Chi Phí Kinh Doanh: Khái Niệm, Nội Dung, Phân Loại và Các Chỉ Tiêu Kế Hoạch

Chi phí kinh doanh là một yếu tố then chốt trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về chi phí kinh doanh giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực, tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về chi phí kinh doanh, bao gồm khái niệm, nội dung, cách phân loại và các chỉ tiêu kế hoạch chi phí quan trọng.

1. Khái Niệm Chi Phí Kinh Doanh

Trong quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD), doanh nghiệp cần phải chi trả các khoản chi phí để đạt được mục tiêu lợi nhuận và tối đa hóa giá trị. Các chi phí này bao gồm:

• Chi phí sản xuất sản phẩm: Chi phí tiêu hao vật tư (nguyên, nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ…), khấu hao máy móc thiết bị, lương và các khoản trích theo lương của người lao động (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn).
• Chi phí tiêu thụ sản phẩm: Chi phí bán hàng (bao gói, vận chuyển, bảo quản, giới thiệu sản phẩm, bảo hành…) và chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Thuế gián thu: Thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Doanh nghiệp ứng trước các khoản thuế này cho người tiêu dùng và chỉ thu hồi khi sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được tiêu thụ.

Các chi phí này phát sinh thường xuyên, gắn liền với hoạt động SXKD và được bù đắp từ doanh thu trong kỳ.

Từ góc độ doanh nghiệp, chi phí kinh doanh là toàn bộ chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ sản phẩm và các khoản thuế gián thu mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Chi phí kinh doanh được biểu hiện bằng tiền, phản ánh hao phí về vật chất, sức lao động và các chi phí bằng tiền khác liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình kinh doanh, đồng thời được bù đắp từ doanh thu kinh doanh.

Chi phí kinh doanh bao gồm chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ và thuế gián thu.

2. Nội Dung Chi Phí Kinh Doanh

Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp rất đa dạng và phức tạp, bao gồm chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí khác.

2.1. Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Chi phí hoạt động kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về vật chất và sức lao động mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong một thời kỳ nhất định, bao gồm chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, và chi phí hoạt động tài chính.

• Chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: Hao phí mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện nhiệm vụ mua bán hàng hóa, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ, bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

  • Giá vốn hàng bán: Giá mua thực tế của hàng hóa bán ra trong kỳ (đối với doanh nghiệp thương mại) hoặc giá thành sản xuất sản phẩm (đối với doanh nghiệp sản xuất).
    • Đối với doanh nghiệp sản xuất:
      • Chi phí NVL trực tiếp: Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp để chế tạo sản phẩm.
      • Chi phí nhân công trực tiếp: Lương, phụ cấp lương và các khoản trích nộp theo lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
      • Chi phí sản xuất chung: Chi phí chung phát sinh ở các phân xưởng hoặc bộ phận kinh doanh (khấu hao TSCĐ, lương nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài…).
    • Đối với doanh nghiệp thương mại: Giá mua của hàng bán ra và chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra.
  • Chi phí bán hàng: Chi phí liên quan trực tiếp đến tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ (lương nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng, hoa hồng đại lý…).
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý hành chính chung của doanh nghiệp (chi phí tiếp tân, khánh tiết, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý, chi thưởng năng suất lao động, chi phí nghiên cứu khoa học, chi hỗ trợ giáo dục, chi phí dịch vụ mua ngoài…).

• Chi phí hoạt động tài chính: Chi phí cho đầu tư tài chính, nhằm tăng thêm thu nhập của doanh nghiệp (chi phí liên quan đến hoạt động liên doanh, liên kết, cho thuê tài sản, bán chứng khoán, lỗ chênh lệch tỷ giá, chiết khấu thanh toán, chi phí vay vốn…).

Chi phí hoạt động kinh doanh là một phần quan trọng của chi phí kinh doanh.

2.2. Chi Phí Khác

Chi phí khác là những khoản chi phí xảy ra không thường xuyên, nảy sinh do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp (chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, giá trị tổn thất của tài sản sau khi đã bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính, chi phí thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ…).

Trong hoạt động SXKD, chi phí hoạt động kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Đặc biệt, chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là bộ phận quan trọng nhất, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh cuối cùng. Do đó, cần phân loại chi phí hoạt động kinh doanh để quản lý và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các định mức chi phí, tính toán kết quả tiết kiệm chi phí ở từng bộ phận và toàn doanh nghiệp.

3. Phân Loại Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Có nhiều cách phân loại chi phí hoạt động kinh doanh tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm, ngành nghề kinh doanh và mục tiêu quản lý chi phí.

3.1. Phân Theo Mối Quan Hệ Phụ Thuộc Giữa Chi Phí Với Doanh Thu

• Chi phí khả biến (biến phí): Thay đổi theo mối quan hệ cùng chiều với sự thay đổi của sản lượng hoặc doanh thu tiêu thụ (chi phí nguyên, nhiên vật liệu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí hoa hồng đại lý…).
• Chi phí bất biến (định phí): Không thay đổi theo sự thay đổi của sản lượng hoặc doanh thu tiêu thụ (chi phí khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, phí bảo hiểm, thuế môn bài, thuế sử dụng đất, tiền thuê mặt bằng…).

Cách phân loại này giúp nhà quản lý tìm ra các biện pháp quản lý thích hợp với từng loại chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm và xác định sản lượng sản xuất hoặc doanh thu tiêu thụ tối ưu. Nó cũng có tác dụng tốt trong việc xây dựng kế hoạch lợi nhuận.

3.2. Phân Theo Yêu Cầu Quản Lý Tài Chính và Hạch Toán

• Giá vốn hàng bán.
• Chi phí bán hàng.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp xác định sự ảnh hưởng của từng khoản mục đối với toàn bộ chi phí hoạt động bán hàng và cung ứng dịch vụ, từ đó có biện pháp hạ thấp chi phí cho từng khoản mục.

3.3. Phân Theo Nội Dung Kinh Tế Của Chi Phí

• Chi phí hàng hóa mua ngoài: Giá trị thực tế của tất cả các loại hàng hóa mua từ bên ngoài tính cho số lượng hàng hóa bán ra trong kỳ (đối với doanh nghiệp thương mại) hoặc chi phí NVL mua ngoài (đối với doanh nghiệp sản xuất).
• Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Lương, tiền công, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động.
• Chi phí về khấu hao TSCĐ: Giá trị hao mòn của các loại TSCĐ sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Số tiền phải trả về dịch vụ đã sử dụng vào hoạt động kinh doanh trong kỳ mà do các đơn vị và cá nhân bên ngoài cung cấp (chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí quảng cáo, chi trả tiền điện, nước, điện thoại…).
• Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội họp, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí cho dân quân tự vệ, chi mua bảo hiểm rủi ro, chi thưởng năng suất…

Cách phân loại này nhằm xác định trọng điểm quản lý chi phí kinh doanh và kiểm tra sự cân đối với các kế hoạch khác như kế hoạch cung cấp hàng hóa, kế hoạch lao động – tiền lương, kế hoạch khấu hao TSCĐ.

Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả.

4. Các Chỉ Tiêu Cơ Bản Của Kế Hoạch Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh phải căn cứ vào tình hình SXKD, chế độ quản lý tài chính kế toán của nhà nước, ngành hoặc của chính doanh nghiệp trong từng thời kỳ kế hoạch cụ thể. Tùy thuộc vào mục tiêu quản lý kinh tế, quản lý tài chính, quản lý chi phí mà hệ thống chỉ tiêu này có thể rộng hẹp khác nhau, nhưng nhìn chung bao gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:

4.1. Tổng Mức Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Tổng chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh trong kỳ, bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là chỉ tiêu tuyệt đối, phản ánh quy mô chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng chưa phản ánh được trình độ sử dụng và quản lý chi phí.

4.2. Tỷ Suất Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Tỷ lệ phần trăm giữa tổng mức chi phí hoạt động kinh doanh và tổng doanh thu thuần hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ:

f = F / M x100 %

Trong đó:

• f: Tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh.
• F: Tổng mức chi phí hoạt động kinh doanh.
• M: Tổng doanh thu thuần hoạt động bán hàng.

Chỉ tiêu này phản ánh cứ 100 đồng doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ thì mất bao nhiêu đồng chi phí kinh doanh. Nó được sử dụng để phân tích, so sánh trình độ quản lý chi phí hoạt động kinh doanh giữa các kỳ của doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp cùng loại.

4.3. Mức Độ Giảm (Tăng) Tỷ Suất Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Chênh lệch giữa tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh kỳ kế hoạch và kỳ báo cáo:

Δ f = f1 – f0

Trong đó:

• Δ f : Mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh.
• f1 và f0: Tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh kỳ kế hoạch, kỳ báo cáo.

Chỉ tiêu này phản ánh tình hình và kết quả hạ thấp tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ.

4.4. Tốc Độ Giảm (Tăng) Tỷ Suất Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Quan hệ so sánh giữa mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh và tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo:

δ = Δf / f0 x 100%

Trong đó: δ là tốc độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh.

Chỉ tiêu này giúp nhà quản lý thấy rõ hơn tình hình kết quả phấn đấu giảm chi phí kinh doanh, bởi vì trong một số trường hợp, mức độ hạ thấp tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh có thể giống nhau, nhưng tốc độ giảm lại khác nhau.

4.5. Số Tiền Tiết Kiệm (Vượt Chi) Về Chi Phí Hoạt Động Kinh Doanh

Tích số giữa doanh thu bán hàng kỳ kế hoạch và mức độ giảm (tăng) tỷ suất chi phí hoạt động kinh doanh:

ST = M1 x Δf

Trong đó: ST là số tiền tiết kiệm (vượt chi) về chi phí hoạt động kinh doanh.

Chỉ tiêu này phản ánh số tiền mà doanh nghiệp tiết kiệm được do hạ thấp chi phí hoạt động kinh doanh.

Các chỉ tiêu trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Để phân tích, đánh giá chi phí hoạt động kinh doanh một cách toàn diện, cần đi sâu phân tích từng chỉ tiêu và từng khoản mục chi phí cụ thể, kết hợp với phân tích đặc điểm SXKD của doanh nghiệp trong kỳ.

Ví dụ: (Tham khảo ví dụ trong bài viết gốc)

Kết luận:

Quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả là một yếu tố then chốt để doanh nghiệp đạt được lợi nhuận và phát triển bền vững. Việc hiểu rõ về khái niệm, nội dung, cách phân loại và các chỉ tiêu kế hoạch chi phí sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.