoặc là tiền giả.
  • Thao tác:
    • Nhận tiền mặt từ khách đúng với số tiền hiển thị trên hóa đơn in từ hệ thống quản lý khách sạn (PMS). Nếu khách đưa thừa tiền, nhân viên lễ tân sẽ trả lại phần tiền thừa.
    • Yêu cầu khách ký xác nhận trên hóa đơn.
  • Lưu ý: Đếm tiền trước mặt khách và hỏi lại để khách xác nhận số tiền đã giao.
  • Hóa đơn đỏ: Khách sạn có thể xuất hóa đơn đỏ cho khách vãng lai. Đối với khách đặt phòng qua các kênh khác (ví dụ: sentayho.com.vn), cần kiểm tra lại với bộ phận kế toán và kinh doanh để nắm rõ quy định cụ thể.

Thanh toán bằng thẻ

Hình thức thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ được chấp nhận rộng rãi tại các khách sạn, áp dụng cho nhiều nguồn đặt phòng tương tự như thanh toán tiền mặt.

  • Đặc điểm: Khách sạn chấp nhận thanh toán bằng các loại thẻ phổ biến như Visa, MasterCard, JCB, Dinner Club, và các loại thẻ khác được ngân hàng phát hành máy POS chấp nhận.

  • Yêu cầu: Kiểm tra kỹ thông tin trên thẻ:

    • Họ và tên chủ thẻ phải trùng khớp với họ tên trên giấy tờ tùy thân (Passport/CMND/CCCD) và thông tin trên booking.
    • Nếu thông tin không khớp, yêu cầu khách cung cấp mẫu ủy quyền sử dụng thẻ, có xác nhận của chủ thẻ, kèm theo hình chụp giấy tờ tùy thân và hai mặt thẻ.

  • Thao tác: Thực hiện cà thẻ trên máy POS theo hướng dẫn của từng ngân hàng:

    • Cà thẻ vào máy POS.
    • Nhập số tiền cần thanh toán.
    • Nhập mã PIN (nếu có).
    • Xác nhận giao dịch.
    • In 3 liên, yêu cầu chủ thẻ hoặc người được ủy quyền ký tên trên cả 3 liên:
      • Liên 1: Khách sạn giữ lại (kẹp cùng hóa đơn thanh toán in từ hệ thống PMS).
      • Liên 2: Giao cho khách hàng.
      • Liên 3: Lễ tân giữ lại và nộp cho bộ phận kế toán.

  • Lưu ý: Đảm bảo có đầy đủ chữ ký của khách trên liên cà thẻ. Trong trường hợp khách sạn đã thực hiện verify thẻ trước (ví dụ: đối với khách đặt phòng qua sentayho.com.vn), cần yêu cầu khách ký lên liên ngân hàng đã được cà trước đó.

  • Hóa đơn đỏ: Khách sạn có thể xuất hóa đơn đỏ cho các giao dịch thanh toán bằng thẻ. Tuy nhiên, đối với các kênh đặt phòng đặc biệt, cần kiểm tra lại với bộ phận kế toán và kinh doanh để nắm rõ quy định.

Thanh toán bằng MOTO (Mail Order/Telephone Order)

Phương thức thanh toán MOTO thường được áp dụng cho các giao dịch trực tuyến, khi khách hàng đã thanh toán trước thông qua các kênh OTA như Agoda, Expedia, Ctrip/Trip.com, hoặc khi khách sạn cần xác thực thẻ (verify) cho các đặt phòng qua website của mình (ví dụ: sentayho.com.vn).

  • Đặc điểm:
    • Expedia thường cung cấp mã số thẻ thanh toán trực tiếp trên booking.
    • Ctrip/Trip.com và Agoda cung cấp mã số thẻ thông qua bộ phận kinh doanh.
  • Thao tác: Thực hiện thao tác charge MOTO theo hướng dẫn của máy POS. Liên 1 và 2 kẹp vào bill thanh toán cùng với booking. Liên 3 được giữ lại để nộp cho bộ phận kế toán.
  • Lưu ý: Trên liên ngân hàng phải có mã số đặt phòng để dễ dàng tra soát khi cần thiết.
  • Hóa đơn đỏ: Thông thường, không được xuất hóa đơn đỏ cho các giao dịch MOTO, vì giá phòng khách trả và giá khách sạn thu về có thể khác nhau.

Thanh toán bằng Voucher/Barter

Voucher hoặc hình thức thanh toán bằng hàng đổi hàng (Barter) thường được sử dụng cho các đặt phòng từ các công ty du lịch (Travel Agent) hoặc đối tác doanh nghiệp (Corp).

  • Đặc điểm:

    • Voucher phải được phát hành và có chữ ký của CEO hoặc dấu mộc của khách sạn.
    • Voucher được theo dõi bởi bộ phận kế toán.
    • Voucher phải có mã số riêng.

  • Yêu cầu:

    • Voucher phải có chữ ký hoặc dấu mộc của công ty phát hành.
    • Voucher phải nằm trong danh sách phát hành được cung cấp bởi bộ phận kế toán.

  • Thao tác:

    • Thu hồi voucher từ khách.
    • Photo lại voucher để lưu trữ.
    • Kẹp voucher gốc vào booking/bill thanh toán.
    • Gửi bản photo voucher cho bộ phận kế toán.

  • Lưu ý: Nếu voucher không nằm trong danh sách phát hành, cần liên hệ với bộ phận kế toán hoặc kinh doanh để xác minh lại. Đồng thời, cần áp dụng đúng các điều khoản và điều kiện quy định trên voucher.

  • Hóa đơn đỏ: Có thể xuất hóa đơn đỏ cho các giao dịch thanh toán bằng voucher, nhưng cần kiểm tra lại với bộ phận kế toán và kinh doanh để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Thanh toán bằng FOC (Free of Charge)/HU (House Use)

Hình thức thanh toán FOC (miễn phí) hoặc HU (sử dụng nội bộ) thường áp dụng cho các đặt phòng từ bộ phận kinh doanh (Sales Department) hoặc chủ sở hữu (Owner) của khách sạn.

  • Đặc điểm:
    • Việc áp dụng FOC/HU phải được thống nhất và thể hiện rõ trên booking.
    • Cần có xác nhận từ nhân viên kinh doanh phụ trách.
  • Yêu cầu: Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.
  • Thao tác: Không thu tiền khách.
  • Lưu ý: Cần phân biệt rõ giữa phòng FOC (phòng miễn phí cho khách) và phòng HU (phòng sử dụng cho mục đích nội bộ của khách sạn). Các trường hợp phát sinh phòng FOC không thông qua bộ phận kinh doanh cần được duyệt bởi Giám đốc kinh doanh và tiếp thị (DOSM) hoặc Tổng quản lý (GM) với lý do cụ thể.
  • Hóa đơn đỏ: Không xuất hóa đơn đỏ cho các trường hợp thanh toán FOC/HU.

Thanh toán bằng City Ledger

City Ledger là hình thức thanh toán công nợ, áp dụng cho các công ty du lịch (Travel Agent) hoặc đối tác doanh nghiệp (Corp) có thỏa thuận thanh toán theo tháng hoặc chuyển khoản sau.

  • Đặc điểm:
    • Hình thức thanh toán này được thỏa thuận khi ký hợp đồng bán phòng hoặc theo thỏa thuận riêng giữa bộ phận kinh doanh và đối tác.
    • Danh sách các công ty được áp dụng hình thức công nợ sẽ được bộ phận kế toán cập nhật hoặc thỏa thuận theo từng booking.
  • Yêu cầu:
    • Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.
    • Danh sách công ty được công nợ phải được cập nhật từ bộ phận kế toán.
  • Thao tác:
    • Thao tác trên hệ thống PMS là City Ledger.
    • Cập nhật file công nợ và gửi cho bộ phận kế toán và kinh doanh hàng ngày.
  • Lưu ý: Cần kiểm tra kỹ hình thức công nợ (thanh toán trước hay sau khi khách trả phòng) để có phương án xử lý chính xác.
  • Hóa đơn đỏ: Có thể xuất hóa đơn đỏ cho các giao dịch thanh toán bằng City Ledger.

Quy định về xuất hóa đơn đỏ

Trong các trường hợp được xuất hóa đơn đỏ, nhân viên lễ tân cần yêu cầu khách cung cấp đầy đủ các thông tin sau:

  • Tên công ty.
  • Địa chỉ công ty.
  • Mã số thuế.

Đồng thời, cần xin thêm thông tin:

  • Tên người nhận hóa đơn.
  • Số điện thoại người nhận hóa đơn.
  • Địa chỉ nhận hóa đơn.

Cập nhật đầy đủ thông tin vào file Excel và gửi cho bộ phận kế toán vào cuối ca theo mẫu quy định.

Các yêu cầu khác

  • Các mẫu bộ chứng từ thanh toán phải được thực hiện đúng theo yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty. Bộ chứng từ bao gồm:
    • Phiếu đăng ký nhận phòng (Registration Form) có đầy đủ thông tin và chữ ký của khách.
    • Bản photo giấy tờ tùy thân (ID/Passport) của khách lưu trú.
    • Giấy ủy quyền có chữ ký của chủ thẻ (gửi email và in) và bản photo giấy tờ tùy thân của chủ thẻ (nếu thanh toán bằng thẻ của người khác).
    • Xác nhận đặt phòng (Booking).
    • Hóa đơn tiền phòng/tiền dịch vụ (Bill out) có chữ ký của khách.
  • Tất cả các vấn đề liên quan đến thanh toán đều phải có chữ ký xác nhận của khách.
  • Các đặt phòng yêu cầu giấu giá (từ các kênh OTA như Agoda, Expedia, Ctrip/Trip.com hoặc các công ty du lịch, đối tác doanh nghiệp) không được cung cấp giá cho khách dưới bất kỳ lý do gì.
  • Liên hệ với bộ phận kinh doanh nếu có bất kỳ vấn đề nào không thể giải quyết hoặc vượt quá thẩm quyền.