Bạn đang loay hoay tìm cách chuyển đổi dữ liệu từ Word sang Excel mà vẫn giữ được định dạng ban đầu? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ chia sẻ 3 phương pháp đơn giản, hiệu quả, giúp bạn dễ dàng thực hiện việc này trên máy tính của mình.
Minh họa cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng
Bài viết này được thực hiện trên laptop Windows với Word 2016 và Excel 2016, nhưng bạn hoàn toàn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Word, Excel 2007, 2010, 2013, 2019, 365 và cả trên MacOS.
Mục Lục
I. Lưu Định Dạng Plain Text và Import vào Excel
Phương pháp này sử dụng định dạng văn bản thuần túy (Plain Text) để đảm bảo dữ liệu được chuyển đổi một cách chính xác nhất.
1. Hướng dẫn nhanh
- Mở file Word > File > Save As > Browse.
- Tại mục Save as type, chọn Plain Text > Save.
- Trong cửa sổ File Conversion, chọn Other encoding > Unicode (UTF-8) > OK.
- Mở Excel > tab Data > From Text.
- Chọn file Plain Text vừa lưu > Import.
- Trong cửa sổ mới, chọn Delimited > Next.
- Chọn định dạng dữ liệu General > Finish.
- Chọn Existing worksheet > OK.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Word cần chuyển đổi. Chọn File ở góc trên bên trái màn hình.
Chọn File để bắt đầu quá trình chuyển đổi Word sang Excel
Bước 2: Chọn Save As rồi click Browse (hoặc nhấn phím F12) để mở hộp thoại Save As.
Chọn Save As và Browse để lưu file Word dưới dạng Plain Text
Bước 3: Tại mục Save as type, chọn định dạng Plain Text (*.txt) và nhấn Save.
Lựa chọn định dạng Plain Text để lưu file Word
Bước 4: Trong hộp thoại File Conversion, tích vào ô Other encoding, chọn Unicode (UTF-8) và nhấn OK. Điều này đảm bảo các ký tự đặc biệt và tiếng Việt có dấu được hiển thị chính xác.
Chọn mã Unicode (UTF-8) để đảm bảo hiển thị đúng tiếng Việt
Bước 5: Mở Excel, chọn tab Data và chọn From Text/CSV.
Import dữ liệu từ file Text vào Excel
Bước 6: Trong hộp thoại Import Text File, tìm và chọn file Plain Text vừa lưu, sau đó nhấn Import.
Chọn file Plain Text vừa lưu để Import vào Excel
Bước 7: Trong cửa sổ Text Import Wizard, chọn Delimited và nhấn Next. Nếu dữ liệu trong Word là bảng có tiêu đề, hãy tích vào My data has headers.
Chọn Delimited trong Text Import Wizard của Excel
Bước 8: Tích vào ô Tab (hoặc các dấu phân cách phù hợp với dữ liệu của bạn) và nhấn Next.
Chọn Tab làm dấu phân cách dữ liệu
Bước 9: Chọn định dạng dữ liệu General và nhấn Finish. Bạn có thể tùy chỉnh định dạng cho từng cột nếu cần.
Chọn định dạng General cho dữ liệu trong Excel
Bước 10: Trong hộp thoại Import Data, chọn vị trí để nhập dữ liệu vào: Existing worksheet (sheet hiện tại) hoặc New worksheet (sheet mới). Nhấn OK.
Chọn vị trí để Import dữ liệu vào Excel
Bước 11: Dữ liệu từ file Word đã được chuyển sang Excel thành công.
Kết quả sau khi chuyển đổi file Word sang Excel
II. Sử Dụng Paste Special để Chuyển Đổi
Phương pháp này cho phép bạn dán dữ liệu từ Word vào Excel với các tùy chọn định dạng đặc biệt.
1. Hướng dẫn nhanh
- Mở file Word và copy phần dữ liệu cần chuyển.
- Mở Excel, chọn vị trí cần dán, click chuột phải > Paste Special.
- Chọn HTML > OK.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Word và copy (Ctrl+C) vùng dữ liệu bạn muốn chuyển sang Excel.
Copy dữ liệu từ file Word
Bước 2: Mở file Excel, chọn ô bạn muốn bắt đầu dán dữ liệu, click chuột phải và chọn Paste Special.
Chọn Paste Special trong Excel
Bước 3: Trong hộp thoại Paste Special, chọn HTML và nhấn OK. Tùy chọn này giúp giữ lại định dạng bảng và các thuộc tính cơ bản của văn bản.
Chọn định dạng HTML trong Paste Special
Bước 4: Hoàn tất quá trình chuyển đổi. Nếu dữ liệu là bảng, bạn có thể cần chỉnh sửa kích thước cột và hàng cho phù hợp.
Kết quả sau khi sử dụng Paste Special để chuyển dữ liệu Word sang Excel
III. Sử Dụng Công Cụ Chuyển Đổi Trực Tuyến
Đây là giải pháp nhanh chóng và tiện lợi, phù hợp khi bạn không muốn cài đặt thêm phần mềm.
1. Chuyển đổi qua Smallpdf
Smallpdf là một công cụ trực tuyến mạnh mẽ, cho phép bạn chuyển đổi giữa nhiều định dạng file khác nhau, bao gồm Word sang Excel.
Hướng dẫn nhanh:
- Truy cập Smallpdf.
- Chọn Word sang PDF, tải file Word lên và chuyển đổi.
- Chọn PDF sang Excel, tải file PDF vừa tạo lên và chuyển đổi.
- Tải file Excel đã chuyển đổi về máy.
Bước 1: Truy cập trang web Smallpdf và chọn công cụ Word to PDF (Word sang PDF).
Chọn công cụ Word to PDF trên Smallpdf
Bước 2: Nhấn vào Chọn các tệp để tải file Word lên.
Tải file Word lên Smallpdf
Bước 3: Chọn file Word cần chuyển đổi và nhấn Open.
Chọn file Word cần chuyển đổi
Bước 4: Chờ Smallpdf chuyển đổi file Word sang PDF.
Quá trình chuyển đổi Word sang PDF trên Smallpdf
Bước 5: Nhấn Tải file xuống để tải file PDF về máy.
Tải file PDF vừa chuyển đổi từ Word xuống
Bước 6: Quay lại trang chủ Smallpdf và chọn công cụ PDF to Excel (PDF sang Excel).
Chọn công cụ PDF to Excel trên Smallpdf
Bước 7: Nhấn vào Chọn các tệp để tải file PDF vừa tạo lên.
Tải file PDF lên Smallpdf để chuyển sang Excel
Bước 8: Chọn file PDF vừa tải về và nhấn Open.
Chọn file PDF để chuyển sang Excel
Bước 9: Đợi Smallpdf chuyển đổi file PDF sang Excel.
Quá trình chuyển đổi PDF sang Excel trên Smallpdf
Bước 10: Nhấn Tải file xuống để tải file Excel đã chuyển đổi về máy.
Tải file Excel đã chuyển đổi từ PDF xuống
Bước 11: Kiểm tra file Excel vừa chuyển đổi trong thư mục tải xuống.
Kiểm tra file Excel đã chuyển đổi
2. Chuyển đổi qua Convertio
Convertio là một lựa chọn khác cho phép bạn chuyển đổi trực tiếp từ Word sang Excel.
Lưu ý quan trọng: Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và tránh lỗi font chữ, hãy chắc chắn rằng dữ liệu trong file Word của bạn là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu.
Hướng dẫn nhanh:
- Truy cập Convertio.
- Nhấn Chọn tập tin, chọn file Word và nhấn Open.
- Nhấn Chuyển đổi.
- Nhấn Tải về để tải file Excel về máy.
Bước 1: Truy cập trang web Convertio và nhấn vào Chọn tập tin.
Chọn tập tin trên Convertio để chuyển đổi Word sang Excel
Bước 2: Chọn file Word cần chuyển đổi và nhấn Open.
Chọn file Word để tải lên Convertio
Bước 3: Nhấn nút Chuyển đổi và đợi quá trình hoàn tất.
Bắt đầu quá trình chuyển đổi Word sang Excel trên Convertio
Bước 4: Nhấn Tải về để tải file Excel đã được chuyển đổi về máy tính của bạn.
Tải file Excel đã chuyển đổi từ Convertio
Với 3 cách đơn giản trên, hy vọng bạn có thể dễ dàng chuyển đổi file Word sang Excel giữ nguyên định dạng thành công. Hãy thử và chọn cho mình phương pháp phù hợp nhất nhé! Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Chúc bạn thành công!