Bạn muốn tạo dấu ấn cá nhân trong mỗi email gửi đi từ Outlook? Việc thêm chữ ký không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ đến người nhận. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách tạo chữ ký Outlook độc đáo, kèm logo công ty và các liên kết tùy chỉnh, áp dụng cho mọi phiên bản Outlook (2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 365) trên Windows.
Hướng Dẫn Từng Bước Tạo Chữ Ký Email Trong Outlook
Việc tạo chữ ký trong Outlook rất đơn giản, chỉ cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh ribbon, chọn tab Trang chủ (Home).
Bước 2: Nhấn vào nút Email mới (New Email) nằm ở góc trên cùng bên trái để mở cửa sổ soạn thư mới.
Tạo chữ ký trong thư mới
Bước 3: Trong cửa sổ soạn thư mới, chọn tab Tin nhắn (Message), sau đó tìm đến nhóm lệnh Bao gồm (Include) và nhấp vào Chữ ký (Signature).
Chọn Signature để thêm chữ ký cho email
Bước 4: Trong menu thả xuống, chọn Chữ ký… (Signatures…) để mở hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm (Signatures and Stationery). Nếu đây là lần đầu bạn tạo chữ ký, danh sách sẽ trống. Nhấn vào nút Mới (New).
Chữ ký Email
Bước 5: Hộp thoại nhỏ hiện ra yêu cầu bạn nhập tên cho chữ ký mới. Hãy nhập một tên dễ nhớ, ví dụ: “Chữ ký công ty” hoặc “Chữ ký cá nhân”, sau đó nhấn OK.
Nhập tên chữ ký trong Outlook
Bước 6: Bây giờ, trong hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm, bạn sẽ thấy tên chữ ký vừa tạo được chọn trong mục Chọn chữ ký để chỉnh sửa (Select signature to edit).
Bước 7: Ở khung soạn thảo lớn bên dưới mục Chỉnh sửa chữ ký (Edit signature), hãy nhập thông tin bạn muốn hiển thị trong chữ ký của mình. Ví dụ: tên đầy đủ, chức danh, tên công ty, số điện thoại, địa chỉ email, website, hoặc các liên kết mạng xã hội.
Bước 8: Tùy chỉnh định dạng văn bản. Outlook cung cấp các tùy chọn định dạng cơ bản như chọn font chữ, cỡ chữ, màu sắc, kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân), căn lề, và tạo danh sách. Hãy sử dụng chúng để làm cho chữ ký của bạn trông chuyên nghiệp và dễ đọc.
Chọn font chữ trong Outlook
Bước 9: Thêm logo hoặc hình ảnh. Để chèn logo công ty hoặc bất kỳ hình ảnh nào khác, hãy đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn chèn ảnh, sau đó nhấp vào biểu tượng Hình ảnh (Picture). Duyệt đến vị trí lưu hình ảnh trên máy tính của bạn và chọn Chèn (Insert).
Bước 10: Tạo liên kết (hyperlink). Bạn có thể biến logo, hình ảnh hoặc bất kỳ đoạn văn bản nào thành liên kết đến website hoặc địa chỉ email. Chọn đối tượng bạn muốn tạo liên kết, sau đó nhấp vào biểu tượng Liên kết (Hyperlink). Nhập địa chỉ URL hoặc địa chỉ email vào hộp thoại Chèn siêu liên kết (Insert Hyperlink) và nhấp OK.
Chọn hình ảnh chèn cho Outlook
Bước 11: Thiết lập chữ ký mặc định. Trong phần Chọn chữ ký mặc định (Choose default signature), bạn có thể chỉ định chữ ký nào sẽ được tự động thêm vào các email mới và email trả lời/chuyển tiếp.
- Tài khoản email (Email account): Chọn tài khoản email bạn muốn áp dụng chữ ký này.
- Thư mới (New messages): Chọn chữ ký bạn muốn sử dụng cho các email mới.
- Trả lời/Chuyển tiếp (Replies/forwards): Chọn chữ ký bạn muốn sử dụng cho các email trả lời hoặc chuyển tiếp.
Nhập URL liên kết cho Outlook
Nếu bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào email, hãy chọn (none) trong các menu thả xuống.
Bước 12: Sau khi đã hoàn tất việc tạo và tùy chỉnh chữ ký, hãy nhấp vào nút Lưu (Save) ở góc dưới bên phải của hộp thoại.
Bước 13: Cuối cùng, nhấp vào nút OK để đóng hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm.
Chọn hộp tin Outlook
Bây giờ, khi bạn tạo một email mới, trả lời hoặc chuyển tiếp email, chữ ký của bạn sẽ tự động xuất hiện ở cuối thư.
Chữ ký Outlook 2016
Mẹo Nâng Cao:
- Tạo nhiều chữ ký: Bạn có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau cho các mục đích khác nhau (ví dụ: một chữ ký cho email công việc, một chữ ký cho email cá nhân).
- Sử dụng hình ảnh chất lượng cao: Đảm bảo rằng logo và hình ảnh bạn sử dụng trong chữ ký có độ phân giải cao để hiển thị sắc nét trên mọi thiết bị.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Sau khi tạo chữ ký, hãy gửi một email thử nghiệm cho chính mình để đảm bảo rằng chữ ký hiển thị đúng như mong muốn.
Với hướng dẫn chi tiết này, bạn đã có thể tự tạo cho mình một chữ ký Outlook chuyên nghiệp và ấn tượng. Chúc bạn thành công!