Mục Lục
1. Business as Usual (BAU) là gì?
Business as Usual (BAU), hay “Hoạt động kinh doanh thường lệ”, là thuật ngữ mô tả các hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn, diễn ra hàng ngày trong một tổ chức. Đây là những công việc lặp đi lặp lại, mang tính chất duy trì sự vận hành ổn định của doanh nghiệp, bao gồm:
- Thực hiện các công việc theo bản mô tả công việc của nhân viên.
- Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng để duy trì hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
- Thực hiện các quy trình công việc lặp đi lặp lại.
- Sản xuất lặp đi lặp lại các sản phẩm.
Ví dụ, phòng kinh doanh liên tục tìm kiếm hợp đồng mới, phòng marketing tạo khách hàng tiềm năng, phòng tài chính kế toán lập báo cáo doanh thu, chi phí – tất cả đều là BAU.
BAU đảm bảo tính ổn định, giúp các chức năng và quy trình quan trọng của tổ chức hoạt động trơn tru, ngay cả khi thị trường biến động.
2. Vì sao OKRs không nên bao gồm BAU?
Một câu hỏi thường gặp là: “Liệu tất cả công việc hàng ngày có nên được đưa vào OKRs (Objectives and Key Results – Mục tiêu và Kết quả then chốt) không?”. Câu trả lời là không.
OKRs mô tả đích đến, nơi chúng ta muốn đạt được, chứ không phải hiện trạng. Do đó, OKRs không dùng để quản lý các nhiệm vụ hàng ngày, mà để thúc đẩy tổ chức tiến lên bằng cách đo lường các mục tiêu quan trọng.
Có một số lý do chính khiến BAU không phù hợp để đưa vào OKRs:
2.1. BAU ít thay đổi, OKRs cần linh hoạt
Một trong những lợi thế lớn nhất của OKRs là tính linh hoạt, thường được cập nhật theo quý. Điều này cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường.
Trong khi đó, các hoạt động BAU thường cố định. Việc đưa BAU vào OKRs sẽ làm mất đi sự nhanh nhạy vốn có của phương pháp này.
2.2. BAU không thúc đẩy đổi mới, OKRs tạo động lực
OKRs hướng đến các mục tiêu đầy thách thức, khuyến khích tổ chức tiến xa hơn. Nếu chỉ đo lường các công việc BAU bằng OKRs, sự đổi mới và ý nghĩa trong công việc sẽ bị hạn chế, công việc chỉ còn là sự lặp lại nhàm chán.
2.3. BAU thiếu tính tự chủ và động lực nội tại, OKRs khơi gợi
Một đặc điểm quan trọng của OKRs là tính ý nghĩa đối với mỗi cá nhân. Nghiên cứu cho thấy chúng ta có nhiều khả năng đạt được các mục tiêu do chính mình lựa chọn. Tuy nhiên, phần lớn các hoạt động BAU được giao từ cấp trên, thay vì được lựa chọn bởi người thực hiện.
Ngược lại, OKRs là kết quả của sự trao đổi, thảo luận giữa cá nhân và quản lý trực tiếp. Người thực hiện OKRs hiểu rõ nhất điều gì cần thiết để thúc đẩy sự tiến bộ của bản thân, từ đó xây dựng được các OKRs thực sự ý nghĩa.
3. Kết hợp OKRs và BAU như thế nào?
OKRs và BAU có thể cùng tồn tại và bổ trợ lẫn nhau trong một tổ chức. BAU đảm bảo sự ổn định, trong khi OKRs thúc đẩy sự tiến bộ vượt bậc.
Để kết hợp hiệu quả OKRs và BAU, hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xây dựng bộ chỉ số để đánh giá hiệu suất của các hoạt động BAU.
Bước 2: Dựa vào kết quả đánh giá, xác định hướng đi:
- Trường hợp 1: Nếu các quy trình BAU không tạo ra kết quả như mong muốn, hãy xây dựng OKRs để cải thiện chúng. Cần tìm hiểu sâu để xác định vấn đề và thiết lập OKRs để giải quyết nó.
- Trường hợp 2: Nếu các quy trình BAU đang hoạt động trơn tru, hãy tạo OKRs để giúp công ty đạt được các ưu tiên chiến lược.
Bước 3: Cân bằng thời gian giữa BAU và OKRs. Đánh giá xem nên dành bao nhiêu thời gian cho BAU và phân bổ thời gian còn lại cho OKRs.
Kinh nghiệm cho thấy, các tổ chức mới áp dụng OKRs thường dành phần lớn thời gian cho BAU trong những quý đầu tiên. Sau khi các hoạt động BAU đã ổn định, họ sẽ dành nhiều thời gian hơn cho OKRs để đạt được những bước tiến vượt bậc.
4. Kết luận
Business as Usual (BAU) là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi tổ chức. Tuy nhiên, OKRs không nên bao gồm tất cả các nhiệm vụ hàng ngày.
OKRs mô tả những gì cần thay đổi và cải thiện. BAU và OKRs có thể cùng tồn tại, điều quan trọng là cần áp dụng đúng cách để khai thác tối đa lợi ích từ OKRs.